Программные средства автоматизации процессов делопроизводства и бизнес-планирования
Не вызывает сомнений тот факт, что задачи, решаемые в ходе организации
работы фирм и предприятий, существенно зависят от их отраслевой и территориальной
принадлежности, вида, формы собственности, размера и других параметров. Однако
можно выделить и много общих черт, позволяющих провести классификацию как самих
задач, так и соответствующих программных средств, применяемых при их решении.
Можно выделить два класса задач:
задачи автоматизации процессов делопроизводства и документооборота;
задачи управления бизнес-проектами.
В повседневной жизни мы повсеместно сталкиваемся с проблемами, порождаемыми
неправильным и несвоевременным оформлением документов, их утратой или опозданием
в получении. Каждый из нас может припомнить случаи из жизни, когда приходилось
терпеть неудобства из-за искажений данных в документах или же невозможности
их корректной интерпретации. Видимо, нерадивость или злая воля управленческого
персонала, готовящего и оформляющего необходимые нам бумаги, не могут быть единственной
причиной перечисленных трудностей. В значительной мере они порождаются причинами,
связанными с несовершенством организации процесса делопроизводства. Одним из
путей их преодоления является активное внедрение в деятельность предприятий,
фирм и организаций систем автоматизации офисной деятельности.
В предыдущих темах было рассмотрено программное обеспечение, позволяющее создавать
электронные документы (Word - электронные аналоги текстов, Excel - электронные
таблицы, Power Point - электронные презентации и т. д.). ПО автоматизации делопроизводства
и документооборота, соответственно, осуществляет Логическое развитие преимуществ,
заложенных в системах создания электронных документов, а именно, они организуют
автоматическое или автоматизированное взаимодействие документов, создаваемых
и редактируемых в рамках коллективной работы группы пользователей, решающих
взаимозависимые задачи. Технологии, Заложенные в основу систем автоматизации
делопроизводства, позволяют "направлять" деятельность того или иного
сотрудника в соответствии с логикой движения тех документов, с которыми он должен
работать, а также открывают Принципиально новые возможности для его руководителей
по контролю и анализу информационных потоков.
Одновременно необходимо отметить, что подробный и содержательный разговор о
программных продуктах для поддержки коллективной работы группы пользователей
(англ.groupware) невозможен без знакомства с технологиями работы вычислительных
сетей, как локальных, так и глобальных. Эти вопросы будут рассмотрены в лекциях
10 и 11, поэтому здесь мы ограничимся лишь самой общей характеристикой ПО автоматизации
делопроизводства и офисной деятельности.
Современная среда коллективной работы, как правило, помимо перечисленных выше
функций реализует функции встроенной почтовой среды, синхронизации файлов, расширенных
механизмов поиска, коллективного редактирования и организации телеконференций.
Среди конкретных систем данного класса в первую очередь могут быть названы Lotus
Notes (фирма Lotus), Microsoft Exchange (фирма Microsoft), Novell GroupWise
(фирма Novell), SiuteSpot (фирма Netscape). По имеющимся на настоящий момент
данным, на их долю приходится 80% рынка программного обеспечения для рабочих
групп.
Разработки фирмы Lotus исторически были первыми в данной сфере. Изначально (в
1989 г.) ею была выпущена версия программного обеспечения Lotus Notes, рассчитанная
на работу в рамках больших корпоративных сетей (минимально Допустимая лицензия
на 200 пользователей). В дальнейшем появились варианты данного ПО существенно
меньшего масштаба и стоимости, ориентированные на более широкий круг потребителей. К числу последних разработок, представленных
Lotus, относится Lotus Domino 4.5. Он представляет собой сервер приложений и
сообщений с интегрированным набором услуг, позволяющих легко и просто создавать
безопасные интерактивные деловые решения для глобальных и корпоративных сетей.
Серьезным конкурентом Lotus, особенно на российском рынке, являются системы
организации офисной деятельности, построенные на основе программного обеспечения
фирмы Microsoft - Microsoft Exchange. Их безусловно сильно стороной является
тесная интеграция с операционными системами серии Windows и программными продуктами,
входящими в семейство Microsoft Office.
Другим видом программного обеспечения, как уже упоминалось, применяемым при
решении задач управления фирмой или предприятием, является ПО управления проектами.
Изучением его свойств и особенностей мы и займемся в настоящей лекции.
