Microsoft Excel для начинающих пользователей. Работа с таблицами. Диаграммы и графики. Обработка и защита данных. Шаблоны и макросы

Содержание

Предисловие .....................1 Глава 1. Новая таблица ...................3 Справочная информация ...........8 Структура таблицы ...............9 Ввод текста ....................12 Ввод чисел .....................13 Ошибки при вводе чисел .........15 Ввод дат .......................16 Ввод формул ....................17 Функции ........................18 Функция ЕСЛИ ...................20 Мастер функций .................24 Сохранение таблицы .............27 Глава 2. Редактирование таблицы .........28 Начало работы ..................28 Изменение содержимого ячейки ...29 Добавление строк и столбцов ....30 Удаление строк и столбцов ......32 Изменение ширины столбца .......32 Изменение высоты строки ........34 Перемещение ....................34 Копирование ....................36 Глава 3. Быстрый ввод ...................37 Числа и текст ..................38 Формулы ........................39 Прогрессия .....................41 Работа с большими документами ..44 Глава 4. Форматирование таблицы 48 Формат отображения чисел и дат .49 Основные форматы ...............51 Общий формат ...................51 Числовой формат ................51 Денежный формат ................52 Финансовый формат ..............54 Дата ...........................54 Проценты .......................54 Быстрое форматирование ячеек ...55 Изменение шрифта ...............56 Выравнивание ...................59 Границы ........................62 Закраска .......................63 Объединение ячеек ..............64 Автоформат .....................66 Глава 5. Печать .........................68 Небольшая таблица 68 Большая таблица 70 Параметры страницы 71 Размер бумаги 71 Ориентация страницы 72 Поля 73 Колонтитулы 74 Предварительный просмотр 77 Нумерация страниц 78 Разбивка таблицы на страницы 79 Шапка таблицы 80 Печать листа 83 Печать фрагмента 84 Глава 6. Диаграммы ......................87 Построение диаграммы ...........88 Форматирование диаграммы ......100 Печать диаграммы ..............102 Копирование диаграммы в документ Microsoft Word 103 Глава 7. Графика .......................106 Вставка рисунка ...............106 Создание рисунка ..............109 Рисование .....................110 Перемещение объекта ...........111 Изменение свойств объекта .....112 Толщина линии .................112 Тип штриха ....................113 Цвет линии ....................113 Заливка .......................114 Квадрат и круг ................115 Текст .........................116 Стрелка 117 Наложение объектов 118 Группирование 120 Автофигуры 122 Линии 122 Рисованная кривая 123 Полилиния 124 Изменение формы кривой 125 Соединительные линии 126 Основные фигуры 127 Фигурные стрелки 127 Блок-схема 127 Звезды и ленты 127 Выноски... ...128 Глава 8. Обработка данных 130 Немного теории 130 Сортировка 131 Фильтры 133 Итоги 135 Сводная таблица 139 Глава 9. Шаблоны 145 Шаблоны Excel 145 Шаблоны пользователя 147 Подсказки 149 Контроль данных 150 Глава 10. Защита данных 154 Глава 11. Макросы и функции пользователя 157 Макрос 157 Запись макроса 158 Начало записи макроса 158 Процесс записи макроса 160 Остановка процесса записи макроса 160 Запуск макроса 160 Назначение макроса командной кнопке 162 Определение имени командной кнопки 163 Изменение значка на командной кнопке 164 Разработка макроса 165 Функция пользователя 170 Создание функции пользователя 170 Использование функции пользователя 177 Yes, ft Works! 178 Глава 12. Примеры таблиц 180 Счет 180 Ведомость 181 Прайс-лист 182 Электричество 182 Заключение .. 184 Приложение. Функции Excel ............185 СУММ .....................185 СРЗНАЧ 185 ОКРУГЛ 186 ОКРВВЕРХ. 186 ОКРВНИЗ 187 ОСТАТ. 187 ЦЕЛОЕ 187 МАКС 188 МИН. 188 СЧЕТ 188 СЧЕТЕСЛИ 189 СЧИТАТЬПУСТОТЫ. 189 ЕПУСТО 190 ЕСЛИ 190 ВЫБОР 191 ПОИСКПОЗ .................191 ИНДЕКС ...................192 ГОД. 193 ДЕНЬ 193 ДЕНЬНЕД 193 МЕСЯЦ 193 СЕГОДНЯ 194 ТДАТА 194 Предметный указатель .....195

Предисловие

Бурное развитие вычислительной техники, информационно-коммуникаци- онных технологий привело к тому, что все большее количество людей ис- пользуют компьютеры не только для выполнения своих служебных обязан- ностей на работе, но и дома, в повседневной жизни. Компьютеры исполь- зуют все: школьники, студенты, сотрудники и руководители фирм и предприятий, ученые. Наиболее широко компьютеры используют для решения офисных задач: набора и печати текстов (от простых писем и рефератов до серьезных науч- ных работ, состоящих из сотен страниц и содержащих таблицы, графики, иллюстрации), расчетов, работы с базами данных. Исторически сложилось так, что подавляющее большинство пользователей работают в операционной системе Microsoft Windows и для решения офис- ных задач используют пакет Microsoft Office. И это не удивительно, ведь программы, входящие в состав пакета, позволяют решить практически лю- бую задачу. Кроме того, фирма Microsoft постоянно работает над совершен- ствованием своих программных продуктов, расширяет их возможности, де- лает более удобными, дружественными. Microsoft Office XP — последняя версия пакета Microsoft Office. Основу па- кета составляют четыре программы: П Microsoft Word 2002 — текстовый процессор; П Microsoft Excel 2002 — табличный процессор; П Microsoft Access 2002 — система управления базами данных; О Microsoft PowerPoint 2002 — программа подготовки и проведения презен- таций. Microsoft Excel 2002 — это табличный процессор (который довольно часто называют просто "электронная таблица"), компьютерная программа, предна- значенная для выполнения экономических, научных и прочих расчетов. Ис- пользуя Microsoft Excel, можно подготовить и распечатать, например, ведо- мость, накладную, платежное поручение, другие финансовые документы. С помощью Microsoft Excel можно не только выполнить расчеты, но и по- строить диаграмму. Microsoft Excel является незаменимым инструментом при подготовке раз- личных документов: отчетов, проектов. Таблицы и диаграммы, созданные в Microsoft Excel, можно вставить, например, в текст, набранный в Microsoft Word, или в презентацию, созданную в Microsoft PowerPoint. Microsoft Excel 2002 может работать как в операционной системе Windows последней версии — Microsoft Windows XP, так и в Windows предыдущей версии — Microsoft Windows 2000. Разницы никакой нет, за исключением вида диалоговых окон (окна на экране монитора рисует Windows, а не Excel). Текст, который вы читаете, — это не описание Microsoft Excel 2002 и не справочник. Это руководство по решению типовых задач, возникаю- щих в процессе работы с Microsoft Excel. Цель этой книги можно сформу- лировать так: научить читателя эффективно использовать Microsoft Excel для решения типовых задач. Текст адресован начинающим пользователям Microsoft Excel (именно Excel, а не персонального компьютера). Предполагается, что читатель уже имеет начальные навыки работы на компьютере, может выполнить основ- ные операции: запустить программу, используя редактор текста набрать текст, сохранить его на диске. Текст несомненно полезен и тем, кто знаком с Excel предыдущих версий и хочет освоить Microsoft Excel 2002. Научиться работать с Microsoft Excel можно решая конкретные задачи. Ра- ботайте с книгой активно, вводите в компьютер примеры. Не бойтесь экс- периментировать, вносите в примеры изменения. Чем больше вы сделаете самостоятельно, тем большему вы научитесь. Для облегчения восприятия материала в книге использованы различные способы оформления текста. При описании действий, которые нужно вы- полнить для достижения того или иного результата, названия меню, команд, командных кнопок и диалоговых окон выделены полужирным шрифтом (например, меню Файл, команда Сохранить).

Глава 1

Новая таблица

Для того чтобы начать работу с Microsoft Excel, надо щелкнуть на кнопке Пуск и в меню Программы выбрать команду Microsoft Excel (рис. 1.1). На экране появится главное окно Microsoft Excel и окно рабочей книги (рис. 1.2). I л Jj Открыть документ Office Создать Документ Office *о Microsoft Excel позволяет выполнять вычисления, анализировать данные и работать со списками в таблицах и на веб-страницах. В верхней части главного П меню команд; П панели инструментов; П строка формул. Рис. 1.1. Запуск Microsoft Excel окна находятся (рис. 1.3): Q Microsoft Excel - Книга! файл Правка Вид Вставка Форцат Сервис Данные SKHD Справка: Рис. 1.2. Окно Microsoft Excel KJ Microsoft Excel - Книга! Меню '?PJ файл Дэавка Вид Вставка Формат Сервис Данные 2кно Справка - в X Панели Рис. 1.3. Меню команд, панели инструментов и строка формул В строке меню перечислены группы команд. Название меню показывает, какие действия могут быть выполнены при помощи команд, находящихся в меню. Так, например, в меню Файл находятся команды, при помощи кото- рых можно сохранить таблицу в файле или открыть файл таблицы, с которой нужно работать. В меню Формат находятся команды, при помощи которых можно выполнить форматирование таблицы, то есть изменить ее вид. Чтобы та или иная команда была выполнена, нужно установить указатель мыши на названии соответствующего меню, нажать и отпустить левую Глава 1. Новая таблица кнопку мыши (щелкнуть кнопкой), установить указатель мыши на название нужной команды (рис. 1.4) и еще раз щелкнуть левой кнопкой мыши. Команда, которую Меню надо выполнить ЕЗ М crosoft Excel - Книга! m ш 1 2 3 4 5 i ЦК Сохранить как. .. 3 Параметры страницы. . . ^ Печать... Щелкните здесь, чтобы увидеть остальные команды меню Рис. 1.4. Выбор команды в меню Описанная выше последовательность действий, обеспечивающая выполне- ние находящейся в меню команды, называется выбор команды в меню. В дальнейшем, вместо подробного описания действий, обеспечивающих выполнение той или иной команды, в книге будет указываться только на- звание меню и команда. Например так: для того, чтобы сохранить таблицу в файле, нужно в меню Файл выбрать команду Сохранить (или еще короче — выберите команду Файл | Сохранить). В строке формул отображается адрес (имя) текущей ячейки и ее содержи- мое. Строка формул позволяет видеть формулу, по которой вычислено зна- чение ячейки. Подробно о формулах рассказывается в разд. "Структура таблицы"этой главы. Стандартная Форматирование Рис. 1.5. Панели инструментов Стандартная и Форматирование содержат наиболее часто используемые командные кнопки На панелях инструментов находятся командные кнопки, обеспечивающие активизацию команд. Следует обратить внимание, что количество отобра- жаемых панелей инструментов, их расположение на экране, а также количе- ство и расположение командных кнопок на панелях, зависит от настройки Excel. Сразу после установки Excel пользователю доступны панели инстру- ментов Стандартная и Форматирование (рис. 1.5), на которых находятся наиболее часто используемые командные кнопки. В табл. 1.1 приведено краткое описание кнопок панелей инструментов Стандартная и Форматирование. Таблица 1.1. Кнопки панелей инструментов Стандартная и Форматирование Кнопка Название Действие Создать Открыть Сохранить Печать Предварительный просмотр Справка Вырезать Копировать Вставить Полужирный Курсив По левому краю По центру Создает новую рабочую книгу (набор чистых таб- лиц) Активизирует диалоговое окно Открытие доку- мента, используя которое можно выбрать книгу (таблицу), с которой нужно работать Сохраняет активную рабочую книгу Активизирует печать текущего листа (таблицы) Активизирует режим предварительного просмотра результата печати Выводит окно справочной системы Удаляет содержимое выделенного диапазона (ячейки или группы ячеек таблицы) в буфер Копирует содержимое выделенного диапазона (ячейки или группы ячеек таблицы) в буфер Помещает в текущую ячейку таблицы информа- цию, помещенную в буфер в результате выполне- ния команды Вырезать или Копировать Делает текст ячейки или диапазона полужирным Делает текст ячейки или диапазона наклонным Выравнивает содержимое ячейки таблицы по ле- вому краю Выравнивает содержимое ячейки таблицы по цен- тру Глава 1. Новая таблица Таблица 1.1 (окончание) Кнопка Название Действие По правому краю Объединить и по- местить в центре Денежный формат Процентный фор- мат Формат с раздели- телями Увеличить разряд- ность Уменьшить разряд- ность Выравнивает содержимое ячейки таблицы по пра- вому краю Объединяет выделенные ячейки таблицы в одну и выравнивает содержимое ячейки, полученной та- ким образом, по центру Задает для текущей ячейки или диапазона фор- мат Денежный Задает для текущей ячейки или диапазона фор- мат Процентный Задает для текущей ячейки или диапазона фор- мат С разделителями Увеличивает на единицу количество отображае- мых цифр дробной части числа, находящегося в ячейке таблицы Уменьшает на единицу количество отображаемых цифр дробной части числа, находящегося в ячей- ке таблицы В окне книги, которое после запуска Excel занимает всю рабочую область, и поэтому его название (книга 1) указано в заголовке главного окна Excel, находится рабочая книга (рис. 1.6). Рис. 1.6. Рабочая книга Рабочая книга — это совокупность рабочих листов, каждый из которых представляет собой отдельную таблицу. Стандартная книга состоит из трех листов. В нижней части окна рабочей книги находятся ярлычки, на которых написаны названия листов книги: Лист1, Лист2 и ЛистЗ. Щелкнув на яр- лычке, можно выбрать нужный лист (таблицу). Справочная информация В процессе работы пользователь, обратившись к справочной системе, может получить ответ практически на любой вопрос, связанный с работой в Excel. Доступ к справочной информации может быть осуществлен путем выбора нужного раздела во вкладке Содержание диалогового окна Справка Microsoft Excel (рис. 1.7), которое появляется в результате выбора в меню Справка команды Справка: Microsoft Excel, щелчка на командной кнопке Справка или нажатия клавиши . ;7V Справка Microsoft Excel Содержание | растер ответов | Указатель | В Щ| Справка Microsoft Excel L?] Справочный центр Microsoft Excel т. ЩЯЪ Лицензионное соглашение (для роз SM S Приступая к работе Ш < Ъ Специальные возможности в Micro; В Я k Установка и удаление Microsoft Exc Ш < Ъ Настройка Microsoft Excel Ш < Ъ Управление и печать файлов Щ < Ъ Работа с книгами и листами Ш О Работа с данными на листах Ш О Использование Microsoft Excel при Ш < S Импорт данных Ш Ч . Анализ и управление данными Ш S fe Создание и использование форм В Q2l Создание и исправление формул В (|2l Создание формул 0 Операторы О формулах в друг _?] О вл<Й5ении функций Создание формулы Удаление формулы [?) Перемещение и копировали J2l Выделение ячеек, содержа!. ^t Использование ссылок ^^ Формулы массивов ф Имена и заголовки Стандартные формулы Создание ев язей v Показать все Jl Функции Функции — заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке. Эта функции позволяют выполнять как простые, так и сложные вычисления. Например, функция ОКРУГЛ округляет число в ячейке А10. Inn, Л(й10;2) [ОКРУГЛ(число;количество цифр)| ~w~ Структура функции 1 Структура. Структура функции начинается со знака равенства (=), за ним следует имя функции, открывающая скобка, список аргументов, разделенных запятыми, закрывающая скобка. 2 Имя функции. Для появления списка доступных функций щелкните ячейку и нажмите клавиши SHIFT+F3. 9 Аргументы. Существуют различные типы аргументов: число, текст, Рис. 1.7. На вкладке Содержание перечислены разделы справочной информации Глава 1, Новая таблица В некоторых случаях для получения справочной информации удобно вос- пользоваться возможностью поиска по ключевому слову. Ключевое слово нужно ввести в поле Ключевые слова и затем нажать кнопку Найти (рис. 1.8). Если в справочной системе есть информация, связанная с вве- денным ключевым словом, то появится список разделов, пролистав кото- рый, можно выбрать наиболее подходящий раздел. Разделы, _ связанные с ключевым словом > Справка Microsoft Excel Содержание | Мастер ответов Указатель | 1. Введите ключевые слова Очистить Найти 2. Или выберите ключевые слова 1; 3-d accent access activex add in ampersand • 3, Выберите раздел (найдено: 300) Вставка итогов Операторы СУММЕСЛИ Сложение чисел Создание отчета сводной таблицы Итоговые функции для анализа данных ЛРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ СУММ Примеры часто используемых формул Прибавление времени Использование данных сводной таблицы Изменение способа подведения итогов ЕСЛИ СУММСУММКВ КВАДРОТКЛ Удаление итогов Создание условных формул с использован , Создание итогового отчета по сценариям У1 ^ Показать все Промежуточные итоги : sooop. ; 20pQpJ -150pp. :го 8500р. СЭСафари 9000р. 'Зсафари : 1000р. ^Сафари Всего 13000р. А Д|]Теннис Всего 2 ОООр. В__Шовщие итоги 23 500р. Microsoft Excel может автоматически вычислять промежуточные и общие итоги в списке. При вставке автоматических промежуточных итогов Microsoft Excel изменяет разметку списка, что позволяет отображать и скрывать строки каждого промежуточного итога. Перед тем как вставить промежуточные итоги, необходимо отсортировать список, чтобы сгруппировать строки, по которым нужно подвести итоги. После этого можно подсчитать промежуточные итоги любого столбца, содержащего числа. Если данные не организованы в виде списка или если требуется подвести один промежуточный итог, вместо автоматических промежуточных Рис. 1.8. Поиск справочной информации по ключевому слову Структура таблицы Каждый лист (таблица) состоит из столбцов и строк. