Рис. 8.8. Диалоговое окно настройки параметров работы с презентацией
На панели Сохранение наибольший практический интерес представляют:
Разрешить быстрое сохранение- его лучше отключить, так как оно может привести
к определенным неприятностям, таким как, например, уменьшение скорости обработки
документа или неадекватное восприятие действий с ним;
Автосохранение каждые - его, наоборот, лучше включить. Про плюсы и минусы этой
команды можно прочитать в 5.3.2.
На панели Орфография и стиль важнейшей командой является функция Автоматически
проверять орфографию. По умолчанию она должна быть задана, но лучше зайти в
это диалоговое окно и проверить, стоит ли флажок напротив этой команды. Если
да, то в дальнейшем во время набора текста PowerPoint будет подчеркивать орфографические
ошибки красной волнистой линией, что позволяет докладчику сразу обратить на
них внимание и исправить во время подготовки презентации к показу.
Ввод текста в PowerPoint осуществляется с клавиатуры и особых сложностей не
вызывает, хотя и существенно отличается от ввода текста, например, в Word. Отличие
обусловлено компоновкой рабочей области, а также специфическими особенностями
создания презентаций. Исходя из этого, можно отметить, что способы ввода текста
в слайды таковы.
При создании презентации на базе шаблона, включая шаблон Мастера автосодержания,
а также при работе с Пустой презентацией, используя встроенную авторазметку,
ввод текста производится в специальные местозаполнители. Разница лишь в том,
что шаблоны предоставляют пользователю многоцветный дизайн и ряд предположений
относительно содержания каждого слайда, а авторазметка - лишь простой фон и
резервирование места на слайде Для информации, которая будет туда занесена.
PowerPoint имеет удобное функциональное свойство: он помнит все производимые
с документом действия и предоставляет возможность отказа от них, а также последующего
возврата к ним. Отмена действий осуществляется при помощи меню Правка > Отменить
"указание совершенного действия" либо синей полукруглой стрелкой влево
на панели инструментов Стандартная. Возврат к ним производится из того же меню
Правка > Повторить "указание совершенного действия" либо синей
полукруглой стрелкой вправо на панели инструментов Стандартная.
Ввод текста в местозаполнители чем-то похож на аналогичную работу с шаблонами
в Word. Окруженные пунктирным или штриховым контуром местозаполнители форматируются
определенным шрифтом с заданным размером символов, а содержащиеся в них рекомендации
по содержимому должны заменяться текстом докладчика. Для ввода в них авторского
текста надо: выделить текст местозаполнителя; заменить его на авторский; затем
щелкнуть мышью в любом месте за пределами местозаполнителя. Если ранее пользователь
PowerPoint сталкивался с проблемой вылезания текста за пределы рамки, то в новой
версии текст автоматически подгоняется под имеющееся свободное место. Единственное,
за чем надо вниматель-10 следить - это за тем, чтобы местозаполнитель вместе
с текстом не выходил за пределы слайда. В PowerPoint 2000 при необходимости
можно передвигать границы местозаполнителей на слайде или менять размер шрифта
в тексте. Основные функции ввода и редактирования текста, как, например, перемещение
по тексту, использование пробелов, переход к следующему абзацу и другие, аналогичны
заложенным в Word, поэтому ознакомиться с ними можно в главе 5. Вместе с тем,
использование местозаполнителей предполагает ряд особенностей.
Прежде всего, надо помнить, что при работе с шаблоном перед вводом текст местозаполнителя
выделяется обязательно, в противном случае авторский текст будет вставлен перед
текстом с рекомендациями по содержимому.
Иногда требуется включить в слайд пустой местозаполнитель. Для этого надо выполнить
команду меню Вставка > Надпись и задать размеры нового местозаполнителя.