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита, строки — цифрами. На пересечении столбцов и строк находятся ячейки. Ячейку обозначают бук- вой, сразу за которой следует цифра. Буква соответствует столбцу, цифра — строке, на пересечении которых находится ячейка. Например: в2, FIO и т. д. Одна из ячеек таблицы активного листа, то есть листа, с которым в данный момент работает пользователь, вьщелена рамкой (рис. 1.9). Эта ячейка назы- вается выбранной. Имя (адрес) выбранной ячейки и ее содержимое отража- ются в строке формул. Выбрать ячейку, например, для того чтобы ввести в нее текст, число или формулу, можно щелчком левой кнопки мыши или перемещением маркера при помощи клавиш перемещения курсора. Имя (адрес) Содержимое выбранной ячейки выбранной ячейки Выбранная ячейка щ:: Рис. 1.9. Имя и содержимое выбранной ячейки отражается в строке формул В ячейке таблицы может находиться: П текст; П число; П дата; П формула. Текст, числа и даты используются для представления информации. Форму- лы обеспечивают расчет. Глава 1. Новая таблица 11 В качестве примера на рис. 1.10 изображена таблица расчета расходов на приобретение канцелярских товаров. Рис. 1.10. Пример таблицы В ячейках колонки в находится текст: в В2 — название таблицы, в вз — за- головок колонки, в ячейках В4—В8 — наименование канцелярских принад- лежностей. Текст находится также в ячейках сз, оз, ЕЗ и в ячейке DIO. В ячейках С4—С8 и D4—D8 находятся числа. Следует обратить внимание, что в дробных числах дробная часть числа отделена от целой части запятой. В ячейках Е4—Е8 и в ячейке ЕЮ находятся формулы, которые определяют правила вычисления содержимого этих ячеек. В обычном режиме формулы, находящиеся в ячейках таблицы, не отображаются. Вместо формулы в ячей- ке отображается значение, полученное в результате вычисления по формуле. Адрес (имя) выбранной ячейки ,rh Формула, которая находится в ячейке Е4 jfsna^ JIXUJI-DU ^^ i«j^ii ШЖ1 "51 300.00 -f- Значение, вычисленное по формуле, которая находится в ячейке Рис. 1.11. Адрес и содержимое выбранной ячейки отражается в строке формул Для того чтобы увидеть формулу, которая находится в ячейке, нужно вы- брать эту ячейку — щелкнуть левой кнопкой мыши в ячейке, или, исполь- зуя клавиши перемещения курсора, установить маркер (рамку) в эту ячейку. Формула появится в строке формул (рис. 1.11). Ячейка Е4 содержит формулу =C4*D4, которая информирует Excel, что зна- чение ячейки Е4 должно быть вычислено как произведение содержимого ячеек с 4 и D4. Похожие формулы находятся в ячейках Е5—Е8. Формула на- ходится и в ячейке ЕЮ. Выглядит она так: =СУММ(Е4:Е8). СУММ — это функ- ция, которая вычисляет сумму содержимого диапазона, указанного в качестве параметра функции. Формулу =сумм(Е4:Е8) можно заменить формулой =Е4+Е5+Е6+Е7+Е8, но очевидно, что лучше использовать функцию, чем пи- сать длинную формулу. Ввод текста Для того чтобы ввести в ячейку текст, нужно выбрать эту ячейку и печатать текст. После ввода первого символа в ячейке появляется текстовый курсор. Текст в ячейку вводят обычным образом. Однако нажатие клавиши завершает процесс ввода, и маркер выбранной ячейки переходит в следую- щую ячейку текущего столбца. Поэтому, если в ячейку нужно ввести не- сколько строк текста, например заголовок столбца, то для перехода к следую- щей строке внутри текущей ячейки нужно нажать клавиши +. Старое положение границы столбца _ Новое положение границы столбца Канцтовары Наииенование бумага В Фломастеры Ручка Карандаш Линейка iBcero Рис. 1.12. Изменение ширины столбца таблицы Если ширина колонки недостаточна для того, чтобы весь текст был отобра- жен в ячейке, то после нажатия клавиши будет отображена только его часть. Однако если соседняя ячейка пустая, то текст будет все-таки ото- бражен полностью. Если соседняя ячейка занята (содержит текст, число или формулу), то для того, чтобы содержимое ячейки было отображено полно- Глава 1. Новая таблица ^ 13 стью, надо увеличить ширину столбца, в котором находится ячейка (изме- нить ширину отдельной ячейки таблицы нельзя). Для этого надо установить указатель мыши в заголовок таблицы, на правую границу столбца, ширину которого надо увеличить (курсор мыши примет форму двунаправленной стрелки), нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, перетащить границу вправо (рис. 1.12). Изменить ширину столбца можно вводом значения в диалоговом окне Ши- рина столбца (рис. 1.13), которое появляется в результате выбора команды Формат | Столбец | Ширина. Ширина столбца показывает приблизительное количество цифр, набранных стандартным шрифтом, которое может помес- титься в ячейку. Характеристики стандартного шрифта можно увидеть, вы- брав в меню Формат команду Стиль. Ширина столбца: |То| OK I : Отмена Рис. 1.13. Изменение ширины столбца вводом количества отображаемых символов Если требуется внести изменения в какую-либо ячейку, то нужно активизи- ровать режим редактирования. Сделать это можно двойным щелчком левой кнопки мыши в нужной ячейке или нажатием клавиши . В последнем случае будет активизирован режим редактирования выбранной ячейки таб- лицы. Для завершения режима редактирования нужно нажать клавишу , или при помощи мыши выбрать другую ячейку таблицы. Ввод чисел Числа в ячейки таблицы вводятся обычным образом. Для отделения дроб- ной части числа от целой используется запятая. Это очень важно, так как точка используется при записи дат. При вводе в ячейку числа никакие дру- гие символы, кроме цифр, запятой, знака "минус" использовать нельзя. Ввод любого другого символа, отличного от перечисленных выше, превращает число в строку символов и делает невозможным использование содержимо- го ячейки для расчетов. Следует различать число и способ его отображения в ячейке (формат ото- бражения). Число, находящееся в ячейке, или результат вычисления по формуле могут отображаться по-разному. Например, если в ячейку ввести число 1250 и нажать клавишу , то, в зависимости от формата, кото- рый задан для этой ячейки, в ячейке может появиться 1 250 р. (денежный формат), 1 250,оо р. (денежный формат с двумя десятичными знаками), 1250,00 (числовой с двумя десятичными знаками). В начале работы для всех ячеек таблицы установлен формат Общий. В этом формате числа отображаются так, как их ввел пользователь. Следует обратить внимание, что при вводе в ячейку чисел, обозначающих денежные суммы, обозначение денежной единицы вводить не надо. Для то- го чтобы в ячейке после ввода числа появилось обозначение денежной еди- ницы, для этой ячейки нужно задать формат Денежный. Для того чтобы за- дать для ячейки денежный формат, нужно щелчком левой кнопки мыши выбрать эту ячейку и затем щелкнуть на командной кнопке Денежный фор- мат (рис. 1.14) панели инструментов Форматирование. Отменить денежный формат можно щелчком на командной кнопке Формат с разделителями. Увеличить или уменьшить количество отображаемых цифр дробной части можно щелчком на одной из командных кнопок Увеличить разрядность или Уменьшить разрядность. Уменьшить разрядность Увеличить разрядность Денежный С разделителями Рис. 1.14. Кнопки управления форматом отображения данных Если данные в таблицу вводят после формул (обычно так и происходит), то возможна ситуация, когда после ввода в ячейку числа в другой ячейке вме- сто вычисленного значения появляется строка ##!### (рис. 1.15). Это зна- чит, что количество цифр значения, вычисленного по формуле, превышает количество цифр, которое может быть отражено в ячейке (число не поме- щается в ячейку). В этом случае надо увеличить ширину столбца. Наиболее просто увеличить ширину ячейки до нужного размера можно, выбрав в ме- ню Формат команду Столбец | Автоподбор ширины (рис. 1.16), предвари- тельно установив указатель выбранной ячейки (рамку) в ячейку, ширину которой нужно увеличить. В результате будет увеличена ширина столбца, в котором находится выбранная ячейка. Е | _Ji_j [Канцтовары 2J Наименование Цена 3 1 Бумага ! 60,00 Фломастеры Д]'"Г"Рзгт^.Г11_Т.Г.'Г1 6 Карандаш 7 Линейка В"! ! 10 Кол-во Cyuua i IBcero ; ######— : _]_ i -Значение, вычисленное по формуле, не помещается в ячейку Рис. 1.15. Пример ситуации, когда нужно увеличить ширину ячейки (столбца) Глава 1. Новая таблица 15 Ячейки... СЫ+1 Строка Рис. 1.16. Чтобы изменить ширину выбранной ячейки, нужно в меню Формат выбрать команду Столбец | Автоподбор ширины Ошибки при вводе чисел Типичной ошибкой при вводе в ячейки таблицы дробных чисел является использование точки вместо запятой. Например, если в ячейку ввести 12.3 и нажать клавишу , то вместо ожидаемого дробного числа в ячейке появится дата: 12 мар. Попытка исправить ошибку вводом строки 12,3 ни к чему не приводит, Excel упорно записывает в ячейку дату. Для того чтобы все-таки исправить ошибку, нужно выбрать команду Формат | Ячейки и во вкладке Число установить формат Числовой (рис. 1.17). Формат ячеек Число -Ц 'бьравнивание: |3111рифт:; | Граница ; | Вид | Защита | НисЛвй» форматы: с Образец -• -~ : ——-— Число десятичных знаков: • Г" Разделитель СР^пп разрядов О ' йтрицательные числа1;гг : : . ; ' '• tl Денежный (Финансовый i Дата !|Время (Процентный (Дробный [Экспоненциальный I Текстовый I Дополнительный |(все форматы) Числовой формат является наиболее общим способен представления чисел. Для вывода денежных значений используются также форматы "Денежный" и ОК Отмена Рис. 1.17. Выбор формата отображения содержимого ячейки Ввод дат Ячейка таблицы может содержать дату (рис. 1.18). Расходы Дата Наименование •&•] 02.02.2002:3арядное устройство | 420р.! 02.02.2002] Присадка к бензину 15.02.2002: Медкомиссия 25.02.2002:Налрг на ала 25.02.2002 Техосмотр 25.02^2002 Ремонт глушиталя_ jaofil 520р. i 652р.: ПШ Рис. 1.18. Ячейки таблицы могут содержать даты В общем случае дата — это три разделенных точками десятичных числа. Первое число обозначает день месяца (число), второе — месяц, третье — год. Например, 05.06.2002 соответствует дате 5 июня 2002 года. При вводе в ячейку таблицы даты незначащие нули можно опустить. На- пример, вместо 05.06.2002 можно ввести 5.6.2002. Кроме того, год можно задать последними двумя цифрами. Например, строка 5.6.02 тоже обозна- чает 5 июня 2002 года. Формат ячеек Число J | Выравнивание | Шрифт | Граница | Числовые форматы: [Образец - 25.02.02 Время Процентный Дробный Экспоненциальный Текстовый Дополнительный (все форматы) * Нмар : Нмар01 Нмар 01 • 2001, март Март 2001 ^ I Язык (местоположение)! Общий Числовой Денежный Финансовый J d 3 Форматы дат служат для отображения дат и времени, представленных числами, в виде дат. В применяемых форматах, га исключением помеченных звездочкой (*),' порядок элементов даты не меняется при сиене формата операционной системы. ОК Отмена: Рис. 1.19. Выбор формата отображения даты Глава 1. Новая таблица 17 Если дата относится к текущему году, то год можно вообще не указывать, Excel подставит нужное значение. Находящаяся в ячейке дата может быть отображена разными способами. Способ отображения содержимого ячейки, в том числе и даты, называется форматом. Для каждой ячейки можно задать свой формат отображения даты. Чтобы изменить формат отображения даты, нужно: 1. В меню Формат выбрать команду Ячейки. 2. В появившемся диалоговом окне Формат ячеек (рис. 1.19) в списке Тип выбрать формат отображения даты. Ввод формул Формула задает правило вычисления значения ячейки. Формула начинается знаком "равно" и в простейшем случае состоит из чи- сел, имен ячеек и знаков арифметических операций (табл. 1.2). Таблица 1.2. Арифметические операции Знак операции Действие + Сложение Вычитание Умножение / Деление Примеры формул: =С2+СЗ+С4+С5 =C4*D4 =Е10*0,1 Арифметические операции имеют разный приоритет, это значит, что при вычислении значения по формуле сначала выполняются умножение и деле- ние, затем — сложение и вычитание. Для того чтобы задать порядок выпол- нения действий, можно использовать скобки. Если в формуле есть скобки, то сначала будут выполнены операции, которые находятся в скобках, за- тем — все остальные. Пример формулы со скобками: =(D2+D3+D4)/3 При записи формул следует помнить, что в именах ячеек используются бук- вы латинского алфавита. На это надо обратить особое внимание, так как начертание многих букв латинского и русского алфавитов совпадает. Функции В формулах можно использовать функции. Функция — это действие, резуль- татом которого является значение. Например, функция СУММ вычисляет сумму диапазона ячеек, и ее значением является сумма содержимого диапа- зона ячеек, который указан в качестве параметра функции. Для того чтобы использовать функцию, надо указать ее имя в формуле. Например, формула =сумм(о2:04) /з вычисляет среднее арифметическое D2, оз и D4. Excel предоставляет пользователю большое количество математических, экономических, логических и других функций (в табл. 1.3 приведены неко- торые из них). Информацию о других функциях можно найти в конце кни- ги, в приложении. Таблица 1.3. Функции Excel Функция Действие Примеры формул СУММ(Диапазон) МАКС(Диапазон) МИН(Диапазон) ОКРУГЛ(Число;Цифр) Вычисляет сумму со- держимого ячеек ука- занного диапазона Значением функции является максималь- ное число, находя- щееся в ячейках ука- занного диапазона Значением функции является минимальное число, находящееся в ячейках указанного диапазона Округляет указанное число до заданного количества цифр =СУММ(02:020) =СУММ(02:020)719 =МАКС(Е4:Е8) =МИН(Е4:Е8) =ОКРУГЛ(СУММ(02:020)/19;2) Формулы вводятся в ячейки таблицы как обычный текст. То есть, для того чтобы ввести в ячейку таблицы формулу, нужно щелчком левой кнопки мыши или при помощи клавиш перемещения курсора выбрать нужную ячейку, в которой должна быть формула, и набрать формулу. В формулах имена ячеек можно набирать как строчными, так и прописны- ми буквами. Следует обратить внимание, что в процессе набора формулы Excel выделяет цветными рамками ячейки, имена которых набирает пользо- ватель (рис. 1.20). Можно значительно облегчить процесс набора формулы за счет автоматиче- ской подстановки в формулу адреса ячейки, в которой сделан щелчок левой Глава 1. Новая таблица 19 кнопкой мыши. Например, в ячейку ES формулу =CS*DS можно ввести сле- дующим способом. Сначала надо щелкнуть левой кнопкой мыши в ячейке Е5 и нажать клавишу со знаком "равно". Будет активизирован процесс ввода формулы в ячейку. Затем надо щелкнуть левой кнопкой мыши в ячейке С5. Ячейка с5 будет выделена рамкой, и ее адрес появится в ячейке Е5 после знака "равно". После этого надо ввести символ умножения — звездочку и щелкнуть левой кнопкой мыши в ячейке D5. Формула введена. 1 2i 7 "б 9 10 11 .A- ) - ' ;,B " С • • ' ' '0 -.fc.&ewt] ' F -ч. I i ; t {Канцтов Наименее Бумага эры Цене [Кол-во Сумма \ |Фломастецы I 3=c5*d5 [ j Ручка J Карандаш Линейка Альбом I Резинка I I I | '( ! ? i Рис. 1.20. Excel выделяет ячейки, имена которых есть в формуле Наименована! Цена Кол-во Сумою БумагаL~.J El ILZIIJ4__ Фломастеры \ О Ручка_^ Рис. 1.21. Excel информирует об ошибке в формуле В D (Канщовары Наименованы Цена Кол-во ! Сумма ™™__ ^ „..— 4-=Л,~~~ г ^Л^ [Бумага Рис. 1.22. Excel хорошо локализует ошибки в формулах Если в формуле нет ошибки, то сразу после нажатия клавиши в ячейке появится значение, вычисленное по формуле. Если в формуле есть ошибка, например в имени ячейки вместо буквы ла- тинского алфавита использована русская буква, то после нажатия клавиши в ячейке появится текст #имя? — сообщение об ошибке (рис. 1.21). Для того чтобы локализовать ошибку, надо выбрать ячейку, в которой нахо- дится ошибочная формула, и нажать клавишу . Формула появится в ячейке таблицы. При этом правильные адреса ячеек будут записаны про- писными буквами, ошибочные — строчными (рис. 1.22). Функция ЕСЛИ Довольно часто значение некоторой величины нужно вычислять по разным формулам, причем нужная формула выбирается в процессе вычисления, в зависимости от выполнения некоторого условия. Например, покупателю может быть предоставлена скидка 10%, если сумма покупки равна или больше 1000 рублей. Таким образом, сумма покупки вычисляется по одной из двух формул: =СУММ(ЕЗ:Е12) =СУММ(ЕЗ:Е12)*0,9 =C3*D3 =C4*D4 А 1 ! 2 | 3 I 1 4 (2 5 13 6 IT 7 |5_ 8 6 9 ITID! В 11 19 12 МО 14 I 14!I 16! В . Наименование С Цена 0 Коп-ео ., Скидка: ^L_J_ Сумма i — &— 8- — о: 0 о; 0 0 0! 0 0о ' — -з— =СУММ(ЕЗ:Е12) =ЕСЛИ(Е13<1000;0;Е13*0,1) =Е13-Е14 Рис. 1.23. Пример использования функции ЕСЛИ Первая формула используется, если сумма покупки меньше 1000 рублей, вторая — если сумма покупки равна или больше 1000. Реализовать выбор одной из двух формул можно при помощи функции ЕСЛИ. Функция ЕСЛИ обеспечивает выбор одной из двух формул, по которой вычисляется содержимое ячейки таблицы. Глава /. Новая таблица 21 На рис. 1.23 приведена таблица, в которой для вычисления величины скид- ки использована функция ЕСЛИ. Функция ЕСЛИ реализует алгоритм выбора (рис. 1.24) одного из двух выра- жений. Да, выполняется Нет, не выполняется Рис. 1.24. Функция ЕСЛИ реализует выбор одного из двух выражений (формул) Функция ЕСЛИ записывается так: ЕСЛИ(Условие; Значение!; Значение2) Условие — это выражение логического типа, его значение может быть равно ИСТИНА или ложь. Если значение выражения Условие равно ИСТИНА, то гово- рят "условие выполняется". Если значение выражения Условие равно ложь, то говорят "условие не выполняется". В простейшем случае Условие — это операция сравнения. Значение! И Значение2 — ЭТО формула, ЧИСЛО ИЛИ строка СИМВОЛОВ. Значе- ние: будет записано в ячейку, в которой находится функция ЕСЛИ, если Ус- ловие выполняется. Если Условие не выполняется, то в ячейку будет запи- сано значение^. Если значение — формула, то в ячейку будет записано число, вычисленное по формуле. Примеры: =ЕСЛИ(Е13<1000;0;Е13*0,1) =ЕСЛИ(Е13<1000;"не предоставляется.";"10%") Условие состоит из двух операндов, между которыми находится оператор сравнения. Условие выглядит так: Оп1 Оператор Оп2 где: О Onl и Оп2 — операнды, в качестве которых можно использовать имя ячейки, число, функцию или выражение; П Оператор — оператор сравнения. Есть шесть операторов сравнения (табл. 1.4). Таблица 1.4. Операторы сравнения Оператор Описание Результат сравнения Равно ИСТИНА, если Onl равен Оп2, иначе ложь Не равно ИСТИНА, если Onl не равен Оп2, иначе ложь Больше ИСТИНА, если Onl больше Оп2, иначе ложь Меньше ИСТИНА, если Onl меньше Оп2, иначе ложь Больше или ИСТИНА, если Onl больше или равен Оп2, иначе равно ложь Меньше или ИСТИНА, если Onl меньше или равен Оп2, иначе равно ложь Примеры условий: Е11 >= 1000 СУММ(Е4:Е10) < 2000 D4 = Об При помощи логических функций и, или, НЕ из простых условий можно со- ставить сложные. Функции и и или записывают так: И(арг1, арг2, ..., аргл) ИЛИ(арг1, арг2, ..., aprk) где apri — аргумент, в качестве которого может выступать выражение логического типа, например, условие или логическая функция. Значение функции и равно ИСТИНА только в том случае, если значение всех ее аргументов ИСТИНА, во всех остальных случаях значение функции и — ложь. Значение функции или равно ИСТИНА, если хотя бы один из ее аргументов равен ИСТИНА. Примеры: =ИЛИ(Е8>=500; ДЕНЬНЕД(СЕГОДНЯ(); 2) > 5) =И(Е8>=500; ДЕНЬНЕД(СЕГОДНЯ(); 2) >= 5) Приведенные функции используются в качестве условий для определе- ния величины скидки (рис. 1.25, 1.26). Функция или соответствует си- Глава 1. Новая таблица 23 туации, когда условием предоставления скидки является покупка на сумму 500 и более рублей или если день покупки — суббота или воскре- сенье. Функция и описывает ситуацию, когда скидка предоставляется только в субботу или воскресенье при условии, что сумма покупки равна или больше 500 рублей. . 1 2 3 4 5 6 7 6щ 10и 12 13 А 1 2 3 4 5 В Наименование Биотекс-грунт Биотвкс с Цена 196,00 216,00 шш Кол-во 1 1 Всего Скидка К оплате __I__J 25.05.2002*- =СЕГОДНЯО | Сумма 196,00 216,00 ! I : 412,00 *-г-=СУММ(Е5:Е 10% 370,80 — =ЕЩ1-Е11) | =ЕСЛИ( ИЛИ(Е10>=500;ДЕНЬНЕД(СЕГОДНЯ();2)>5);0,1 ;0) Рис. 1.25. Пример использования функции ИЛИ (25.05.2002 — суббота) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 А 1 2 3 4 5 " ..:•.;••"• Jb^ Наименование Биотекс-грунт Б и отеке Ш~ : :п _ Цена 196,00 216,00 . .'- Ш Коп-во 1 1 Всего Скидка К оплате 1 :.'Е Щ 25.05.2002-- =СЕГОДНЯ() , 1 Сумма 196,00 216,00 | I I - 412,00 -г-=СУММ(Е5:Е 0% 412!003-=Е10*(1-Е11) : : ! =ЕСЛИ(И(Е10>=500;ДЕНЬНЕД(СЕГОДНЯО;2)>5);0,1;0) Рис. 1.26. Пример использования функции И (25.05.2002 — суббота) В приведенных выше примерах использованы функции СЕГОДНЯ и ДЕНЬНЕД. Функция СЕГОДНЯ возвращает текущую дату, ДЕНЬНЕД — номер дня недели, соот- ветствующий дате, переданной функции в качестве параметра. Значение функ- ции ДЕНЬНЕД равно 1, если день недели — понедельник, 2 — вторник и т. д. Функцию НЕ записывают так: НЕ(арг) Значение функции НЕ равно ложь, если значение аргумента равно ИСТИНА, и равно ИСТИНА, если значение аргумента — ложь. Пример: =НЕ (05=100) При разработке таблиц весьма полезна логическая функция ЕПУСТО (имя функции образовано путем сокращения фразы "если пусто"). У функции один параметр — имя ячейки. Значение функции ЕПУСТО равно ИСТИНА, если ячейка, указанная в качестве параметра, не содержит никакой информации (пустая). Следующий пример (рис. 1.27) демонстрирует использование функции ЕПУСТО в качестве условия в функции ЕСЛИ для "очистки" полей накладной. 1I5 6Zл9 ~10 11 "12 13 14 А I В Ч С Канцтовары Наименее Цена 1: Бумага \ 121.00р. 2;Фломасте; 34,00р. 3- Ручка Г 2,50р. 4 Карандаш 1,00р. 5 Линейка 1,10р. 6:« . ' ; И 9, ю — | __JL___L E 1 Кол-во ;Сумма 1 121,00р. i 2; 68,00р^ 10 25,00р. 10 10,00р. 2; 2,20р. | - йг .... ,; .... 1 -.. Р....... 1 Ь Всего 226,20р. \ • =C8*D8 =ЕСЛИ(ЕПУСТО(В10);"";С10*В10) Рис. 1.27. Пример использования функции ЕПУСТО Следует обратить внимание, что функция ЕПУСТО проверяет наличие в ука- занной ячейке всех символов, в том числе и пробелов. Поэтому если в ячей- ке есть хотя бы один пробел, значение функции ЕПУСТО равно ложь. Мастер функций Для облегчения процесса ввода в ячейки таблицы формул, содержащих функции, можно воспользоваться Мастером функций. Для того чтобы при помощи Мастера функций вставить в ячейку функцию, нужно в меню Вставка выбрать команду Функция или щелкнуть на находя- щейся в строке формул командной кнопке Вставка функции (рис. 1.28). Глава 1. Новая таблица 25 ЕЮ 1 3 т/. Вставка функции \ ; 1\.анцтовэры Наименование 5,i 6 , 7 : В 9 : Ценя D р . Е ' Кол-во Всего Сумма - Р. - Р. - Р - Р. - Р. - Р - Р. 1 Ячейка, в которую надо вставить функцию Рис. 1.28. Чтобы активизировать Мастер функций, нажмите кнопку Вставка функции На экране появится окно первого шага Мастера функций. В этом окне сна- чала надо раскрыть список Категория (рис. 1.29) и выбрать категорию, к ко- торой относится нужная функция, а затем в списке функций выбрать функ- цию (рис. 1.30). Если вы не знаете, к какой категории относится нужная функция, то в спи- ске Категория нужно выбрать Полный алфавитный перечень. В этом случае будет выведен список всех функций. В процессе просмотра списка функций можно получить справку по исполь- зованию функции, имя которой выделено в списке. Для этого надо щелк- нуть на ссылке Справка по этой функции. Мастер функций - шаг 1 из 2 Поиск функции: IВведите краткое описание действия; которое нужно выполнить, и нажмите кнопку "Найти" Категория: Выберите iyi Найти 10 недавно использовавшихся Полный алфавитный перечень Финансовые эта и Статистические Ссылки и массивы Работа с базой данных Тексте Логические Проверка свойств и значений Определенные пользователем Справка по этой ФУНКЦИИ :ОК Отмена Рис. 1.29. Выбор категории, к которой относится нужная функция 2 Зак. 403 Мастер функций - шаг 1 иэ2 Ориск функции: IВведите краткое описание действия, которое нужно выполнить, и нажмите кнопку "Найти" Категория: Найти Выберите функцию: РИМСКОЕ СЛЧИС СТЕПЕНЬ СУММЕСЛИ"4 СУММКВ СУММКВРАЗН СУ ММ(чис ло 1 ;чис ло2;...) Суммирует аргументы. Справка по этой ФУНКЦИИ ок Отмена Рис. 1.30. Выбор функции После выбора нужной функции и щелчка на кнопке ОК на экране появля- ется окно второго шага Мастера функций — окно Аргументы функции (рис. 1.31), в поля которого нужно ввести аргументы функции. Аргументы функции •СУММ"" г ~~~ ЯЧисло! |ЕЗ:Е9| Число2] :- {0:0:0:0:0:0:0)-: Суммирует аргументы,: Число!; число!;число2;... от 1 до 30 аргументов, которые суммируются. Логические значения игнорируются. Справка по этой функции Значение: - Р. ОК Отмена Рис. 1.31. Второй шаг Мастера функций Аргументы можно ввести с клавиатуры или, если в качестве аргумента ис- пользуется ячейка (диапазон), щелкнуть левой кнопкой мыши в нужной ячейке (вьщелить диапазон). Имя ячейки (диапазона) будет вставлено в поле аргумента. После щелчка на кнопке ОК функция будет вставлена в ячейку таблицы. Глава 1. Новая таблица 27 Сохранение таблицы Для того чтобы иметь возможность работать с таблицей в дальнейшем, ее надо сохранить на диске компьютера. Таблица (книга) сохраняется на диске обычным образом, то есть выбором в меню Файл команды Сохранить или щелчком на находящейся на панели стандартной панели инструментов командной кнопке Сохранить. Если таблица еще ни разу не была сохранена, то на экране появляется диа- логовое окно Сохранение документа (рис. 1.32). В этом окне надо выбрать папку, в которой должна быть сохранена книга, и задать имя книги. (Сохранение документа ;;;; ';.-' ПвПКв! -Tf. Журнал И .. : •;•;:. Мои '.:.:. документы ^•Ш Рабочий стол Избранное |Й1 Мои документы *]' if,'* ftT) ! J Мои рисунки И Мои источники данных ^Security ^Прайс-лист И Продажи В Книги РЧ Итоги i^S Имя файла; . [канцтовары] окружение Тип файла!: |книга Microsoft Excel -H.KJ ft'X С;] Ш " Сервис ' • ' ; . 11 : JTJ: : - Ч л Сохранить II •rj Отмена || Рис. 1.32. Диалоговое окно Сохранение документа По умолчанию для документов Microsoft Excel предназначена папка Мои документы. Если таблицу надо сохранить в другой папке, то нужно раскрыть список папок и выбрать нужную. Имя книги, которое вводят в поле Имя файла, должно отражать содержимое (назначение) книги. Например, если книга содержит информацию о канце- лярских товарах, то ее вполне логично назвать канцтовары. После выбора папки и ввода в поле Имя файла названия книги щелкните на кнопке Сохранить, и таблица будет записана на диск компьютера. Глава 2 Редактирование таблицы Под редактированием таблицы понимается изменение содержимого ячеек и изменение структуры таблицы (добавление, удаление строк или столбцов). Изменение вида таблицы, например, шрифта, которым отображается содер- жимое ячеек, цвета закраски ячеек, вида границ ячеек называется формати- рованием. Задачи форматирования рассматриваются в главе 4. Начало работы Чтобы начать работать с существующей таблицей, ее надо загрузить в Excel. Сделать это можно несколькими способами. •it Мои документы | " Файг!..' Правка1' Вид Избранное Osp&nc . Справка 1Иск Р^Папки QJ Журнал j ^ -101*1 'mm Адрес HJ3 Мои документы т ^Пере b — < и ;,, Мои документы D Security Мои Мои рисунки источни... Чтобы просмотреть описание элемента, выделите его. Используется для хранения документов См. также: Мое сетевое окружение Мой компьютер Итоги Канцтоваты Книги Прайс-лист Продажи Объектов: 8 Г]шГкБ~ Мой компьютер Таким значком изображаются документы Excel Рис. 2.1. Чтобы начать работу с таблицей, нужно сделать двойной щелчок на значке документа Excel Глава 2. Редактирование таблицы 29 Если Excel не запущен, то нужно раскрыть папку, в которой находится нужная таблица, и сделать двойной щелчок левой кнопкой мыши на значке, изображающем нужную таблицу (рис. 2.1). Если Excel уже запущен, то для того чтобы загрузить таблицу, нужно: 1. В меню Файл выбрать команду Открыть или щелкнуть на находящейся на стандартной панели инструментов командной кнопке Открыть. 2. В появившемся диалоговом окне Открытие документа (рис. 2.2) выбрать папку, в которой находится нужная таблица, таблицу и щелкнуть на кнопке Открыть. Открытие документа Папка: ;; ' ^шН : Журнал \Е^5» '•• • . ш Мои документы т Ра6оч№1 стол Щл Избранное Мое сетевое 1 . ^ Мои документы 2] Мои рисунки уП Мои источники данных Ij Security и Прайс-лист щПродажи ^Книги f4j Итоги Имя файла: 1 Тип файлов: |все файлы Microsoft Excel Открыть 1 Отмена Рис. 2.2. Открытие документа Excel Изменение содержимого ячейки Для того чтобы изменить содержимое ячейки, нужно сделать двойной щел- чок левой кнопкой мыши в нужной ячейке или, используя клавиши пере- мещения курсора, установить маркер активной ячейки (рамку) в нужную ячейку и нажать клавишу . В результате этих действий в ячейке поя- вится текстовый курсор. Дальнейшее редактирование содержимого ячейки выполняется обычным образом. Для перемещения по тексту, который нахо- дится внутри ячейки, можно использовать клавиши перемещения курсора влево и вправо. Чтобы удалить лишний символ, нужно установить курсор после этого символа и нажать клавишу (забой). Чтобы вставить пропущенный символ, надо установить курсор в ту точку текста, где этот символ должен быть, и нажать соответствующую клавишу. Для окончания редактирования содержимого ячейки нужно нажать клавишу . Иногда нужно отказаться от сделанных, но еще не внесенных в ячейку изме- нений (до нажатия клавиши ). Для этого надо нажать клавишу . Отказаться от изменений, которые уже внесены в ячейку (после нажатия клавиши ), можно несколькими способами: О нажать + (запись + означает, что надо нажать клавишу и, удерживая ее нажатой, нажать клавишу ); О в меню Правка выбрать команду Отменить; О щелкнуть на командной кнопке Отменить (рис. 2.3). IL i Отменить Вернуть Рис. 2.3. Командные кнопки управления изменениями Выполняя эти действия несколько раз подряд, можно отменить целую це- почку изменений. Ошибочно отмененные изменения можно вернуть, щелкнув на командной кнопке Вернуть. Добавление строк и столбцов Иногда возникает необходимость добавить в таблицу информацию, напри- мер, фамилию нового сотрудника. Чтобы это сделать, надо добавить (вста- вить) в таблицу пустую строку. Чтобы выделить строку, нужно щелкнуть на номере строки листа Фамилия Алексеев Борисова Голубев Иванов Сидора Рис. 2.4. Перед тем как выбрать команду Вставка | Строки, нужно выделить строку, перед которой будет вставлена пустая строка Глава 2. Редактирование таблицы 31 Для того чтобы между заполненными строками таблицы вставить пустую строку, сначала нужно вьщелить строку, перед которой должна быть встав- лена пустая строка. Для этого надо щелкнуть левой кнопкой мыши на но- мере той строки листа, перед которой надо вставить пустую строку. Строка будет выделена цветом (рис. 2.4). После этого надо в меню Вставка выбрать команду Строки. После выполнения команды Вставка | Строки в таблицу будет вставлена пустая строка, причем Excel автоматически скорректирует все формулы. Чтобы выделить столбец, нужно щелкнуть левой кнопкой мыши в его заголовке № | Фамилия !Имя ; Алексеев Борисова: Голубев I Рис. 2.5. Перед тем как выбрать команду Вставка | Столбцы, нужно выделить столбец, перед которым будет вставлен пустой столбец № Фамилия ;Ймя Алексеев| Борисова! Голубев Вырезать Копировать Вставить Специальная вставка.., Сидоров UojSTl Яковлев Очистить содержимое Формат ячеек... Высота строки... Скрыть Отобразить Рис. 2.6. Вставка строки выбором команды из контекстного меню Столбец вставляют в таблицу аналогичным способом, но нужно выделить столбец листа (рис. 2.5) и в меню Вставка выбрать команду Столбцы. Пус- той столбец будет вставлен перед выделенным столбцом. Вставить столбец или строку можно также выбором команды Добавить ячейки контекстного меню, которое появляется в результате щелчка правой кнопкой мыши в выделенной строке или столбце (рис. 2.6). Удаление строк и столбцов Для того чтобы удалить строку или столбец таблицы, нужно выделить соот- ветствующую строку или столбец (щелкнуть на номере строки листа или в заголовке столбца листа) и в меню Правка выбрать команду Удалить. Можно удалить сразу несколько строк, следующих одна за другой. Сначала нужно выделить эти строки (рис. 2.7). Для этого надо установить указатель мы- ши на номер строки листа, нажать левую кнопку и, удерживая ее нажатой, пе- реместить указатель мыши на номер последней удаляемой строки и отпустить кнопку мыши. После этого надо в меню Правка выбрать команду Удалить. I A f В 1 1 2 ]№ Фамилия Алексеев Борисова Толубев J Иванов Цой Яковлев j Рис. 2.7. Чтобы удалить сразу несколько строк, надо выделить эти строки Аналогичным образом можно удалить несколько следующих один за другим столбцов. Изменение ширины столбца Довольно часто возникает необходимость изменить ширину столбца табли- цы. Это можно сделать несколькими способами. Наиболее просто изменить ширину столбца можно при помощи мыши. Для этого надо установить указатель мыши в заголовок листа (строка с буквами А, В, С и т. д.), на правую границу столбца (указатель мыши примет форму Глава 2. Редактирование таблицы 33 двунаправленной стрелки), нажать левую кнопку и, удерживая ее нажатой, перетащить границу столбца вправо (рис. 2.8). 1 -?." И6 7 8 9 10 I A | В Канцтовары Наииенование ^Бумага ! Фломастеры Ручка Карандаш 'Линейка №;G',:?::L | D • Е Л* *р — Указатель Цена Кол-во CVuua I МЫШИ Устан°вить | 60.00 ": 5 "1 1 | Всего ] rt'i'iii;'- Г на правую границу столбца ....." 1....1.. . ! I ~ П 4...J :"{ НИШ 1 ! 1 Рис. 2.8. Изменение ширины столбца при помощи мыши Для изменения ширины столбца можно воспользоваться командой Столбец | Автоподбор ширины из меню Формат. В результате ее выполнения Excel установит ширину столбца в соответствие с содержимым текущей ячейки (которая выделена рамкой). Если надо изменить ширину нескольких следующих подряд столбцов табли- цы, то сначала нужно выделить ячейки этих столбцов (рис. 2.9). Затем в ме- ню Формат нужно выбрать команду Столбец | Ширина и в появившемся диалоговом окне Ширина столбца задать ширину столбца (рис. 2.10). Рис. 2.9. Чтобы задать ширину нескольких столбцов, надо выделить ячейки, находящиеся в этих столбцах Ширина столбца; ок I Отмена Рис. 2.10. Ширина столбца задается в символах Ширина столбца задается количеством цифр стандартного шрифта, кото- рые могут поместиться в ячейку. Так как ширина позиции, которую занима- ет символ в ячейке, зависит как от самого символа (единица занимает меньше места, чем, например, пятерка), так и от шрифта, который исполь- зуется для отображения символов в ячейке, то значение в поле Ширина столбца дает приблизительную оценку количества символов. Изменение высоты строки Если ячейка должна содержать несколько строк текста, то перед тем как ввести текст, нужно увеличить высоту соответствующей строки таблицы. Для этого надо установить указатель мыши на нижнюю границу строки таб- лицы, нажать левую кнопку мыши и, удерживая кнопку нажатой, перемес- тить границу вниз (рис. 2.11). 1 2 JJ 4 ' 6 .: 7 А 1 JL__1 с о ; | Высота: 18,75 (25 пиксел) ] =3=^=^^ 1 1 j 1 Г : 1 Н 1 — - j Рис. 2.11. Изменение высоты строки таблицы Если надо изменить высоту нескольких следующих подряд строк таблицы, то сначала нужно выделить эти строки, затем в меню Формат выбрать ко- манду Строка | Высота и в появившемся диалоговом окне Высота строки задать высоту строк (рис. 2.12). Рис. 2.12. Изменение высоты нескольких строк таблицы Перемещение Иногда возникает необходимость переместить несколько строк или столб- цов таблицы, например для того, чтобы изменить порядок их следования. Глава 2. Редактирование таблицы 35 Для того чтобы переместить фрагмент таблицы (строку, несколько строк, столбец, несколько столбцов или диапазон), нужно: 1. Подготовить место, куда должен быть вставлен фрагмент. Подготовка заключается в добавлении в таблицу необходимого количества пустых строк или столбцов. Например, для того чтобы переместить столбец кол-во так, чтобы он следовал за столбцом наименование, нужно перед столбцом Цена вставить пустой столбец (рис. 2.13). Пустой столбец, куда будет помещен перемещаемый столбец Кол-во 1 2 3 4 5 6 7 а А 1 2 3 4 5 .8 ":. ;•. Наименование '__ С : : D Цена Е Кол-во Всего F I Сумма - I - ! - Рис. 2.13. Перед тем как переместить столбец, нужно подготовить место, куда этот столбец будет вставлен 2. Выделить фрагмент таблицы, который нужно переместить, и в меню Правка выбрать команду Вырезать (рис. 2.14). Excel не удаляет вырезан- ные ячейки, а только выделяет их. Ячейки будут удалены после того, как будет выполнена команда Вставить. Рис. 2.14. Excel не удаляет вырезанные ячейки, а только выделяет их 3. Установить указатель активной ячейки в ту ячейку таблицы, в которую должна быть помещена левая верхняя ячейка перемещаемого диапазона. В рассматриваемом примере указатель активной ячейки нужно устано- вить в С2. 4. В меню Правка выбрать команду Вставить. Выделенный диапазон будет удален со старого места и помещен в новое (рис. 2.15). Рис. 2.15. Результат выполнения команды Вставить 5. Если нужно, удалить диапазон рабочего листа, который занимали пере- мещаемые ячейки (в рассматриваемом примере — столбец Е). Копирование Операция копирования выполняется аналогично операции перемещения. Точно так же, как и при перемещении, перед тем как выполнить операцию Вставить, нужно подготовить место для копируемого диапазона, добавить в таблицу пустые строки или столбцы. Для того чтобы переместить фрагмент таблицы (строку, несколько строк, столбец, несколько столбцов или диапазон), нужно: 1. Подготовить место, куда должна быть вставлена копия фрагмента. Под- готовка заключается в добавлении в таблицу необходимого количества пустых строк или столбцов. 2. Выделить фрагмент таблицы, копия которого должна быть добавлена в таблицу, и в меню Правка выбрать команду Копировать. Excel выделит копируемый фрагмент рамкой. 3. Установить указатель активной ячейки в ту ячейку таблицы, в которую должна быть помещена левая верхняя ячейка копируемого диапазона. 4. В меню Правка выбрать команду Вставить. Копия выделенного фраг- мента будет вставлена в подготовленный диапазон. Следует обратить внимание, что копировать и перемещать ячейки таблицы можно не только в пределах листа, но и на другой лист, в том числе и дру- гой рабочей книги. Глава 3 Быстрый ввод Довольно часто таблицы содержат много одинаковой или очень похожей информации, в том числе формулы, которые отличаются только цифрами в адресах ячеек. Например, в процессе ввода формул в таблицу канцтовары (рис. 3.1) через некоторое время возникает вопрос: а нельзя ли как-то об- легчить процесс ввода? Аналогичный вопрос возникает и в процессе ввода в таблицу порядковых номеров строк. в {Канцтовары НаименосЦена 'Бумага |Ф.