Наконец, немаловажной функцией, предоставляемой PowerPoint, является проверка
орфографии. Обнаружение орфографических ошибок при проведении презентации не
только ставит в неудобное положение докладчика и отрицательно сказывается на
его выступлении, но и может вызвать раздражение зрителей до такой степени, что
впечатление от презентации из позитивного превратится в негативное. Поэтому
здесь на проверку орфографии стоит обратить особое внимание. Прежде всего, необходимо
проверить, включена ли автоматическая проверка орфографии. Об этом уже говорилось
ранее, когда речь шла о тематике настроек перед вводом текста. Кроме того, не
лишним будет проверить правописание во всем документе при помощи элемента управления
Орфография на панели инструментов Стандартная. При этом PowerPoint двигается
по тексту в поисках слов с возможными орфографическими ошибками, не содержащихся
в его стандартном и пользовательских словарях. При обнаружении такого слова
он открывает диалоговое окно Орфография, где выписывает найденное слово и варианты
замены при наличии таковых либо сообщение, что вариантов замены не знает. При
этом предлагается несколько вариантов действий:
Пропустить, чтобы оставить слово в таком написании;
Пропустить все, чтобы впредь не останавливаться на этом слове во всей презентации;
Добавить, чтобы внести это слово в пользовательский словарь;
Заменить, чтобы заменить слово на выделенное предложенное;
Заменить все, чтобы заменить данным образом все такие слова в данной презентации;
Предложения, чтобы выбрать и произвести замену из предложенного списка.
Если в диалоговом окне отсутствует правильный вариант написания слова, то надо
ввести его в области Заменить на и затем щелкнуть мышью на кнопке Заменить или
Заменить все. Для большего понимания многообразия предоставляемых возможностей
на рис. 8.9 приведен вид данного диалогового окна.
Рис. 8.9. Диалоговое окно проверки орфографии в PowerPoint
При работе с пустой презентацией можно выбрать два разных способа. Можно вводить
текст с чистого листа, что, как правило, не очень удобно. Вторым, более грамотным,
методом является организация замысла в виде структуры, в том числе и использование
структуры готового документа в Word, и затем превращение ее в слайды. Структура
состоит из последовательности заголовков с подчиненными им подзаголовками более
низких уровней. Они помогают не только упорядочить авторский замысел при созданий
презентации, но и выделить относительную важность различных положений презентации.
Работу со структурой лучше всего производить в Режиме структуры, хотя такая
возможность предоставляется и в Обычном режиме.
При создании структуры в самом документе PowerPoint необходимо учитывать несколько
моментов:
В зависимости от предыдущего введенного уровня структуры сочетание клавиш Ctrl+Enter
переключает программу между созданием нового слайда и маркированного элемента.
То есть если последний введенный текст был заголовком слайда, то сочетание этих
клавиш переключает на создание маркированного элемента, и наоборот, если последний
введенный текст был маркированным элементом, то нажатие клавиш переключает на
создание нового слайда.
После добавления абзаца нажатие клавиши Enter создает новый абзац, уровень
которого совпадает с уровнем предыдущего. При этом если последний введенный
текст был маркированным элементом, то нажатие Enter создает еще один элемент,
а если последний введенный текст был заголовком слайда, то нажатие клавиши создает
новый слайд.
PowerPoint предусматривает возможность создания документов с многоуровневой
структурой. При необходимости создания структуры с несколькими уровнями иерархии
используются кнопки Повысить уровень - для того чтобы поднять абзац в иерархии
на один уровень, и Понизить уровень, чтобы понизить абзац в иерархии на один
уровень или переместить заголовок слайда на предыдущий слайд.
Также Режим структуры, равно как и Режим сортировщика слайдов позволяет перемещать
слайды в презентации. Для того чтобы перенести слайд в другое место презентации,
необходимо выделить его щелчком мыши на значке слайда в структуре. Затем, не
отпуская кнопку мыши, надо переместить его в выбранное место. При этом самой
распространенной ошибкой является вставка слайда внутрь другого слайда. Для
того чтобы этого не произошло, необходимо тщательно следить за горизонтальной
линией, показывающей конечное положение перемещаемого слайда в структуре. Как
только линия окажется в выбранной позиции, кнопку мыши можно отпускать. Слайд
окажется перенесенным и перенумерованным с соответствующим изменением всей структуры
презентации. Те же особенности имеются при работе в Режиме сортировщика.
|
|
 |