онаствры_ [Ручка ; Карандаш ;Линейка 'Альбом i Резинка : ! Кол-во Сумма =С4*В4 C7*d7 C6*D8 C9*D9 C10*D10 .; Всего _ I Рис. З.1. Формулы таблицы Канцтовары Excel позволяет автоматизировать процесс ввода одинаковой информации (числа, текст) в таблицу путем заполнения диапазона (группы) ячеек. За- полнение возможно от стартовой ячейки (именно ее содержимое копируется в другие ячейки диапазона) вниз, вправо, вверх или влево. Наиболее часто используют операции заполнения вниз и вправо. Если содержимое ячеек диапазона должно быть различным, но отвечать определенным требованиям, например, значение следующей ячейки должно быть на единицу больше предьщущеи, то процесс заполнения ячеек называ- ется прогрессией. Числа и текст Для того чтобы заполнить вертикальный диапазон одинаковыми числами или символами (текстом), нужно: 1. Ввести число в стартовую ячейку диапазона. 2. Выделить диапазон, который должен быть заполнен. Для этого надо в стартовой ячейке диапазона нажать левую кнопку мыши, удерживая ее нажатой, переместить указатель мыши вниз, в последнюю ячейку диапа- зона, и отпустить кнопку мыши. В результате этого в таблице будет вы- делена группа ячеек (рис. 3.2). Следует обратить внимание на то, что вы- деленный фрагмент таблицы обведен рамкой и все ячейки, кроме стартовой (той, от которой выполнена операция выделения), закрашены. Такой способ выделения позволяет видеть стартовую ячейку диапазона. Стартовая ячейка диапазона Рис. 3.2. Стартовая ячейка заполняемого диапазона должна содержать данные 3. В меню Правка выбрать команду Заполнить | Вниз. Содержимое старто- вой ячейки будет скопировано во все остальные ячейки диапазона (рис. 3.3). :ФИО ;Алексеева Васильев Иванов ;Петров_ I Яковлев Рис. 3.3. Результат выполнения команды Правка | Заполнить | Вниз Аналогичным образом выполняется заполнение вправо. Отличие от запол- нения вниз состоит в том, что диапазон должен быть горизонтальным, и процесс заполнения активизируется командой Правка | Заполнить | Вправо. Глава 3. Быстрый ввод 39 Формулы Довольно часто в ячейках таблицы должны быть практически одинаковые формулы, которые отличаются, например, только буквами в именах ячеек (рис. 3.4). 1 " 2эл 5 '8 9 11 At ШШ : Канцтовары Наименование ' Фломастеры Нучка ^Линейка : Альбом _С;_ '_ Цена mm Кол-во Е " __ Сумма • =C4*D4 • =C5*D5 • =C6*D6 • =C7*D7 • =C8*D8 • =C9*D9 •=C10*D10 Рис. З.4. Часто формулы столбца отличаются только буквами в именах ячеек Для того чтобы поместить похожие формулы в столбец таблицы, нужно: 1. Ввести формулу в стартовую ячейку диапазона. 2. Выделить диапазон, который должен быть заполнен формулами. Для это- го надо в стартовой ячейке диапазона нажать левую кнопку мыши, удер- живая ее нажатой, переместить указатель мыши вниз, в последнюю ячей- ку диапазона, и отпустить кнопку мыши. В результате этого в таблице будет выделена группа ячеек (рис. 3.5). в Канцтовары Наименее Цена ^Бумага ;Фломастеры :Ручка i ; Карандаш Линейка ! ;Альбом Резинка : Кол-во Сумма Стартовая ячейка диапазона содержит формулу: =C4*D4 3. Рис. 3.5. Стартовая ячейка заполняемого диапазона должна содержать формулу В меню Правка выбрать команду Заполнить | Вниз. Содержимое старто- вой ячейки будет использовано для заполнения остальных ячеек диапа- зона. Так как в стартовой ячейке находится формула, Excel обнаружит это и заполнит ячейки диапазона формулами. Причем формула каждой следующей ячейки будет скорректирована относительно предыдущей, цифры в адресах ячеек будут увеличены на единицу (рис. 3.6). 2 3 4 5 ВLв •аЖ11 J__B_ 1 с ; Канцтовары Наименее Цена Бумага ^Фломастеры : Ручка Карандаш Линейка !Альбом Резинка ! Коп-ео Сумма Всего Рис. 3.6. Результат: ячейки диапазона заполнены формулами В некоторых случаях операция заполнения диапазона ячеек формулами мо- жет дать неверный результат. Пусть, например, есть прайс-лист, таблица пересчета цены из долларов в рубли. 1 2 3 "д _ 6 7 8 9 ; ю и12 _А1_ в 1 с Прайс-лист Курс (ру 6/U SD) 30,5 Цена, Наименование '(USD) Монитор 115 Монитор 100 Монитор 225 Монитор 220 : D Цена, Д.й_ 3507,5 .•/ч;. :ig "«НАЧ1 = ••TW2S3QO Е Рис. 3.7. Пример ошибки в результате заполнения ячеек диапазона формулами Если в ячейку DV этой таблицы записать формулу =С7*С4 и затем, используя операцию Заполнить | Вниз, заполнить формулами ячейки D8:Dio, то резуль- таты расчетов будут неверными (рис. 3.7). Причина в том, что после запол- нения диапазона в ячейках находятся неправильные формулы: =С8*С5, =сэ*сб, =сю*с7 и так далее, а для правильного расчета в этих ячейках должны быть формулы =С8*С4, =сэ*С4, =сю*с4. Для того чтобы в каждой формуле использовалась одна и та же ячейка С4, нужно запретить измене- ние индекса в процессе заполнения диапазона. Это можно сделать, указав Глава 3. Быстрый ввод 41 в формуле стартовой ячейки диапазона абсолютный адрес ячейки (поставив перед индексом, изменение которого надо запретить, символ $). Таким об- разом, чтобы в рассматриваемом примере для заполнения формулами ячеек D8:Dio можно было использовать команду Заполнить | Вниз, в ячейку DV на- до записать формулу =с7*с$4. Прогрессия Прогрессией называется последовательность чисел, каждое из которых может быть получено из предыдущего путем выполнения некоторой операции. На- пример, последовательность 1, 2, 3, 4 и т. д. является арифметической про- грессией с шагом 1 (каждое следующее число на 1 больше предыдущего). Даты тоже могут образовывать прогрессию. Например: 01.06.2002, 02.06.2002, 03.06.2002 и т. д., здесь шаг — один день. L А т2 № 3 1 4 , 2 в: 4 7 5 8 I 6 9] В " I С | ! \ ФИО ! ! Алексеева I Иванов Петров Сидоров ЦОЙ I : Яковлев I i Рис. 3.8. Порядковые номера фамилий образуют прогрессию с шагом 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 А , Дата 01 .04.2002 02.04.2002 03.04.2002 04.04.2002 05.04.2002 06.04.2002 07.04.2002 08.04.2002 09.04.2002 10.04.2002 11.04.2002 12.04.2002 В Ку $ • г- С | D i рс | € ; I j \ I ! Рис. 3.9. Даты диапазона А4 : А15 образуют прогрессию с шагом 1 день На рис. 3.8 и 3.9 приведены примеры таблиц, в которых есть последователь- ности ячеек, содержимое которых образует профессию. Процесс ввода в диапазон ячеек последовательности чисел, образующих прогрессию, состоит из следующих шагов: 1. В стартовую ячейку диапазона ввести первое число ряда. Например, если в группу ячеек надо ввести числа 1, 2, 3 и т. д., то в стартовую ячейку на- до ввести число 1. 2. Выделить диапазон, в который должны быть введены числа, образующие прогрессию (рис. 3.10). № Фамилия Имя j Отчество Т Рис. 3.10. Стартовая ячейка выделенного диапазона должна содержать первое число прогрессии 3. В меню Правка выбрать команду Заполнить | Прогрессия, и в появившем- ся диалоговом окне Прогрессия (рис. 3.11) задать шаг прогрессии. Расположение-- С по строкам (^ по стодбцам Г Автоматическое определение шага Шаг: гТйп™ | ff арифметическая | Г геометрическая j <~ даты Г* абтозаполнение Г* йесз Г год Предельное значение: ОК Отмена Рис. 3.11. В диалоговом окне Прогрессия нужно задать шаг прогрессии Если стартовая ячейка содержит дату, в диалоговом окне Прогрессия будет доступна группа Единицы, используя которую можно задать шаг прираще- ния дат: день, рабочий день, месяц или год (рис. 3.12). Глава 3. Быстрый ввод 43 Стартовая ячейка диапазона содержит дату Единицы———• (• дань С рабочий день (~ месяц Г~ Автоматическое определение шага Рис. 3.12. Пример заполнения диапазона датами Предельное гначение: |is,04.02| ; I OK Г Отмена I Рис. 3.13. Заполнение ячеек таблицы без выделения заполняемого диапазона Вид диалогового окна Прогрессия подсказывает, как можно заполнить груп- пу ячеек по-другому, не выделяя диапазон. Сначала нужно в стартовую ячейку предполагаемого диапазона ввести первое число или дату ряда. Затем в меню Правка надо выбрать команду Заполнить | Прогрессия, и в появив- шемся диалоговом окне Прогрессия (рис. 3.13): в группе Расположение - задать ориентацию диапазона, в ячейки которого должны быть внесены числа; в поле Шаг ввести шаг прогрессии; в поле Предельное значение вве- сти значение последнего элемента прогрессии. В результате щелчка на кнопке OK Excel вычислит, сколько ячеек должны быть заполнены, и за- полнит их. Есть еще один способ быстро ввести список дат в диапазон ячеек: 1. Ввести дату в стартовую ячейку диапазона. 2. Установить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом нижнем углу маркера текущей ячейки (указатель мыши примет форму крестика). 3. Нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, выделить область, в которую должна быть введена профессия дат. В процессе расширения области рядом с указателем мыши отображается дата, которая будет за- писана в последнюю ячейку выделенного в данный момент диапазона (рис. 3.14). После того как кнопка мыши будет отпущена, выделенный диапазон будет заполнен датами. Рис. 3.14. Быстрый ввод прогрессии дат: ввод даты в стартовую ячейку (слева) и расширение диапазона (справа) Работа с большими документами Если размер таблицы таков, что она вся не помещается в один экран, то работать с такой таблицей не совсем удобно: при перемещении по строкам исчезает шапка (строка таблицы, в которой находятся названия столбцов), при перемещении по колонкам — левые столбцы, в которых обычно нахо- дятся названия данных. Решить эту проблему можно, уменьшив масштаб Глава 3. Быстрый ввод 45 отображения таблицы на экране. Для этого надо в меню Вид выбрать ко- манду Масштаб и в появившемся диалоговом окне Масштаб (рис. 3.15, а) задать масштаб отображения таблицы. Масштаб отображения таблицы мож- но задать выбором значения в списке Масштаб, который находится на па- нели инструментов Стандартная (рис. 3.15, б). г Г 5.0% ; Г »%;•.';v-V Г по выделению Г произвольный: ITS" ок Отмена 211 Ш 200% 100% 50% 25% По выделению а б Рис. 3.15. Изменение масштаба отображения таблицы Изменение масштаба хотя и позволяет увеличить количество строк и столб- цов, отображаемых на экране, но делает работу менее комфортной — размер символов уменьшается, приходится напрягать зрение. Обеспечить удобную работу с большими таблицами можно, зафиксировав шапку таблицы и, если надо, крайний левый столбец. Для того чтобы зафиксировать шапку таблицы (первые несколько строк), надо выделить строку, следующую за шапкой (рис. 3.16) и в меню Окно выбрать команду Разделить. Окно таблицы будет разделено на две горизонтальные об- ласти (рис. 3.17), в каждой из которых можно прокручивать таблицу. ПЫЛЬЦА АЛЛЕРГЕННЫХ РАСТЕНИЙ В ВОЗДУХЕ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА и» i Название Дата \СЕН/КЛЕН ,8 9 AESCULUS/ КАШТАН AUTOS/ ОЛЬХА ARTEMISIA /ПОЛЫНЬ BETULA/EEPE3A 1 0 ICORYLUS / ЛЕЩИНА 11 CYPERACEAE / ОСОКОВЫЕ 12 [ERICACEAE/ ВЕРЕСКОВЫЕ 13 14 15 FAGUS/БУК FRAXINUS/ЯСЕНЬ SYRINGA/ СИРЕНЬ Рис. 3.16. Чтобы зафиксировать шапку таблицы, нужно выделить строку, следующую за шапкой, и в меню Окно выбрать команду Разделить 46 Microsoft Excel, Быстрый старт Горизонтальный разделитель •:Ч В I С \Ш | vE |-'R-:|:G:1vH:l:M:1:: [РАСТЕНИЙВ ВОЗДУХЕ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА; 2 ERICACEAE/ВЕРЕСКОВЫЕ Рис. 3.17. Окно таблицы разделено на две независимые области Чтобы изменить положение разделителя (например, уменьшить высоту верхней области), нужно установить курсор мыши на разделитель, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, сместить разделитель в нуж- ном направлении. Аналогичным образом можно разбить окно таблицы на две вертикальные области. Но перед тем, как выбрать команду Окно | Разделить, надо выде- лить столбец, следующий за тем, который нужно зафиксировать (рис. 3.18). LJ_15 6 7 89 10 11 12 13 14 15 : " •• :• A". ::'"' ' ПЫЛЬНА АЛЛЕРГЕННЫХ I Название ACER /КЛЕН AESCULUS/ КАШТАН ALNUS /ОЛЬХА ARTEMISIA / ПОЛЫНЬ BETULA/БЕРЕЗА CORYLUS/ ЛЕЩИНА CYPERACEAE / ОСОКОВЫЕ ERICACEAE / ВЕРЕСКОВЫЕ FAGUS/ЕУК FRAXINUS/ЯСЕНЬ SYRINGA/ СИРЕНЬ АСЛ 1 С D С F :] G Н 1 J К •.": ЕНИЙ В ВОЗДУХЕ САНКТ-ПЕТЕРБУТГА : • : 1 ' Дата 2 3 А 5 б 7 8 9 10 Рис. 3.18. Чтобы разделить таблицу на две вертикальные области, нужно выделить столбец и в меню Окно выбрать команду Разделить Довольно часто требуется зафиксировать и шапку, и левый столбец табли- цы. Чтобы это сделать, надо выделить ячейку (щелкнуть левой кнопкой Глава 3. Быстрый ввод 47 мыши в ячейке), которая будет определять положение левого верхнего угла области прокрутки (в рассматриваемом примере это ячейка BS), и в меню Окно выбрать команду Разделить. На экране появятся два разделителя: гори- зонтальный и вертикальный; а лист будет разделен на четыре области (рис. 3.19), в каждой из которых независимо можно прокручивать таблицу. Горизонтальный разделитель Вертикальный разделитель 1 2 I 4 С 7 8 9 10 11 12 13 14 15 пь: 1 | А - \ • ~ ЛЬЦА .АЛЛЕРГЕННЫХ F Название ACER /КЛЕН AESCULUS / КАШТАН ALNUS/ ОЛЬХА ARTEMISIA /ПОЛЫНЬ BETULA/БЕРЕЗА CORYLUS/ ЛЕЩИНА CYPERACEAE / ОСОКОВЫЕ ERICACEAE / ВЕРЕСКОВЫЕ FAGUS/БУК FRAXINUS/ЯСЕНЬ SYRINGA/ СИРЕНЬ шш С | D*ЙЁ LF G Н . | 1 J К ЕНЕИВВОЗДУХЕ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА ! | | 1 Дата 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Рис. 3.19. Окно таблицы, разделенное на четыре области Чтобы изменить разбиение окна, нужно захватить мышью разделитель и переместить его в нужном направлении. Чтобы убрать разделение окна на области, надо в меню Окно выбрать ко- манду Снять разделение или захватить разделитель (установить указатель мыши на разделитель и нажать левую кнопку) и переместить его к границе окна. Глава 4 Форматирование таблицы Под форматированием таблицы понимается процесс изменения внешнего вида таблицы. Форматирование осуществляется путем: П изменения формата отображения данных; П объединения ячеек; П изменения характеристик шрифта; П изменения способа выравнивания содержимого ячеек; О прорисовки границ ячеек; О определения цвета закраски ячеек. Форматирование таблицы осуществляется как форматированием отдельных ячеек, так и форматированием целых диапазонов. В качестве диапазона мо- гут выступать: отдельная строка или столбец таблицы, несколько строк или столбцов таблицы, строка или столбец листа, прямоугольная область листа, весь лист. Операции форматирования действуют на текущую ячейку или на выделен- ную область. Текущая ячейка выделена рамкой, диапазон — цветом. Чтобы выделить часть таблицы (строку, столбец или прямоугольную об- ласть), нужно установить курсор мыши в стартовую ячейку диапазона, на- жать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, переместить курсор в конечную ячейку диапазона (рис. 4.1) и отпустить кнопку мыши. Если нужно выделить строку или столбец листа, то надо щелкнуть левой кнопкой мыши соответственно на номере строки или в заголовке столбца (на букве) листа. Чтобы выделить весь лист целиком, нужно щелкнуть в ле- вом верхнем углу листа (рис. 4.2). Глава 4. Форматирование таблицы 49 Цена 121.00р. 32, ИВ 1,00р. I 10 | 4,50р. 5 46р, 12 ! Указатель [Всего Рис. 4.1. Выделение диапазона ячеек Чтобы выделить весь лист, надо щелкнуть здесь Чтобы выделить столбец, надо щелкнуть в его заголовке Чтобы выделить строку, надо щелкнуть на ее номере 1 2 -3 'Т5 6 7 В 1 10 11 12 13 A t В i С |;:№.'fifej E ! Канцтовары I : Наименование Цена Кол-во ; Сумма Бумага i Фломастеры I Ручка :Карандаш i I ! __ Линейка : Альбом Резинка I Всего 0 I i l l I I | Рис. 4.2. Быстрое выделение строки, столбца и всего листа Формат отображения чисел и дат Одно и то же число может быть представлено по-разному. Например, число 1257,3 можно записать (представить) так: 1257,3 обычная запись 1 257,зо с разделителем групп разрядов (пробел между единицей и двойкой) и двумя десятичными знаками Если 1257,3 обозначает денежную величину, то возможны еще несколько вариантов: 1257, з р. с обозначением денежной единицы 1237,зо р. с двумя десятичными знаками и обозначением денежной единицы i 257,30 p. с разделителем групп разрядов, двумя десятичными знаками и обозначением денежной единицы (рубли) 1 257,30 e с разделителем групп разрядов, двумя десятичными знаками и обозначением денежной единицы (евро) Еще больше вариантов записи дат. Например, дату 5 июня 2002 года можно записать в полной форме, указав день, месяц и год, так: 5.6.2002 5.06.2002 05.06.2002 5 июнь 2002 05.06.02 Дату можно записать и в сокращенной форме — только день и месяц или только день: 5.06 5 июнь 5 Ячейки таблицы могут содержать данные, которые обозначают проценты. Так как принято, что 1 — это 100 процентов, то число 0,2, соответствующее двадцати процентам, можно представить так: 0. 2 процент как десятичное число 0,20 процент как десятичное число с двумя десятичными знаками 2 о % процент 20,оо% процент с двумя десятичными знаками Формат — это способ отображения содержимого ячейки. Для каждой ячей- ки таблицы пользователь может задать формат, тем самым указать, в каком виде содержимое ячейки должно быть выведено на экран и, соответственно, на принтер. В новой таблице, на новом листе для всех ячеек установлен формат Общий. В этом формате числа отображаются так, как их ввел пользователь, а в зна- чениях, вычисленных по формулам, отображается столько десятичных зна- ков, сколько вычислено, но не больше, чем возможно отобразить в ячейке. Для того чтобы задать формат отображения числовой информации или даты для ячейки (диапазона), нужно: 1. Выбрать ячейку (щелкнуть в ячейке левой кнопкой мыши) или выделить диапазон. 2. В меню Формат выбрать команду Ячейки. 3. В появившемся диалоговом окне (рис. 4.3) во вкладке Число в списке Чи- • еловые форматы выбрать нужный формат и установить его характеристики. Глава 4. Форматирование таблицы 51 (Формат ячеек Число J Выравнивание | Шрифт Числовые форматы; Общий .Числовой Финансовый Дата бремя Процентный Дробный Экспоненциальный Текстовый Дополнительный (все форматы) Образец Число десятичных знаков: Обозначение; Отрицательные числа; d 1234,Шр, -1234,10р. -1234,10р, d Формат "Денежный" используется для отображения денежных величин. Для выравнивания значений по десятичному разделителю используйте формат "Финансовый". ОК Отмена': Рис. 4.3. После выбора формата нужно установить его характеристики Основные форматы Наиболее часто в таблицах Excel используются следующие форматы: общий, числовой, денежный, финансовый и дата. Ниже приведено краткое описа- ние этих форматов. Общий формат Для всех ячеек нового листа установлен формат Общий. В этом формате числа отображаются так, как их ввел пользователь. Если значением ячейки является дробное число (введенное пользователем или вычисленное по формуле), то количество отображаемых знаков дробной части зависит как от ширины ячейки, так и от характеристик шрифта, который используется для отображения содержимого ячейки. При отображении дробных значений вы- полняется округление цифр дробной части, которые не могут быть отобра- жены из-за недостаточной ширины ячейки. Числовой формат Числовой формат является наиболее универсальным (рис. 4.4). - В отличие от общего формата, в числовом формате можно задать количество отображаемых цифр дробной части (число десятичных знаков). При отобра- жении дробных чисел выполняется округление в соответствии с заданным количеством цифр дробной части. Например, если установлен формат с отображением двух чисел дробной части, то число 567,897 будет представле- но как 567,90. Это же число будет отображено как 568, если задать формат без отображения цифр дробной части (установить значение счетчика Число десятичных знаков равным нулю). Формат ячеек j.„числоi jj Выравнивание | Шрифт | Граница Вид Числовые форматы; i-Образец— 2345,70 Денежный Финансовый Дата Зремя Процентный Дробный Экспоненциальный Текстовый Дополнительный 'все форматы) Число десятичных знаков; i [2" W Разделитель групп разрядов() Отрицательные числа: 1 234,10 -1234,10 -1 234,10 Числовой формат является наиболее общим способом представления чисел. Для вывода денежных значений используются также форматы "Денежный" и "Финансовый", ОК Отмена Рис. 4.4. Выбрав формат Числовой, можно настроить его характеристики Если находящиеся в ячейках таблицы числа довольно большие (больше 1000), то для удобства их восприятия можно задать режим отображения раз- делителя групп разрядов. Для этого надо установить флажок Разделитель групп разрядов ( ). Выбором в списке Отрицательные числа можно задать способ отображения отрицательных чисел. Денежный формат Денежный формат используют для представления значений, обозначающих денежные величины. При изображении числа в денежном формате после числа выводится обозначение денежной единицы. Кроме того, для удобства восприятия группы разрядов чисел разделены. Глава 4. Форматирование таблицы 53 Для денежного формата можно задать (рис. 4.5) количество цифр дробной части, денежную единицу и способ отображения отрицательных значений. (формат ячеек Число ] выравни! Числовые форматы: Общий Числовой fe эдшздШзшшЯННЯН " Финансовый Дата Время Ц Процентный , Дробный Экспоненциальный и Текстовый Дополнительный (все форматы) Формат "Денежный" выравнивания значе • "Финансовый". •впмшв jame 1 Шрифт (граница -11*1 | Вид | Защита | 3 153,76р. К Число десятичных з.наков: . р S3 Обозначение: "'•'•'','..'• ; F" "~3. Отрицательные числа! 11 234,10р. -1234,10р. -1234,10р. _XJ используется для отображения денежных величин. Для ний по десятичному разделителю используйте формат . :• ' " . :: . I . . ; . ' . " ' '-. _ : • __; _ ОК | ,'•••;. Отмена | Рис. 4.5. Выбор представления чисел в денежном формате Дробные числа, отображаемые в денежном формате, округляются в соответ- ствии с заданным количеством цифр дробной части. Округление выполня- ется по известному правилу: если значение разряда, который должен быть отброшен, меньше пяти, то он отбрасывается, в противном случае значение предыдущего разряда увеличивается на единицу. Если должны быть отбро- шены несколько разрядов, то приведенное правило последовательно приме- няется ко всем разрядам, которые должны быть отброшены, начиная с са- мого младшего. Применение правила округления иллюстрируют примеры, приведенные в табл. 4.1. Таблица 4.1. Округление чисел Число 99,888 123,547 10,304 Результат округления (денежный формат) Два десятичных знака До целого 99,89 р. 100 р. 123,55р. 124р. 10,30р. Юр. Финансовый формат Финансовый формат позволяет представлять денежные величины. Так же, как для денежного формата, для финансового можно задать количество цифр дробной части и выбрать денежную единицу. Дата Если в ячейке таблицы находится дата, то можно изменить формат ее ото- бражения (рис. 4.6). Число | Выравнивание | Шрифт | Граница | Вид | Защита | Числовые форматы: [-Образец -——•—;:: :••". .—^~?--~=~~ 05,05.02 Процентный дробный Экспоненциальный Текстовый Дополнительный (все форматы) *Н. 03. 2001 *Н марта 2001 г. Н,3 Н.3.01 1 14 мар М мар 01 *j Язык (местоположение); [русский Форматы дат служат для отображения дат и времени, представленных : числами, в виде дат. В применяемых форматах, за исключением помеченных звездочкой (*), порядок элементов даты не меняется при смене формата операционной системы. ОК J Отмена I Рис. 4.6. Способ отображения даты нужно выбрать в списке Тип Различают полный и сокращенный форматы представления даты. Полный формат отражает день, месяц и год. В сокращенном формате может быть представлен день и месяц, иногда — только месяц или день. Еще раз следует обратить внимание на символ-разделитель, который ис- пользуется при записи дат. В России — это точка. Проценты При отображении содержимого ячейки в процентном формате реальное значение ячейки умножается на 100, и после числа выводится знак процен- та. Например, если в ячейку записать число 0,2 и установить формат Про- центный (рис. 4.7), то в этой ячейке будет отображено 20, оо%. Глава 4. Форматирование таблицы 55 Формат ячеек Число I Выравнивание | Шрифт | Граница Числовые форматы; Общий Числовой Денежный Финансовый Дата Зремя .[•Образец j_2o,oo%v>..:: Число десятичных знаков; Дробный Экспоненциальный Текстовый Дополнительный . [все форматы) 8 процентном формате значение ячеек умножается на 100 и выводится на экран с символом процента. "•','..., ОК Отмена Рис. 4.7. Выбрав формат Процентный, можно задать число отображаемых знаков дробной части Быстрое форматирование ячеек Задать или изменить формат отображения содержимого ячейки можно во вкладке Число диалогового окна Формат ячеек, которое появляется в резуль- тате выбора команды Формат | Ячейки. Эту же задачу можно решить и при помощи находящихся на панели инст- рументов командных кнопок (рис. 4.8). Де нежныи Процентный Числовой Увеличить Уменьшить Рис. 4.8. Кнопки быстрого форматирования Кнопки Денежный, Процентный и Числовой устанавливают соответствую- щий формат для текущей ячейки или выделенного диапазона таблицы. Щелчок на кнопке Увеличить или Уменьшить соответственно увеличивает или уменьшает количество разрядов в дробной части числа. Изменение шрифта Вид таблицы во многом определяется шрифтом, который использован для отображения содержимого ее ячеек. Вначале для всех ячеек листа установ- лен стандартный шрифт. Для вьщеления отдельных элементов таблицы, например, заголовков столб- цов, итоговых сумм и других важных элементов, можно использовать шрифт, отличный от стандартного (рис. 4.9). Отличие может быть достигну- то за счет увеличенного размера букв, выделения текста полужирным, кур- сивом или подчеркиванием. Times New Roman, полужирный, 16 Arial, курсив+полужирный, 10 1 2 3 4 5 Б 7 В 9 10 11 ;:?Ш:|^.- в Г С Канцтовары Наименование Бумага Фломастеры Ручка Карандаш Линейка Альбом Резинка Цена 121,00р. 32,00р. 2,50р. 1 ,00р. 1 ,00р. 14,50р. 46р. 1ШЩ11Ж;13 Коп-во 10 5 20 50 10 5 12 Всего Сумма 1 210,00р. -. 160,00р. 50,00р. 50,00р. 10,00р. 72,50р. 547,20р. '-. 2099,70р. : и Arial, 10 Arial, полужирный, 10 Рис. 4.9. Пример таблицы Основными характеристиками шрифта являются: О название; О размер; П способ оформления. Название шрифта определяет способ начертания букв. На компьютере мо- жет быть установлено много шрифтов. Однако для оформления деловых до- кументов принято использовать набор стандартных шрифтов, которые есть на любом компьютере. Это гарантирует то, что таблица, будучи подготовле- на на одном компьютере, может быть открыта и использована (в том числе распечатана) на другом. К стандартным шрифтам относят следующие шрифты: Arial, Times New Roman и Courier New. Размер определяет величину символов и задается в пунктах. Пункт — это единица измерения, используемая в полиграфии. Один пункт равен 1/72 дюйма. Представить одну семьдесят вторую дюйма довольно тяжело, поэто- му надо запомнить, что размер шрифта портативной пишущей машинки равен 10 пунктам. Стандартным считается шрифт именно этого размера. Глава 4. Форматирование таблицы 57 Для выделения фрагментов текста в основном используют три способа вы- деления: курсив, подчеркивание и увеличенная толщина линий букв (полу- жирный). Возможны и комбинации этих способов выделения, например, полужирный курсив. Excel позволяет изменить (задать) шрифт как для отдельной ячейки, так и для диапазона. В последнем случае перед тем как приступить к изменению шрифта, нужно выделить диапазон. Следует обратить внимание на то, что в панели инструментов Форматирова- ние Excel выводит характеристики шрифта текущей ячейки (рис. 4.10). Вид кнопок с буквами Ж, К и Ч отражает способ выделения. Например, если "нажата" (обведена рамкой) кнопка с буквой Ж, то это значит, текст в выде- ленной ячейке полужирный. Arial Суг 10 Ж К Ч Название шрифта Размер Полужирный Рис. 4.10. В панели Форматирование отражаются характеристики шрифта текущей ячейки Наиболее просто изменить характеристики шрифта ячейки или диапазона можно путем задания его характеристик в панели Форматирование. Чтобы выбрать шрифт, нужно раскрыть список шрифтов (щелкнуть на на- ходящейся справа от названия шрифта кнопке со стрелкой) и в раскрыв- шемся списке (рис. 4.11) выбрать нужный шрифт— щелкнуть на имени нужного шрифта. Текущий шрифт Ш „? Ж К Ч * Impact * Lucida Console * Lucida Sans Unicode * Microsoft Sans Serif 4t 9/ionotype Qordva. 4? Palatine Linotype 1 Symbol АрХ5ЕфГт]1ф Tahoma Новый -шрифт • Прокрутка списка вниз Рис. 4.11. Шрифт можно выбрать в списке • Прокрутка списка вверх 3 Зак. 403 Чтобы задать размер шрифта, нужно раскрыть список Размер (щелчком на кнопке со стрелкой, находящейся справа от числа) и выбрать нужный раз- мер шрифта (рис. 4.12). I Ariel Cyr Ж К Ч Рис. 4.12. Размер шрифта можно выбрать в списке Способ выделения задается щелчком на одной из кнопок с буквами Ж (по- лужирный), К (курсив) и Ч (подчеркнутый). Щелчок на "нажатой" кнопке отменяет соответствующий способ выделения. В некоторых случаях характеристики шрифта удобно установить во вкладке Шрифт диалогового окна Формат ячеек (рис. 4.13), которое появляется в результате выбора в меню Формат команды Ячеек. Активизировать окно Формат ячеек можно также выбором команды Формат ячеек в контекстном меню, которое появляется в результате щелчка правой кнопкой мыши. • Формат ячеек Число. | Выравнивание [Шрифт] Граница | Вид ] Зашита] Шрифт; . • : : : : • : . . ' . . ' " Цачвртание: Еазмер: Суг Ariel Arial Black Ariel Narrow |'f Batang Подчеркивание; •':'. курсив : полужирный полужирный курсив . •*'"• И Авто ' Обычный Видоизменение:;""::;::" Г" гачеркмутый :;,: Г" верхний индекс Г" нижний индекс -Образдц' АаВЬБбЯя Шрифт не найден. Для печати будет использован наиболее подходящий ШРИФТ. , ОК Отмена Рис. 4.13. Во вкладке Шрифт можно задать характеристики шрифта Глава 4. Форматирование таблицы 59 Во вкладке Шрифт помимо основных характеристик шрифта (название, способ выделения, размер), можно задать дополнительные: цвет, тип под- черкивания, а также указать, что текст в ячейке должен быть уменьшен и смещен несколько вверх (верхний индекс) или вниз (нижний индекс). Цвет символов задается путем выбора в палитре, которая появляется в результате щелчка на кнопке раскрывающегося списка Цвет. Способ подчеркивания тоже выбирается в списке. Выравнивание Текст, число или дата, находящиеся в ячейке таблицы, могут быть выровне- ны по левому краю, по правому краю или по центру (рис. 4.14). Возможны и другие способы выравнивания. г 2 3 4 5 6 7 8 9 ••*• В С D | : Е . | Канцтовары \ I \ 1 2 3 4 5 Б [7 Наименование Бумага Фломастеры Ручка Карандаш Линейка Альбом Резинка Цена 121,00 32,00 2,50 1,00 1,00 14,50 1,50 Коп-ео 1 5 20 20 10 5 20 Сумма 121,00 160,00 50,00 20,00 10,00 72,50 30,00 по правому краю по левому краю по центру Рис. 4.14. Пример выравнивания содержимого ячеек Excel автоматически выравнивает данные, введенные пользователем: текст — по левому краю, числа и даты — по правому. По правому краю вы- равниваются и значения, вычисленные по формуле. Пользователь может изменить выравнивание данных в ячейке. Чтобы это сделать, нужно сначала выбрать ячейку, выравнивание в которой нужно из- менить, или выделить диапазон ячеек. Затем щелкнуть на одной из команд- ных кнопок, обеспечивающих выравнивание (рис. 4.15). По центру ...... |г..,-.... По левому краю По правому краю Рис. 4.15. Командные кнопки выравнивания данных в ячейке Если высота ячейки существенно больше, чем высота шрифта, то содержи- мое ячейки может быть выровнено по высоте (по верхнему краю), по центру или по нижнему краю (рис. 4.16) или равномерно распределено по всей вы- соте ячейки. Вертикальное выравнивание "по нижнему краю" Вертикальное выравнивание 1 2 3 4 5 В 7 в 9 10 11 А № В "п ЛС о центр; D Д: " Е1' ~ та i_f ' G . J . . | I ! ! | ii I „J Рис. 4.16. Примеры выравнивания содержимого ячейки по вертикали Чтобы задать выравнивание текста по вертикали, нужно в меню Формат вы- брать команду Ячейки и в появившемся диалоговом окне, на вкладке Вы- равнивание (рис. 4.17), в списке Выравнивание по вертикали выбрать способ выравнивания содержимого ячейки. [Формат ячеек Число Выравнивание | Шрифт | Граница | Вид ] Защита | Выравнивание /по горизонтали; i |по центру по вертикали: Т1 по нижнему краю / по нижнему краю йр! по высоте распределенный Л: Т" аВТОПОДбор ШИРИНЫ W оЁ1вдинение ячеек Направление, текста -—— -Ориентация Т ек :;i С ;.; Т * • . 1 *• и ' >': Надпись* ••;. * S [о 53 градусов направление хекста: : ]по контексту OK: I Отмена ] Рис. 4.17. Вертикальное выравнивание задается выбором из соответствующего списка Глава 4. Форматирование таблицы 61 Иногда нужно, чтобы текст в ячейке был написан снизу вверх (рис. 4.18) или с наклоном. Это можно сделать, изменив ориентацию текста в ячейке. 1 2 3 4 5 6 7 В Э 10 11 12 А № 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 В ФИО с Ё. « D л§о . 5 Е IX (0 F л 1 6 л X Н Рис. 4.18. Пример вертикальной ориентации текста в ячейках таблицы Формат ячеек : Число L!.W.?5*S.?S.(ll] | Шрифт | Граница | Вид | Защита ] выравнивание • рОриентация- по горизонтали: |по центру по вертикали; отступ: Ш I по нижнему краю У] Г* Распредй пять по ширин!? | ||J : Отображение- Надпись * Г" переносить по словам Г" автоподбор ширины [У объединение ячеек Направление текста —~— направление текста; . |по контексту |0 . 2J ридусов OK "Отмена • Чтобы задать ориентацию сверху вниз, щелкните на слове Текст Чтобы задать угол наклона текста в ячейке, щелкните на одном из квадратов Можно ввести точное значение угла наклона Рис. 4.19. Выбор ориентации текста в ячейке Ориентация текста в ячейке задается во вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек, которое появляется в результате выполнения команды Формат | Ячейки. Для того чтобы задать вертикальную ориентацию (сверху вниз), надо щелкнуть на слове Текст, которое находится в группе Ориентация (рис. 4.19). В этой же группе находится поле, используя которое можно задать угол наклона текста в ячейке. Слово Надпись показывает текущую ориентацию текста в ячей- ке. Щелчком на одном из черных квадратов можно задать нужный угол наклона текста в ячейке. Угол наклона можно задать и вводом значения в поле градусов. Границы Линии серого цвета на поверхности листа — это сетка. При выводе таблицы на принтер сетка не отображается. В этом можно убедиться, щелкнув на кнопке Предварительный просмотр или выбрав в меню Файл команду Пред- варительный просмотр. На практике принято, чтобы на бумаге таблица выглядела действительно как таблица, а не просто как колонки текста и цифр. То есть столбцы и строки текста должны быть разделены линиями. Для того чтобы строки и столбцы таблицы были разделены линиями, для ячеек таблицы нужно задать границы. Границу каждой ячейки образуют четыре отдельные границы: верхняя, нижняя, левая и правая. Это позволяет, например, задать только горизон- тальные или только вертикальные границы. Excel позволяет задать границы как для отдельной ячейки, так и для диапа- зона, в качестве которого может выступать, например, строка таблицы, столбец таблицы или вся таблица. Определить границы таблицы можно несколькими способами. макет та блицы Число | Выравнивание ] Шрифт {„Граница Jj Вид | Защита | Всв ЯЙЙЙВ ~—— r_i~si-i верхняя внутренняя горизонтальная Линия™ .; тип линии; Нет Надпись Надпись Надпись Надпись Й:«1 /S Выберите тип линии и с п диапазона он относится: i «ешней rpai мце всего диапазона, всем внутренним, границам яче( к или отде; мощью мыш 1 укажите, к какой части выделенного ьной ячейке . цвет: Авто OK _|"' • Отмена ' • | левая внутренняя правая вертикальная Рис. 4.20. Кнопки определения границ ячеек таблицы Глава 4. Форматирование таблицы 63 Наиболее универсальным является использование вкладки Граница (рис. 4.20) диалогового окна Формат ячеек, которое появляется в результате выбора в меню Формат команды Ячейки. Если нужно определить границы сразу для нескольких ячеек, то перед вы- бором команды Формат | Ячейки нужно выделить эти ячейки. Кнопки вкладки Граница позволяют установить или отменить границы ячеек. Для того чтобы задать левую, правую верхнюю или нижнюю границу ячейки или группы ячеек, нужно щелкнуть на соответствующей кнопке или изображе- нии линии в окне макета таблицы. Если выделена группа ячеек, то становятся доступными кнопки, позволяющие определить внутренние горизонтальные и вертикальные границы. В верхней части вкладки находятся кнопки, позволяю- щие задать внешнюю рамку и все внутренние границы. Там же находится кноп- ка Нет, щелчок на которой удаляет все внешние и внутренние границы. Границы ячейки могут быть изображены линиями разного типа. Чтобы гра- ница была изображена линией, отличной от стандартной, надо щелкнуть на изображении линии в поле тип линии, затем — на одной из кнопок опреде- ления границы. Закраска Закраска ячеек является одним из довольно часто используемых способов оформления таблиц. Например, в различных платежных документах цветом выделяют области, к которым надо привлечь внимание. Чересстрочную за- краску довольно часто используют вместо горизонтальных линий, разде- ляющих строки таблицы (рис. 4.21). 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1В 17 18 А ' 1 ' Телефоны Модель Panasonic KX-TS 15 Panasonic KX-TS 17 Panasonic KX-TS 27MX Panasonic KX-TMS32 Panasonic KX-TS2360 Panasonic KX-TS2361 Panasonic KX-TS2362 Panasonic KX-TS2365 Panasonic KX-TC 1005 Panasonic KX-TC 101 9 Panasonic KX-TC 1025 Panasonic KX-TC 1045 Panasonic KX-TC 1070 Panasonic KX-TC 1225 Panasonic KX-TC 1245 Panasonic KX-TCD 700 l в Характеристика память, громкая связь ;память, громкая связь ,ЖКИ память, громкая связь, ЖКИ, 2 линии {Память, громкая связь, ЖКИ, а/о повтор поел номера память память, ЖКИ ; память, громкая связь, ЖКИ, автодозвон 39МГц,память : 39МГц, записная книжка 39МГц, набор на база 39МГц, а/о, память 39МГц,+стацион. телефон,память 39МГц, ЖКИ, набор на базе 39МГц, ЖКИ, а/о, набор на базе iDECT, ЖКИ на трубке LC...1, D. I Цена | 30.0 43.0! 65.0 60.5 1 13,8 21,01 31,0 42 ,5 ! 43.5 64,0! 66,0 69,0) 107,0 75,0| 95,0 80.0: Рис. 4.21. Пример использования закраски ячеек Наиболее просто задать цвет закраски (заливки) ячейки или диапазона можно щелчком на кнопке Цвет заливки, которая находится на панели Форматирование (рис. 4.22). Следует обратить внимание, что цвет линии на этой кнопке отражает текущий цвет заливки. Чтобы изменить цвет заливки, нужно раскрыть палитру и выбрать нужный цвет. Кнопка Цвет заливки Текущий цвет заливки Щелкните, чтобы раскрыть палитру Рис. 4.22. Кнопка Цвет заливки Объединение ячеек При реализации таблиц со сложной структурой может возникнуть проблема размещения текста внутри группы ячеек. Очевидно, что таблица, приведен- ная на рис. 4.23, выглядела бы намного лучше, если бы слово наименование находилось между ячейками В2 и вз, а квартал — между D2 и Е2. Эти ячейки надо объединить . ~" 1 1 3 4 5 6 7 В 9 А- 1 2 Э 4 5 в Продажи х~На именование U 1 -,'0о- 2 -ч^еаш 3 4 G Рис. 4.23. Для того чтобы поместить текст внутри группы ячеек, надо объединить эти ячейки. Чтобы объединить несколько ячеек в одну, нужно выделить эти ячейки и щелкнуть на кнопке Объединить и поместить в центре (рис. 4.24), которая находится на панели Форматирование. И Объединить и поместить в центре Рис. 4.24. Кнопка Объединить и поместить в центре панели инструментов Форматирование Глава 4. Форматирование таблицы 65 Команда Объединить и поместить в центре объединяет выделенные ячейки в одну и устанавливает для этой новой ячейки выравнивание по центру. Для приведенной на рисунке таблицы рекомендуется объединить ячейки С2: F2 и В2:ВЗ. Если нужно объединить несколько ячеек в одном столбце, то после того как эти ячейки будут выделены, надо в меню Формат выбрать команду Ячейки, затем вкладку Выравнивание. Во вкладке Выравнивание надо установить флажок объединение ячеек и задать способ выравнивания по вертикали (рис. 4.25). [Формат ячеек Число::<:Выравнивание | Шрифт | Граница | Вид ] Защита | Выравнивание по горизонтали: X • рОриент по центру по.&ертикали; v . Г" Р-затределять по ширине Отображение Г" переносить по словам ~ Г" автоподбор ширины 17 объединение ячеек Направление текста - направление текста: Надпись •* .гасрадусов по контексту Jll ок . Отмена Рис. 4.25. Для того чтобы объединить ячейки, нужно установить флажок объединение ячеек На рис. 4.26 приведена таблица продажи после объединения ячеек В2: вз и C2!F2. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 А! : В; • : с D Е F • Продажи \ 1 2 3 4 5 Наименование KB a 1 2 I ! ! зтал 3 4 Рис. 4.26. Результат объединения ячеек Автоформат Работу по оформлению (форматированию) таблицы можно существенно об- легчить, если воспользоваться возможностью автоматического форматиро- вания (автоформатирования). Для того чтобы выполнить форматирование таблицы при помощи операции автоформатирования, нужно выделить таблицу, форматирование которой тре- буется выполнить (рис. 4.27), и в меню Формат выбрать команду Автоформат. Рис. 4.27. Перед выполнением команды Формат | Автоформат нужно выделить таблицу, которая должна быть отформатирована В результате на экране появится диалоговое окно Автоформат (рис. 4.28), в котором показаны возможные варианты оформления таблицы. 1 Автоформат • янв фее мар Всего 1 ! Восток 7 7 5 19 Запад 6 4 7 17 Юг В 7 9 24 1} Всего 21 18 21 60 Простой SHFW'F'jy Beero'js 21 18 21 60 Классический 2 -trva фе« MJP всего Восток 7р. 7р. 5р. 19р. 1 Запад 6 4 7 17 | Юг 8 7 9 24 | Всего 21р. 18р. 21р. 60р. . Финансовый! Восток Запад Юг Всего •• Зосто Запад Or Зсего Эосток Запад Юг Эсего яне фее мар Bctto 7 7 5 1 9 6 4 7 1 7 8 7 9 2 4 f 21 18 21 60 классический 1 '' к 7 7 . . 5 : 19 6 4 7 17 8 7 9 24 j 21 18 21 60 1 Классический 3 янв фев мар Всего 7р. 7р. 5р. 19р. % 6 4 7 17 :! 8 7 9 24 I !1р. 18р. 21р. 60р. I Финансовый 2 : :: •"•••: -.".•:. : : : ' '• -21*1 -V ок | Отмена | ". . - • ; -.." .lJ! ' ' • Рис. 4.28. В окне Автоформат нужно выбрать оформление таблицы Глава 4. Форматирование таблицы 67 Просмотрев предлагаемые варианты оформления таблицы, нужно выбрать наиболее подходящий, щелкнуть левой кнопкой мыши в соответствующем поле, затем щелкнуть на кнопке ОК. Выделенные ячейки листа (таблица) будут отформатированы в соответствии с выбранным образцом. Глава 5 Печать Напечатать таблицу на бумаге легко только в том случае, если таблица не большая, то есть помещается на одном листе бумаги. Если таблица не по- мещается на одном листе, то задача печати перестает быть тривиальной. Небольшая таблица Если на листе книги находится небольшая таблица, которая помещается на одном листе бумаги (в чем можно убедиться, щелкнув на кнопке Предвари- тельный просмотр), то для того чтобы ее напечатать, нужно просто активи- зировать режим печати — выбрать из меню Файл команду Печать или щелкнуть на командной кнопке Печать (рис. 5.1). Печать Предварительный просмотр | Рис. 5.1. Чтобы увидеть, как таблица будет выглядеть на бумаге, нужно щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр В результате щелчка на командной кнопке Печать процесс печати начина- ется сразу, без подтверждения со стороны пользователя. В результате выбора из меню Файл команды Печать на экране появляется диалоговое окно Печать (рис. 5.2), используя которое можно задать, на- пример, количество копий. Процесс печати активизируется щелчком на кнопке ОК. На практике довольно часто встречаются таблицы, которые нельзя напеча- тать на одном листе бумаги, если лист ориентирован обычным образом. Од- Глава 5. Печать 69 нако, если таблицу напечатать вдоль длинной стороны листа, то она поме- щается на одном листе. HP DeskJet 520 Состояние: i ; ; HP DeskJet 520 Порт: , LPT1: Заметки: Печатать——----- <• все <" страницы .,: | 'вывести на печать-— f выделенный диап; (• выделенные дисть L—г—— Просмотр | Рис. 5.2. Диалоговое окно Печать Для того чтобы напечатать таблицу вдоль длинной стороны листа бумаги, нужно из меню Файл выбрать команду Параметры страницы и на вкладке Страница выбрать переключатель Альбомная (рис. 5.3). • Параметры страницы •••Ю ?! xl - ':'".•' . ' . . • • • • . • • .' Страница j| Поля | Колонтитулы ] Лист \:| : А <~ книжная | А| (''альбомная >'• - '• ;v;'"V->; :'i :•'• . S ;" Q: :: ; 1Ш& гюсш аи . . .., .^ , ^ ;,,. . ь; ... .,. . ,ч. Печать.,, Просмотр 1 <• установить: |ЮО ^J % от натуральной величины : Г pajMecTHTb не более чем на: [3 Эстр' ВШИРИНУИ р ^ СТР- в ВЬКОТУ : .;. :;. у;.:-':;-,".; • •• ' - • ••' ' .:' : "" ~~~2 ' Еазмер бумаги: • |А4 TI Качество печати; ; : J300 точек на дюйм jj Номер первой страницы: (АВТО : ...-,.' ' > .. • •:.•,..: '.. • ..:. . . . " ' '• . ' . . ' ' OK J Отмена Рис. 5.3. Чтобы напечатать таблицу вдоль длинной стороны листа, нужно задать альбомную ориентацию листа После изменения ориентации листа нужно щелкнуть на кнопке Просмотр, убедиться, что таблица действительно будет напечатана на одном листе (рис. 5.4), и, если это так, щелчком на кнопке Печать активизировать про- цесс печати. 0 Microsoft Excel - Прайс-лист Печать..; I Страница.» | Подя | Обычный режим | Закрыть | Справка) Рис. 5.4. Если таблица помещается на одном листе, то кнопки Далее и Назад недоступны Большая таблица Если таблица большая и не помещается на одном листе бумаги, то Excel разбивает ее на части и каждую часть печатает на отдельной странице. Excel разбивает таблицу на прямоугольные области по границам столбцов и строк так, чтобы лист был максимально заполнен. Количество столбцов и строк таблицы, которое будет напечатано на одной странице, определяется, прежде всего, размером бумаги (страницы) и ее ориентацией. В качестве примера на рис. 5.5 приведена схема разбивки таб- лицы на области, в случае книжной и альбомной ориентации страницы. При книжной ориентации верхней стороной листа является сторона меньшей длинны, при альбомной — большей. Рисунок показывает, что удачный вы- бор ориентации листа позволяет уменьшить количество листов, необходи- мое для печати таблицы. Глава 5. Печать 71 Книжная Альбомная Рис. 5.5. Разбиение большой таблицы на странице зависит от ориентации листа Увидеть как Excel разбил таблицу на страницы, можно, активизировав ре- жим разметки страницы, выбрав из меню Вид команду Разметка страницы. В этом режиме Excel отображает только те ячейки листа, которые содержат информацию. Параметры страницы Как было сказано выше, Excel разбивает большую таблицу на страницы и печатает каждую страницу на отдельном листе бумаги. Разбивка таблицы на страницы выполняется в соответствии со значениями параметров страницы. Основными параметрами страницы являются: П размер бумаги; П ориентация страницы; О величины полей. Размер бумаги Одной из характеристик принтера является максимальный размер (формат) бумаги, на которой принтер может печатать. На практике наиболее широко используются принтеры, которые печатают на бумаге формата А4 (размер 210x297 мм). Если к компьютеру подключен такой принтер, то Excel автома- тически настраивается на печать на бумаге именно этого формата. Формат бумаги, на который настроен Excel, отображается в поле Размер бу- маги вкладки Страница (рис. 5.6) диалогового окна Параметры страницы, которое появляется на экране в результате выбора из меню Файл команды Параметры страницы. 1 Параметры страницы [?1ВЙННЙ2_11 птя 1 Колонтитулы | Лист | LA. \ (• книжная ; 1АЛ '"'альбомная ВНР ?ixi Просмотр 1 : 1 \- . ft установить: I100 3 % от натуральной величины j С : рагместить не более чем на: |1 2 стр' в ШИРИН/ и |1 3 стр> в BblCDTV Еазмер бумаги: \М IZI МК.к Качество печати: ] зоо точек на дюйм _»J Номер первой страницы: (Авто :; OK j Отмена Рис. 5.6. Диалоговое окно Параметры страницы вкладка Страница Современные принтеры, как правило, снабжены лотками, которые поми- мо бумаги основного формата позволяют использовать бумагу других стандартных форматов. Список форматов (табл. 5.1), на которых может печатать подключенный к компьютеру принтер, отображается в списке Размер бумаги. Таблица 5.1. Стандартные форматы бумаги Формат Размер А4 Letter Legal Executive 210x297 мм 216x279 мм 216x356 мм 184x267 мм Ориентация страницы Принтер может печатать строки таблицы вдоль короткой или длинной сто- роны листа (рис. 5.7). Ориентация листа, при которой строки печатаются вдоль короткой стороны листа (как в книгах), называется книжной. В слу- чае если строки печатаются вдоль длинной стороны листа, ориентация на- зывается альбомной. Стандартной считается книжная ориентация. Задать нужную ориентацию страницы можно выбором соответствующего переключателя во вкладке Страница (рис. 5.8) диалогового окна Параметры Глава 5. Печать 73 страницы, которое появляется в результате выбора из меню Файл команды Параметры страницы. Рис. 5.7. Расположение таблицы на бумаге при книжной и альбомной ориентации листа (Параметры страницы [Стр.ЗЖМ5. .1 Г Поля | Колонтитулы | Лист ::| А & кцижная 1 А 1 *~ альбомная •: : '•. f установить: рт JJ3 % от натуральной величинь Г разместить не более чем на: р ^ стр. в ширин .:;:,;.; ; jj х| Печать... | : Просцотр ; | Свойства,, Р;-|- : у и р 2 СТР- в вь|соту Размер бумаги: |А4 _^| Качество печати: 1 300 точек на дюйм jd , Номер первой страницы: |Авто ОК | Отмена Рис. 5.8. Ориентация страницы задается на вкладке Страница Поля Для печати Excel использует не весь лист, а только его часть, которая назы- вается областью печати. Размер области печати определяется форматом (размером) бумаги и величиной полей (верхнего, нижнего, левого и правого (рис. 5.9). Величины полей задаются во вкладке Поля диалогового окна Параметры страницы (рис. 5.10), которое появляется в результате выбора из меню Файл команды Параметры страницы. Левое .: 1 i \ Верхне г 5 Правое Обла печат Нижнее Рис. 5.9. Размер области печати определяется форматом бумаги и величиной полей {Параметры страницы ; ''--''. •Страница OtoffiLJ | Колонтитуль §ерхнее: | :.--;::Р^.'.- •Л- •:...: ;..:.•:;• ::. ;; v~- . .'. девов! :. •" \ • ' ' v.i:.':: /''Лист Iv::'::':; vV'''..:;'V-"^"'; ••>.: верхнего колонтитула: Пвиатк 1 ,• | — ; — —j :: v з :-„ ц^ть... 1''а ±1. • Щ , ; ':;;::';,•; -Просмотр | ; Свойства,., | : правае: : |||1| i^fii || •: ||| ' ' ' ' ' V '•'/:'.'>" SfBKHee: нижнего колонтитула: №:f.s Э\' :< № 3; ^';;':' .; ;-' '' OK • | /Отмена Рис. 5.10. Величина полей задается на вкладке Поля Колонтитулы Колонтитул — это текст, который печатается в верхнем или нижнем поле страницы. Различают верхний и нижний колонтитулы. Верхний колонтитул печатается в верхнем поле страницы, нижний — в нижнем. Поля колонтитулов обычно используют для нумерации страниц. Колонтитул может содержать и другую информацию, например, имя файла таблицы, дату, когда таблица была напечатана, и другую информацию. Глава 5. Печать 75 Для того чтобы задать, что должен содержать колонтитул, надо в диалоговом окне Параметры страницы, которое появляется в результате выбора из меню Файл соответствующей команды, выбрать вкладку Колонтитулы. • Параметры страницы Г ;" j Страница Поля [Колонтитулы! :Лист -1- Верхний колонтитул: ;..'.•-.- , IE ... ... : ,:,.:.,:.., , " ^ "'. ; ......;:. Создать верхний колонтитул,,, :: ; Создать цижний колонтитул, ;, Нижний колонтитул; ' :; |Fo d I Печать,,. I Просмотр . ( Свойства,.. . : ; '.•- •':>' '-*• | Отмена | Рис. 5.11. На вкладке Колонтитулы можно задать, что будут содержать верхний и нижний колонтитулы Во вкладке Колонтитулы (рис. 5.11) отражено содержимое верхнего и ниж- него колонтитулов для первой страницы. Если поле колонтитула пустое, то это значит, что колонтитул не определен. Для того чтобы определить верхний колонтитул, нужно щелкнуть на кнопке Создать верхний колонтитул. На экране появится диалоговое окно Верхний колонтитул (рис. 5.12). • Верхний колонтитул : :'. ' . ГГ .. :•. ! - . ' . ' . : . . . • . - : . • Для форматирования текста выделите текст, затем нажмите кнопку шрифта. Чтобы поместить номер страницы, дату, время, имя файла, путь к файлу или имя ярлычка, • установите курсор на место вставки и нажмите нужную кнопку. Чтобывстаеить рисунок, нажмите кнопку вставки рисунка. Для форматирования рисунка установите курсор в поле редактирования и нажмите кнопку форматирования рисунка. Слева; , ; В центре; : : Справа; d d .,,ы]_, 21*1 Отмена 1 d : ш Рис. 5.12. Диалоговое окно Верхний колонтитул Вид окна Верхний колонтитул подсказывает структуру колонтитула. Колон- титул разделен на три области: левую, центральную и правую (рис. 5.13). Содержимое левой области выравнивается по левому краю и прижимается к левой границе области печати, центральной — выравнивается по центру, правой — выравнивается по правому краю и прижимается к правой границе области печати. Левая Центральная Правая г- т - - -1- - - т -----'-• ^ L_J!?.__L ?? Рис. 5.13. Поле колонтитула разделено на области Каждая из областей может содержать текст и команды, обеспечивающие заполнение колонтитула необходимой информацией. Например, для того, чтобы во время печати таблицы в центре верхнего колонтитула появился заключенный в черточки номер страницы, в поле В центре нужно ввести: - &[Страница] -. Если нужно, чтобы номера страниц были вверху справа, то эту же строку нужно ввести в поле, соответствующее правой области. MS Excel обеспечивает быстрый ввод команд в поле колонтитула. Для того чтобы в поле колонтитула ввести команду, обеспечивающую вывод в поле колонтитула служебной информации, нужно щелкнуть на соответствующей командной кнопке (табл. 5.2). Таблица 5.2. Кнопки и команды, определяющие содержимое колонтитулов Кнопка Команда Во время печати выводит &[Страница] Номер страницы &[Страниц] Общее количество страниц пава 5. Печать 77 Таблица 5.2 (окончание) Кнопка ии и 1 ы Команда &[Дата] &[Время] &[Путь]&[Файл] &[файл] &[Лист] Во время печати выводит Дату печати документа Время печати документа Путь к файлу книги и имя файла Имя файла книги Имя листа книги Excel позволяет задать шрифт, которым будет выведен колонтитул. Для того чтобы задать шрифт для области, нужно до ввода информации (текста, ко- манд) щелкнуть на кнопке с буквой А й в стандартном диалоговом окне Шрифт выбрать шрифт. Если нужно изменить шрифт области, в которой есть информация, то нужно выделить содержимое области (в том числе и команды), щелкнуть на кнопке с буквой А и выбрать нужный шрифт. Предварительный просмотр Перед тем как активизировать процесс печати, рекомендуется убедиться, что на бумаге таблица будет выглядеть именно так, как нужно. Для этого надо из меню Файл выбрать команду Предварительный просмотр или щелкнуть на командной кнопке Предварительный просмотр (рис. 5.14). Предварительный просмотр Рис. 5.14. Чтобы увидеть, как будет выглядеть таблица на бумаге, надо активизировать режим предварительного просмотра В окне предварительного просмотра можно увидеть, как будут выглядеть отпечатанные листы. Если для печати таблицы нужно несколько листов, то будет доступна кнопка Далее. Щелкнув на этой кнопке можно увидеть изо- бражение остальных листов. Щелчок на кнопке Масштаб изменяет масштаб отображения страницы таким образом, что в окне предварительного просмотра отображается вся страница. Если документ выглядит так, как нужно, то можно активизировать процесс печати прямо из окна предварительного просмотра. Для этого надо щелк- нуть на кнопке Печать. Нумерация страниц Если таблица не помещается на одном листе бумаги, то Excel разбивает ее на страницы и каждую страницу печатает на отдельном листе. Страницы большой таблицы нумеруются и печатаются в соответствии с приведенной на рис. 5.15 схемой, которая называется "вниз, затем вправо". __( 1 ЧТ1 *Т1 1 7 ( "т "т •\ ^ ._ Рис. 5.15. Схема нумерации страниц "вниз, затем вправо" Схема вывода страниц задается во вкладке Лист диалогового окна Парамет- ры страницы (рис. 5.16), которое появляется в результате выбора из меню Файл команды Параметры страницы. Для того чтобы изменить стандартную схему вывода страниц на схему "вправо, затем вниз", нужно выбрать соот- ветствующий переключатель в группе Последовательность вывода страниц. • Параметры страницы Страница I Поля | Колонтитулы Лист [ ii Выводить на печать диапазон; I : Печатать на каждой странице сквозные строки:! сквозные сталбцы: Печать -—-*-*?••• ,:• t '•'.•'• Просцотр Свойства.,. Г" 1аголовки строк и столбцов Г черно-белая • примваания: |(нет) Я| g ?вР^)ва-:-г ;:••.- ошибки ячеек как: |на экране ~г^ ПоследовательностьвыЁЬдастраниц:. ••••'•'•• • .• .•.:,•• -"—•' .;:.•" i f вправо, затем вниз ОК | Отмена | Рис. 5.16. На вкладке Лист можно выбрать схему вывода (нумерации) страниц Глава 5. Печать 79 Разбивка таблицы на страницы Excel автоматически разбивает большую таблицу на страницы в соответст- вии со значением текущих параметров страницы. Автоматическая разбивка не всегда дает желаемый результат. Например, отпечатанный прайс-лист будет выглядеть намного привлекательней, если список каждой новой груп- пы товаров будет начинаться на новой странице. Для того чтобы строка таблицы была напечатана в начале страницы (незави- симо от того, насколько заполнена предьщущая страница), перед этой стро- кой нужно вставить разрыв страницы. Для этого надо выделить строку (рис. 5.17), начиная с которой печать должна быть продолжена с новой страницы, и из меню Вставка выбрать команду Разрыв страницы. В резуль- тате этих действий верхняя граница строки будет выделена пунктиром, по- казывающим границу страницы. Самоучитель WML и WMLScript Самоучитель Adobe Photoshop б (+дискета) 99,00 apfqi 31 00 ТайцА.__ Тихомиров Ю Самоучитель CorelD_RAWJO___ Самоучитель MFC (+дискета) втг-сп BHV-СП 820б-009б 99,00 104,66 32 01 Хабибулин И. Самоучитель Java BHV-СП 94157-041 89,00 02 Хомоненко А. Самоучитель Microsoft Word 2002 BHV-СП 94157-120 129.00 00 Хомоненко А. Самоучитель MS Word 2000 BHV-СП 8206-0034 69,00 35 01 Шапошников Интернет. Быстрый старт BHV-СП 94157-067 49,00 36(01 Шапошников Самоучитель HTML 4 BHV-СП 94157-123 59,00 39 40 :Г02|БеньковичЕ Практическое моделирование динамических систед ВНУ-СП' 94157-099 119,00 41 01 Васильева В. Персональный компьютер. Быстрый старт BHV-CHi 94157-091 79,00 42 01 Дорот В. Толковый словарь современной компьютерной деке ВНУ-СП(94157-052 89,00 01 Культин Н. C/C++ в задачах и примерах BHV-СП! 94157-029 46,00 02 Культин Н. Turbo Pascal в задачах и примерах BHV-Cni 8206-0061 49,00 45 02 Порев В. Компьютерная графика ВНУ-СП1 94157-139 94,00 Рис. 5.17. Чтобы вставить разрыв страницы, нужно выделить строку, перед которой он должен быть вставлен Результат выполнения команды Вставка | Разрыв страницы можно увидеть, выполнив команду Предварительный просмотр или переключившись в ре- жим разметки страницы (команда Вид | Разметка страницы). В режиме раз- метки страницы Excel отображает разрывы страниц, вставленные пользова- телем сплошной линией, пунктирные линии показывают границы страниц, которые сформированы в результате автоматической разбивки таблицы на страницы (рис. 5.18). 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 A 01 01 01 00 01 02 00 01 01 02 01 02 01 01 01 02 02 i в • Сироткин С. Тайц А. ТайцА. Тихомиров Ю. Хабибулин И. Хомоненко А. Хомоненко А. Шапошников ! Шапошников ! ШилдтГ. Бекаревич Ю. Бенькович Е. Васильева В. Дорот В. Культин Н. Культин Н. Порев В. С Самоучитель WML и WMLScript Самоучитель Adobe Photoshop б (+дискета) Самоучитель CorelDRAW 10 Самоучитель MFC (+дискета) Самоучитель Java Самоучитель Microsoft Word 2QQ2 Самоучитель MS Word 2000 С^ТОЯНИ Интернет. Быстрый старт ' Самоучитель HTML 4 Самоучитель C++ (+ дискета) (3 зд.) Серия "Учебное пособие" Access 2000 за 30 занятий Практическое моделирование динамических систел Персональный компьютер. Быстрый старт Толковьй словарь современной компьютерной леке C/C++ в задачах и примерах Turbo Pascal в задачах и примерах Компьютерная графика D | Е : BHV-СП! BHV-СП BHV-СП' BHV-СП! BHV-СП BHV-СП' wen BHV-cni BHV-СП BHV-СП' BHV-СП BHV-СП' BHV-СП! BHV-СП' BHV-СП! BHV-СП! BHV-СП' 94157-064 94157-030 94157-060 8206-0096 94157-041 54157-120 .206-0034 94157-067 94157-123 7791-0086 8206-0102 94157-099 94157-091 94157-052 94157-029 8206-0061 94157-139 листа вставлен вручную Рис. 5.18. Результат Если нужно изменить положение вставленного разрыва страницы, то это легко можно сделать в режиме разметки страницы. Для этого надо захватить линию, обозначающую разрыв страницы, и перетащить ее в нужном на- правлении. Иногда возникает необходимость удалить вставленный вручную разрыв страницы. Для того чтобы это сделать, нужно выделить строку, перед кото- рой стоит разрыв страницы, и из меню Вставка выбрать команду Убрать разрыв страницы. Следует обратить внимание на то, что если в меню Встав- ка нет команды Убрать разрыв страницы, то это значит, что перед выделен- ной строкой разрыва страницы нет. Помимо горизонтального разрыва в таблицу можно вставить вертикальный разрыв. Для того чтобы вставить в таблицу вертикальный разрыв, нужно вы- делить столбец, перед которым надо вставить разрыв, и из меню Вставка выбрать команду Разрыв страницы. Шапка таблицы У каждой таблицы, как правило, есть шапка. В простейшем случае шапка — это название колонок. Если таблица не помещается на одном листе бумаги, то, если не предпри- нимать никаких усилий, шапка будет напечатана только на первом листе, на остальных листах будут напечатаны только данные, что не всегда удобно. Excel позволяет продублировать шапку таблицы на все листы. На рис. 5.19 приведен вид отпечатанных листов с продублированной шапкой, которая Глава 5. Печать 81 представляет собой строку с названием столбцов таблицы: Автор, Название и Цена. Автор Ананьев А Бекаревич Ю. Название Серия «Самоучитель» Самоучитель Visual Basic 6 Самоучитель MS Access 2000 Лист: 1 Цена 99,00 65,00 Лист: 2 Автор Бекаревич Ю. Бенькович Е. Васильев а В. Дорог В. Кулынн Н. Культин Н. Пор ев В. Робачевский Г. Сафронов И. Солонина А Солонин а А Название Серия " Учебное пособие" Access 2000 за 30 занятий Практически е моделирование динамических систем (+ CD-ROM) Персональный компьютер. Быстрый старт Толковый словарь современной компьютерной лексики (2 изд.) C/C++ в задачах и пример ах Turbo Pascal в задачах и примерах Компьютерная графика Операционная система Unix Бейсик в задачах и примерах Алгоритмы и процессорыцнфровой обработки сигналов Цифровые процессоры обработки сигналов фирмы MOTOROLA Цена 89,00 119,00 79,00 89,00 46,00 49,00 94,00 105,00 40,00 84,00 79,00 Рис. 5.19. Шапка таблицы (названия столбцов) есть на каждом листе Для того чтобы шапка таблицы была продублирована на каждом листе, нужно в поле сквозные строки (рис. 5.20) ввести адрес диапазона строк, в котором находится шапка (диалоговое окно Параметры страницы появля- ется на экране в результате выбора из меню Файл команды Параметры стра- ницы). Если таблица ориентирована горизонтально, содержит много столбцов и поэтому не может быть напечатана на одном листе, то полезно продубли- ровать не только шапку, но и названия данных. Если эту таблицу напечатать, то первая страница будет содержать названия данных их значения за первые дни месяца, вторая — только данные за ос- тавшиеся дни. Пользоваться такой таблицей (бумажной копией) было бы намного удобней, если бы на втором листе тоже были названия данных. Для того чтобы на втором и остальных листах в процессе печати появились названия данных, которые находятся в столбце, нужно в поле сквозные столбцы (рис. 5.21) ввести адрес диапазона столбцов, в котором находятся названия данных (диалоговое окно Параметры страницы появляется на эк- ране в результате выбора из меню Файл команды Параметры страницы). Строки, в которых находится шапка таблицы (заголовки столбцов) • Параметры страницы ;: Страница | Поля | Колонтитулы [J Выводить на печать диапазон! | : Печатать на каждой странице — — — — сквозные СТЕРКИ: |$1:$1 сквозные сталбцы; :;') '•:<•'.-. «ЕЛ! ;!;1Ш; За Печать... ] __ , __ Просмртр 1 •у . . ^ •: . ...--I . . .Т*". ;. '.. ;.,. . Г" сетка Г" заголовки строк и столбцов Г черно-белая примечания: |(н Гчерноваа ошибки ячеек как Последовательность вывода страниц ,- i- -* ."•"'»• вциз, затем Вправо j=[=l ;- Г вправо, затем вниз Щ 1 - . ' •• ' 'Т) J •,; |на экране У[ / я у - ' IIP :• 3 1зЩ1-"'' :- • • - • - ' • • ' ' - . ;• - - | OK j Отмена | Рис. 5.20. Чтобы шапка была напечатана на каждом листе, нужно в поле сквозные строки ввести адрес диапазона, в котором находится шапка Столбец, содержимое которого I дублируется на каждой странице Параметры страницы f^i": Страница | Поля | Колонтитулы Выводить на печать диапазон: | Печатать на каждой странице — сквозные СТЕОКИ: | : "ИСТ | Ч. сквозные сталбцы: |$В:$В| Г сетка Г" заголовк Г черно-б.елая , применения: Г.: черновая. , ошибки ячее Последовательность вывода страниц (* вциз, затем вправо С вправо, затем вниз JH : Печать... — __. :- Просцотр j • • -~ ; • : : : • 1 строк и столбцов ((нет) 2\ к как: |на экране jrj •Я ОК I Отмена | Рис. 5.21. Чтобы находящиеся в столбцах названия данных были напечатаны на каждом листе, нужно в поле сквозные столбцы ввести адрес диапазона, в котором находятся названия данных Глава 5. Печать 83 Печать листа Область листа, содержимое которой выводится на печать, называется областью печати. По умолчанию область печати ограничена ячейкой А1 и крайней правой нижней ячейкой листа, в которой есть информация (рис. 5.22). 1 2 3 4 56 7 8 9 10 11 12 AM В [Канцтовары •Наименование \ Бумага •Фломастеры Ручка Карандаш ;Линейка Альбом ^Резинка : С.'.. Щ Цена 121,00р. 32,00р. 2,50р. 1 ,00р. 1,00р. 14,50р 46р. D Кол-во 10 5 20 50 10 5 12 Всего , - • . . . - , • ' - Сумма 1 210,00р. 160,00р. 50,00р. 50,00р. 10,00р. 72,50р. 547,20р. 2099,70р. . F Крайняя правая нижняя ячейка, содержащая информацию, определяет границу области печати Рис. 5.22. Область печати "по умолчанию" Если находящаяся на листе таблица небольшая и помещается на одном лис- те бумаги (проверить это можно выбрав из меню Файл команду Предвари- тельный просмотр), то для того, чтобы ее распечатать, надо из меню Файл выбрать команду Печать. В случае если таблица большая, она автоматически разбивается на страни- цы. Для того чтобы увидеть, как таблица разделена на страницы (в соответ- ствии с текущими параметрами страницы), нужно из меню Вид выбрать ко- манду Разметка страницы. На экране будут отображены только те ячейки листа, в которых есть информация, также будут видны границы страниц. Если автоматическое разделение листа на страницы по какой-либо причине не отвечает требованиям, предъявляемым к виду документа, можно выпол- нить разбиение листа на страницы вручную. Делать это удобно в режиме разметки страницы, для перехода в который надо из меню Вид выбрать ко- манду Разметка страницы. Иногда достаточно просто скорректировать положение вертикального или горизонтального разделителя. Для этого надо захватить мышкой границу листа и переместить ее в нужном направлении: вертикальный разделитель — влево или вправо, горизонтальный — вверх или вниз. Если нужно, чтобы часть таблицы была напечатана на новом листе, то перед строкой, начиная с которой таблица должна быть напечатана с новой стра- ницы, нужно поместить границу страницы. Для этого надо щелчком левой кнопкой мыши на номере строки выделить строку листа (рис. 5.23) и из ме- ню Вставка выбрать команду Разрыв страницы. Большая морская, д.3/2, кв.7 Грабцевская, д. 1, кв.14 йская, д.32/2, кв.4 Рис. 5.23. Чтобы разбить таблицу на страницы, нужно выделить строку и из меню Вставка выбрать команду Разрыв страницы Аналогично выполняется вставка вертикального разделителя, но перед вы- полнением команды Разрыв страницы нужно выделить колонку листа. Печать фрагмента Иногда нужно напечатать не всю таблицу, а только ее часть, фрагмент. Для того чтобы это сделать, нужно определить (задать) область печати — диапа- зон, содержимое которого нужно напечатать. Чтобы задать область печати, надо выделить диапазон (рис. 5.24) и из меню Файл выбрать команду Об- ласть печати | Задать. После того как область печати будет определена, ее можно увидеть (рис. 5.25), переключившись в режим разметки страницы (команда Вид | Разметка страницы). Если диапазон печати задан, то Excel напечатает только ту часть листа, ко- торая определена как область печати. Для того чтобы отменить заданную область печати, нужно из меню Файл выбрать команду Область печати | Убрать. Другой способ напечатать часть таблицы — скрыть те столбцы или строки, которые печатать не надо. Например, если таблица (прайс-лист) содержит цены в долларах и в рублях, то для того, чтобы напечатать прайс-лист, в ко- тором цены будут указаны только в рублях, нужно непосредственно перед печатью скрыть столбец, содержащий цену в долларах. Для этого надо выде- лить столбец, который надо скрыть, щелкнуть в этом столбце правой кноп- кой мыши и из появившегося контекстного меню выбрать команду Скрыть Глава 5. Печать 85 (рис. 5.26). Вместо команды Скрыть из контекстного меню можно использо- вать команду Столбец | Скрыть из меню Формат. Строки таблицы можно скрыть аналогичным образом, выбрав из меню Формат команду Скрыть | Строка, предварительно выделив строки, которые должны быть скрыты. !••;;••'; ..•,-•.,--'..'•• ШЩЩр ж ПЩЩР •• 'йзций 1 2 Телефоны \ Модель 3 I Panasonic KX-TS 15 Характеристика память, фомкая связь .^Panasonic KX-TS 17 Ira • Ш$Ш \ 6 jPanasorifc KX-TS 27МХ|гтамягь, фимквя се язь. ЖКИ , 2 линии 6 7 8 1 10 11 I 12 i 13 14 15: Раг,у401»сК>;-ТЫ5Я Panasonic KX-TS2360 Panasonic KX-TS2361 Panasonic КХ-ТЕ2362 Panasonic KX-TS2365 Panasonic KX-TC 1005 Panasonic KX-TC 1019 Panasonic KX- 1C 1025 Pai'iasonn: KX-TC 1045 Panasonic КХЛС1070 16 I Panasonic KX-TC 1225 17 I Panasonic KX-TC 1245 1В j Panasonic KX-TCD 700 19 Panasonic KX-TCD 705 память, rjci(ir,*jrfr-Da..b. '-кги.ай ПОВТОР ГГС». и HI «'-р.) память память, ЖКИ память, пмьч.лг. I.P.I ;t., ;Кьц,автодоз 39МГц.ламять 33МГц. Зйпи..1-:ликни.«а ЗЭМГц. набор на Сазе 39МГц, аю, память 39МГЦ.+С1 ,-й *» ч. i .)ц,..,|„ ,н,р .-.мять ЗЭМГц, ЖКИ , набор на Base ЗЭМГц, ЖКИ, а/о, набор на базе DECT, ЖКИ на трубке DECT, ЖКИ, подсветка, будильник USD 30,0 43,0 65,0ВВ 21 ,0 31,0 '12,5 43,5 64,0И в ПУМ) 75,0 95,0 80,0 100,0 Цена 945 1355 2048 1908 435 682 977 1339 13701 2016 2079 2174 3371 2363 2993 2520 3150 ! I Рис. 5.24. Чтобы напечатать часть таблицы, нужно определить диапазон печати Panasonic KX-TS 17 Panasonic KX-TMS32 Panasonic KX-TS2360 Panasonic KX-TS2361 Panasonic KX-TS2362 'anasonic KX-TS 27MX память, фоикая ев язь, ЖКИ, 2 линии Panasonic KX-TS2365 Panasonic KX-TC 1005 Panasonic KX-TC 1019 Panasonic KX-TC 1025 Panasonic KX-TC 1045 Panasonic KX-TC 1070 Panasonic KX-TC 1225 Panasonic KX-TC 1245 Panasonic KX-TCD 700 Panasonic KX-TCD 705 память, громкая связь,ЖКИ память, громкая связь, ЖКИ, а/о повтор посл.номера память М,аетодоз 39МГц,память ЗЭМГц, записная книжка ЗЭМГц, набор на базе ЗЭМГц, а/о, память ЗЭМГц.+стацион. телефон.память 39МГц, ЖКИ, набор на базе ЗЭМГц, ЖКИ, а/о, набор на базе DECT, ЖКИ на трубке DECT, ЖКИ, подсветка, будильник 43,0 65,0 60,5 13,8 21,0 31,0 42,5 43,5 64,0 66,0 69,0 107,0 75,0 95,0 80,0 100,0 1355 2048 1906 435 662 977 1339 1370 2016 2079 2174 3371 2363 2993 2520 ,3150 Рис. 5.25. Область печати в режиме разметки страницы выделена цветом Характеристика Panasonic KX-TS 15 память, громкая связь память, громкая связь.ЖКИ Panasonic KX-TS 27MX память, громкая связь, ЖКИ, 2 линии Вырезать Копировать Вставить Специальная вставка,., Panasonic KX-TMS32 память, громкая связь, ЖКИ, а/о Panasonic KX-TS2360 повтор поел .номера Panasonic KX-TS2361 Panason с KX-TS2362 Panasonic KX-TS2365 память, громкая ев язь, ЖКИ, автодсо Panasonic KX-TC1005 Добавить ячейки Удалить Очистить содержимое Формат ячеек... Ширина столбца... Panasonic KX-TC1019 39МГц, записная книжка Panasonic KX-TC 102S 39МГц, набор на базе Panasonic KX-TC 1045 39МГц, а/о, память Panasonic KX-TC 1070 39Мщ,+стацион. телефон .память 39МГц. ЖКИ, набор на базе Panasonic KX-TC 1225 Panasonic KX-TC 1245 39МГц, ЖКИ, а/о, набор на базе Panasonic KX-TCD 700 DECT, ЖКИ на трубке Panasonic KX-TCD 705 DECT, ЖКИ, подсветка, будильник Panasonic KX-TCD 715 DECT. ЖКИ, набор на базе Panasonic KX-TCD 725 ОЕСТ.ЖКИ ,цифр.а/о,зап.кн,спикерфон Рис. 5.26. Скрытие столбца таблицы Для того чтобы сделать видимыми скрытые столбцы, нужно выделить столбцы соседние со скрытыми и из меню Формат выбрать команду Стол- бец | Отобразить или выбрать команду Отобразить из контекстного меню. Для того чтобы сделать видимыми скрытые строки таблицы, нужно выде- лить одну или несколько строк, находящихся сверху и снизу от скрытых строк, и из меню Формат выбрать команду Строка | Отобразить. Глава 6 Диаграммы Для наглядного представления данных, находящихся в таблице, используют диаграммы. На практике наиболее часто используют гистограммы и графи- ки. На гистограмме данные изображаются столбиками (рис. 6.1), на графи- ке — точками, которые соединяют линиями (рис. 6.2). Мониторы 70% • 14' • 15' П17' Май Июнь Июль Рис. 6.1. Пример гистограммы Графики обычно используют для отображения процессов, развивающихся во времени. Гистограммы удобны для наглядного представления соотноше- ния величин. Линия на графике или группа столбиков гистограммы изображают ряд дан- ных — содержимое нескольких соседних ячеек таблицы. На одной диаграм- ме можно представить несколько рядов данных. 35- on *к ^ 9П - t/)Э 1C _, 1П - Нефть *—* ^ \ , , A — »- Цена, USD за баррель 1.4 3.4 5.4 7.4 9.4 11.4 13.4 15.4 Дата Рис. 6.2. Пример графика Помимо гистограмм и графиков, широко используются круговые диаграм- мы, которые удобны для наглядного представления соотношения величин, образующих целое. Например, круговая диаграмма, изображенная на рис. 6.3, дает наглядное представление о структуре расходов семьи. Структура расходов Прочие расходы 20% Медицина 5% Транспорт 15% Одежда 10% Образование 15% Квартира 10% Питание 25% Рис. 6.3. Пример круговой диаграммы Построение диаграммы Наиболее просто построить диаграмму, если таблица содержит данные, на- звания данных и пояснения к данным, причем строки, в которых находятся данные, следуют одна за другой, а названия данных находятся в начале строки данных (рис. 6.4). Глава 6. Диаграммы 89 -Пояснения к данным L Названия данных - Данные Рис. 6.4. Данные в таблице расположены в строках, следующих одна за другой Таблица, приведенная на рис. 6.4, ориентирована горизонтально (данные в таблице находятся в строках). Таблица может быть ориентирована верти- кально (рис. 6.5). В этом случае данные находятся в столбцах. Названия данных • Пояснения к данным Данные Рис. 6.5. Данные в таблице расположены по столбцам Чтобы построить диаграмму, нужно выделить ячейки, в которых находятся данные, названия данных и пояснения к данным (рис. 6.6), и щелкнуть на командной кнопке Мастер диаграмм (рис. 6.7) или в меню Вставка выбрать команду Диаграммы. | Объем продаж Дата Э (Изделие 1 80 ' [Изделие 2 140 70 142 124 150 110 100 20 25 40 Всего: 220 220 252 224 152 190 Рис. 6.6. Перед тем как активизировать процесс построения диаграммы, нужно выделить данные, которые должны быть отражены на диаграмме 4 Зак. 403 Мастер диаграмм [ Рис. 6.7. Кнопка Мастер диаграмм Щелчок на кнопке Мастер диаграмм или выбор команды Вставка | Диа- граммы активизирует процесс построения диаграммы и на экране появляет- ся окно Мастер диаграмм (рис. 6.8). (Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы Стандартные | Нестандартные ki Линейчатая .t График (J Круговая Точечная С областями Кольцевая Лепестковая Поверхность •* Пузырьковая ЬЦ| Биржевая рбычная гистограмма отображает значения различных категорий. Просмотр результата | Отмена Далее '>••-[ [ртово Рис. 6.8. На первом шаге процесса построения диаграммы нужно выбрать тип и вид диаграммы Мастер диаграмм реализует интерактивный процесс построения диаграммы, который состоит из четырех шагов. Переход к следующему шагу выполняет- ся щелчком на кнопке Далее. На каждом шаге, щелкнув на кнопке Назад, можно вернуться к предыдущему шагу. Тип диаграммы определяет способ изображения данных. Наиболее часто для представления данных используют гистограммы, графики и круговые диа- граммы. Гистограмма — это наиболее универсальный способ представления данных, при котором значение каждого элемента данных изображается столбиком, высота которого пропорциональна значению (рис. 6.9). Гистограмма удобна для наглядного представления соотношения данных в каждый из рассматри- ваемых моментов времени. Глава 6. Диаграммы 91 Объем продаж т Изделие 1 • Изделие 2 пИзделие 3 Рис. 6.9. Гистограмма На графике значения изображают точками, и затем точки соединяют ли- ниями. Графики обычно используют для изображения величин, которые меняются во времени. График наглядно показывает ход развития процесса, тенденции изменения величины. Объем продаж Изделие 1 Изделие 2 Изделие 3 Рис. 6.10. График Круговая диаграмма удобна для отображения соотношений нескольких ве- личин. В отличие от гистограммы и графика, на круговой диаграмме можно отобразить только один ряд данных. Вид диаграммы (рис. 6.10) определяет способ изображения диаграммы (пло- ская или объемная) и способ предварительной обработки данных. С накоплением Обычная Объемная обычная — Нормированная — Обьемная нормированная Обьемная с накоплением Рис. 6.11. Вид диаграммы определяет, в том числе, и способ предварительной обработки данных Существует три вида диаграмм: П обычная; О с накоплением; О нормированная. На обычной диаграмме отображаются значения рядов данных без какой- либо предварительной обработки (рис. 6.12). янв.02 фев.02 мар.02 апр.02 май.02 июн.02 Рис. 6.12. На обычной диаграмме отражены значения рядов данных На диаграмме с накоплением каждое значение каждого следующего ряда откладывается от значения предыдущего ряда (рис. 6.13). Таким образом, самая верхняя кривая (на графике) или высота столбиков (на гистограмме) Глава 6. Диаграммы 93 соответствует сумме рядов данных, а кривые, соответствующие рядам дан- ных, отражают вклад каждой категории в общую сумму. На нормированной диаграмме отражается вклад каждой категории в общую сумму (рис. 6.14). Для этого выполняется предварительная обработка данных: в каждой точке вычисляется доля (процент) каждой категории в общей сумме. 1 янв.02 фев.02 мэр.02 апр.02 иай.02 июн.02 Рис. 6.13. На диаграмме с накоплением отражена сумма рядов данных и вклад каждого ряда в сумму янв.02 фев.02 мар.02 апр.02 иай.02 июн.02 Рис. 6.14. На нормированной диаграмме отражена доля каждого ряда в сумме Следует обратить внимание, что для построения диаграммы с накоплением и нормированной диаграммы количество рядов данных должно быть не меньше двух. После выбора типа и вида диаграммы и щелчка на кнопке Далее на экране появляется окно второго шага Мастера диаграмм (рис. 6.15). В этом окне, во вкладке Ряд, можно уточнить диаграмму: добавить или удалить ряд данных, определить строку таблицы, содержимое ячеек которой используется в каче- стве подписи оси X. Обратите внимание, что в качестве подписи оси X ис- пользуется содержимое первой (верхней) строки выделенной области листа (см. рис. 6.6), а в качестве названий рядов данных — содержимое первого (левого) столбца. |Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данным диаграммы i f ; i '. ".-:•'•* ,иа тазон данных i Ряд 16П -»-^- 60 ш -1^---т— 1 , . — , — : ^. п ' : "! '; ; : i i :i , , В li~l Г : >-• IB Г I In; 1 ;- тварь сераль мгрт А|[МЛЬ Mar Holt 'ад ВЯНЯВЯ Изделие 2 Изделие 3 добавить •ЩГ] и, zJ » Удалить Подписи оси X: |[Т)| : Отмена (я; =Лист1!$А$3 \i| ачения: =Лист1!$В$3:$С$3 ^] |=Лист1!$В$2:$6$2 ^J < Назад || Далее > 1 Готово Рис. 6.15. На втором шаге можно уточнить данные, используемые для построения диаграммы Уточнение рядов данных может потребоваться, если данные, которые долж- ны быть отображены на диаграмме, находятся в строках (или столбцах), ко- торые не следуют один за другим. Пусть, например, для рассматриваемого примера на диаграмме надо отразить динамику продаж только первого и третьего изделий. Так как строки, в которых находятся данные о продажах, не следуют одна за другой, сначала надо выделить строки дата и изделие 1 и активизировать процесс построения диаграммы. На втором шаге Мастера диаграмм надо выбрать вкладку Ряд и щелкнуть на кнопке Добавить. В ре- зультате этого в список рядов данных диаграммы будет добавлен новый элемент — РЯД 2. После этого надо задать имя ряда и диапазон данных. Глава 6. Диаграммы 95 Чтобы задать имя ряда, нужно сначала щелкнуть в поле Имя, затем — в ячейке таблицы, в которой находится название данных (в рассматриваемом примере — это ячейка AS). Чтобы задать диапазон, нужно щелкнуть в поле Значения и при помощи мыши выделить диапазон, в котором находятся данные (в рассматриваемом примере — это в5:С5). Следует обратить внима- ние на то, что в результате нажатия левой кнопки мыши в стартовой ячейке диапазона окно Мастер диаграмм исчезает и на экране появляется окно Ис- ходные данные - Значения: (рис. 6.16), в котором можно наблюдать адрес выделяемого диапазона. Исходные данные -Значения: =Лист1!$В$5:$С$5 Рис. 6.16. В процессе выделения диапазона можно видеть его адрес После завершения процесса выделения диапазона на экране снова появля- ется окно Мастера диаграмм. После щелчка на кнопке Далее в окне второго шага на экране появляется окно третьего шага Мастера диаграмм (рис. 6.17). Вкладки этого окна по- зволяют выполнить окончательную настройку диаграммы. 1 Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): парапет Подписи данных Заголовки 1 Оси Название диаграммы: | (объем продаж Ось X (категорий): : 1 га Г~ ! " 13 Ось Y (значений): i ?, и - и. ,, ,...., ' о- JTblC. РУ6| ; | 5 * / "Етщзая ось X (гг!'ги-Г'.!рии): .' :. .• :: | tf ВТОРАЯ ОСЬ У ''?|-ГЛ!. k^i-lf-IH ^ ' '- •' 1 1 -~~^-~> ' : • ] 1 GJ] Отмена •'?*§ Hh'a. Щ^^ШШЦЩ /d >^ Таблица данных Линии сетки | Легенда | Объем продаж ..™„,- ^--v - - ••••••-. -~. - j — 1t ^v^^* < Назад h i — • Иод е л и 2 1 Далее > Готово Рис. 6.17. На третьем шаге выполняется окончательная настройка диаграммы Вкладка Заголовки позволяет задать название диаграммы и подписи осей. Названия диаграммы и подписи осей нужно ввести в соответствующие поля. В процессе ввода текст, вводимый в поля, появляется в окне макета диа- граммы. Флажки вкладки Оси (рис. 6.18) позволяют управлять отображением осей диаграммы. Результат сброса или установки флажков моментально отража- ется в поле макета диаграммы. [мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы , 1 , ' i Подписи данных ,.: ' ;. ;,., . . I1 Заголовки Оси J по основной оси — -• | Г? ось X (категорий) . ' •(* (автоматическая! т ось времени j |7 ось V (значений) j a • ' М^ 60 - 40 • 2П • Таблица Линии сетки : Объем проде 1гг V данных : •5 Легенда ж 1 h I 1 -Ц яИзделм: V! аизАйлм: !'....•:..'•'•' • ' • ' . ' . • ' ' ' . . . 'j : | $Щ Отмена <Назад | Далее > Г_отово ; Рис. 6.18. Вкладка Оси По оси Y отложены значения данных, что позволяет сопоставить высоту столбика и значение, которое этот столбик изображает. Если количество значений по категориям невелико, например, на диаграмме представлены данные только за один-два месяца, то ось значений можно убрать (сбросить флажок ось Y (значений)), а во вкладке Подписи данных установить флажок Включить в подписи значения. Значения данных, изображаемых столбиками, будут написаны непосредственно над столбиками. Вкладка Подписи данных (рис. 6.19) позволяет поместить в поле диаграммы подписи данных, в качестве которых наиболее часто используют значения данных (рис. 6.20) или их имена (рис. 6.21). Если в качестве подписи используется значение данных, то рядом с каждым элементом диаграммы будет выведено значение, которое изображает этот элемент. Например, на гистограмме над каждым столбиком будет выведено значение, изображаемое этим столбиком. Следует обратить внимание на то, что использование в качестве подписи данных значений может приводить к избыточности информации на диаграмме. Поэтому значения в качестве подписи используют, если на диаграмме нет оси значений (ось Y). При вы- боре в качестве подписи имени ряда, рядом с каждой точкой будет выведено название данных. Очевидно, что при использовании в качестве подписи данных названия ряда, легенду в диаграмму включать не надо. Глава 6. Диаграммы 97 (Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры Заголовки | Оси 1 Линии сетки Легенда _ Подписи данных jj • • - . . . Таблица данных • - ;•; ВКЛЮЧИТЬ В ПОДПИСИ;— ;" Р* имена РИДОВ Г* имена категорий f* .значения : Г" ДОЛИ . .• ': • • I рЭЗИРрЫ Пу'5ЫрЫ''ОВ ' Разделитель: г Г" Кл[2ч ле < Назад . > j Готово Рис. 6.19. Вкладка Подписи данных 140 Объем продаж 150 I42 Январь Февраль Март Рис. 6.20. Подписи данных — значения Объем продаж Изцелиб 3 Январь Февраль Март Рис. 6.21. Подписи данных— имена данных Вкладка Линии сетки (рис. 6.22) обеспечивает управление отображением ли- ний сетки. Линии сетки облегчают процесс восприятия диаграммы, сопос- тавления графической и числовой информации. Линии сетки обычно ото- бражают, если на диаграмме есть ось значений. Если оси значений на диаграмме нет, а значения данных отображаются рядом со столбиками, то горизонтальные линии сетки лучше убрать. Для этого надо сбросить флажок основные линии в поле Ось Y (значений). Флажки промежуточные линии по- зволяют управлять отображением промежуточных линий сетки. Подписи данных Заголовки Оси Ось X (категорий) Г" ОСНОВНЫЕ линии I промежуточные линии • • ' 1 промежуточные линии | во | я • Таблица данных ' • " Линии_сетки ] 1 Легенда — Г h F \ SS'S* | (?1| . ; • . " • : • ' Отмена < Цазад | Tj пизлел!е: \ !*" | Далее > Сотово Рис. 6.22. Вкладка Линии сетки Параметры диаграммы и.д| Подписи данных : I Таблица данных Заголовки I Оси Линии сетки :: | Й?.Г.?.М..'Ц... $7 Добавить легенду Размещение — • ---- ; — : ---- - | внизу ' Г" в правом верхнем углу '•'справа <~ слева ОК Отмена Рис. 6.23. Вкладка Легенда Глава 6. Диаграммы 99 Вкладка Легенда (рис. 6.23) позволяет скрыть или сделать видимой легенду (условные обозначения). Если установлен флажок Добавить легенду, то, ис- пользуя переключатели группы Размещение, можно задать положение леген- ды относительно области построения диаграммы. В некоторых случаях бывает удобно, когда рядом с диаграммой находятся данные, по которым эта диаграмма построена. Для того чтобы рядом с диа- граммой появились данные, по которым построена диаграмма, нужно во вкладке Таблица данных установить флажок Таблица данных. После того как будет выполнена настройка диаграммы, можно перейти к последнему, четвертому шагу. Для этого надо щелкнуть на кнопке Далее и в появившемся диалоговом окне (рис. 6.24) задать лист, на который следует поместить созданную диаграмму. Диаграмму можно поместить на один из существующих листов книги или на отдельный лист. Если диаграмму поместить на существующий лист (по умолчанию — это лист, на котором находится таблица с данными), то диа- грамма займет только его часть (рис. 6.25), и при выводе на печать на бумаге будут напечатаны и таблица и диаграмма. Диаграмму, которая находится на одном листе с таблицей, можно масшта- бировать и перемещать по листу. Для того чтобы изменить размер диаграммы, нужно щелкнуть левой кноп- кой мыши в области диаграммы (на границе области диаграммы появятся маркеры — черные квадратики), захватить один из квадратиков и перета- щить границу области диаграммы в нужном направлении. Для того чтобы переместить диаграмму в пределах листа, нужно в области диаграммы нажать левую кнопку мыши, и, удерживая ее нажатой, перемес- тить границу области построения диаграммы в нужное место листа. После того как кнопка мыши будет отпущена, диаграмма будет перерисована на новом месте. Гмастер диаграмм (шаг 4 из 4): размещение диаграммы ' :. \ • •'-, Поместить |Ь иР ; :Г атдельном! [Диаграмма! Отмена J '• ..< Назад Да лее > | Готово Рис. 6.24. Диаграмму можно поместить на рабочий или отдельный лист 100 Microsoft Excel, Быстрый старт _i A B 1 c 1 D 1 i Объем продаж 2 (Дата Январь ; Февраль Map 3 4 5 Б 7 8 1Г 10 11 12 Тз J4 15 16 17 IB !У 20 21 22 23 24 Изделие 1 80 70 14 Изделие? _ .140 150 11 р1зделие 3, , - i 20 2 I E [ F j G т Апрель : Май Июнь 2 124 100 50 ' ] 100 —gj"- Ц0 5 40 ' 50 I 70 . Всего: 220 ; 220 252 224 ; 152 ! 190 1 I N Объем продаж 160 •РО I В г ^ g J 1 - кп " п 20 3_Н1Ы ^ s т ^ ^ — \ граммы в Изде! П Изде! D Изде) 1ие 1 1ие2 1иеЗ Заголовок оси значений Ось категорий Ряды данных Легенда Рис. 6.26. Настройка диаграммы выполняется путем изменения характеристик ее элементов Форматирование диафаммы выполняется путем форматирования отдельных элементов. Например, для того чтобы убрать рамку вокруг условных обозна- чений легенды, нужно выполнить форматирование легенды. Для того чтобы выполнить форматирование элемента диафаммы, например легенды, нужно установить указатель мыши на нужный элемент (рядом с указателем мыши должна появиться подсказка — имя выбранного элемен- та), щелкнуть правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать команду Формат (рис. 6.27). ТЕ Изделие 1 Т РП Изделие 20 в |§^ формат легенды. , Очистить 1k I \ Рис. 6.27. Чтобы выполнить форматирование элемента диаграммы, нужно щелкнуть на нужном элементе правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Формат В результате выбора в контекстном меню команды Формат на экране появ- ляется окно Формат. Вкладки этого окна используются для изменения ха- рактеристик и, следовательно, вида выбранного элемента диафаммы. Коли- чество вкладок окна Формат зависит от того, форматирование какого элемента выполняется. Рассмотрим несколько типичных задач форматирования элементов диа- граммы. На диаграмме, построенной Мастером диаграмм, легенда окружена рамкой. Для того чтобы убрать рамку вокруг легенды, нужно щелкнуть правой кноп- кой мыши в поле легенды, выбрать в контекстном меню команду Формат и во вкладке Вид диалогового окна Формат легенды выбрать переключатель невидимая в поле Рамка. Чтобы убрать закраску области построения диаграммы, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши в области построения диаграммы, выбрать в контек- стном меню команду Формат и во вкладке Вид диалогового окна Формат области построения выбрать переключатель прозрачная в поле Заливка. Для того чтобы изменить цвет закраски столбика диаграммы (линии на гра- фике), нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на изображении столбика, цвет которого надо изменить, в появившемся контекстном меню выбрать команду Формат рядов данных, затем во вкладке Вид выбрать цвет закраски (заливки). В этой же вкладке можно выбрать тип, цвет и толщину линии границы столбика. Печать диаграммы Процесс печати диаграммы можно активизировать щелчком на командной кнопке Печать или выбором в меню Файл команды Печать. В первом слу- чае процесс печати начнется сразу. Во втором на экране появится диалого- вое окно Печать, используя которое можно задать (изменить) параметры печати, убедиться, что на печать посылается именно та часть документа, ко- торая нужна, а если это не так, то отказаться от печати. Поэтому процесс печати диаграммы рекомендуется активизировать выбором команды Печать меню Файл. Если диаграмма находится на отдельном листе книги, то для того чтобы ее напечатать, надо открыть лист с диаграммой и в меню Файл выбрать коман- ду Печать. Диаграмма, находящаяся на отдельном листе книги, будет отпе- чатана на отдельном листе бумаги. Если диаграмма находится на одном листе с таблицей или на одном листе находятся несколько диаграмм, то для того чтобы распечатать только диа- грамму на отдельном листе бумаги, ее надо выбрать — сделать щелчок левой кнопкой мыши в области диаграммы. В результате этого диаграмма будет выделена маркерами (рис. 6.28). Теперь, если активизировать процесс печа- ти, будет напечатана именно эта, выбранная диаграмма (в этом можно убе- диться, щелкнув на командной кнопке Предварительный просмотр). Если на листе бумаги надо напечатать таблицу и диаграмму, которая нахо- дится на одном рабочем листе с таблицей, то перед активизацией печати Глава 6. Диаграммы 103 нужно убедиться, что диаграмма не выбрана (контур диафаммы не обрам- лен маркерами). Если диаграмма все-таки выбрана, то перед тем как акти- визировать печать, нужно снять выделение диафаммы. Для этого надо щелкнуть левой кнопкой мыши в любой свободной ячейке рабочего листа книги. 1 2 3 "1 JL 6/ 1 8 9 То" 11 12 13 14 15 16 17 18"; 19 20 А в с Объем продаж \ Цата Изделие 1 Изделие 2 Изделие 3 J ° ]__' Е J F L_ <з " Январь Февраль1 Март ; Апрель Май Июнь 80 70 140 1 150' - i 20 Всего: 220 220 142 : 124 ! 100 50 " 110 100 52 140 | 25 j 40 ^ " 50 ! 70", 252 224 ! 152 ; 190 Объем продаж 120 1 60 • 40 • / т • j !• рЗ « fjm т fl 1 Я '• — II — в-гйт щ [Д \ Д \ кШ \ f у /у ^ 6? I г гМа V • I ! I • жеры - выделяют выбранный объект Рис. 6.28. Чтобы напечатать диаграмму на отдельном листе, ее нужно выбрать Копирование диаграммы в документ Microsoft Word Диафамму, построенную в Microsoft Excel, можно вставить в документ Microsoft Word. Наиболее просто это можно сделать путем копирования диафаммы из Excel в Word через буфер обмена Windows. Чтобы поместить диафамму Excel (точнее, копию диафаммы) в документ Word, нужно: 1. Запустить Microsoft Word, открыть или подготовить документ, в который нужно вставить диафамму, установить курсор в ту точку документа, в ко- торую нужно вставить диафамму. В качестве примера на рис. 6.29 приве- ден фрагмент документа, в который нужно вставить диафамму. 2. Запустить Excel, открыть рабочую книгу, в которой находится нужная диафамма, щелчком на диафамме выбрать ее и в меню Правка выбрать команду Копировать. В результате этих действий копия выбранной диа- фаммы будет помещена в буфер обмена Windows, а сама диафамма будет выделена "бегущим" пунктиром (рис. 6.30). ш| Отчет о продажах - Microsoft Word Файл Правка §ид Вставка Формат Сервис Таблица QKHO Справка 4 Обычный » Times New Roman » 12 » 1 Ж Jt Ч *» I ЭЁ в Сюда нужно вставить диаграмму - Excel 1 • i • 2 • i ' 3 Отчет о продажах Динамика продаж отражена на рис. 1. -i Рис.1. Динамика продаж Рис. 6.29. Курсор указывает место, куда нужно вставить диаграмму _ _ _ Объем продаж Дата Январь Февраль Март Апрель i Май Июнь Изделие 1 Изделие 2 .Изделие 3. 80 140 70 150 20 142 110 25 124 100 40 100 52 50 50 140 70 Всего: 220 220 252 224 152 190 Объем продаж а Изделие 1 П Изделие 2 ^ П Изделие 3 Рис. 6.30. Выделив диаграмму "бегущим" пунктиром, Excel показывает, что она скопирована в буфер обмена Глава 6. Диаграммы 105 3. Переключиться в Microsoft Word. Для этого нужно щелкнуть левой кноп- кой мыши на находящейся на панели задач (рис. 6.31) кнопке, обозна- чающей открытый документ Microsoft Word, в который нужно вставить скопированную в буфер диаграмму. ЩПуск [1 j .ДОтчет о продажах - М1сг...| [Дпродажи Документ MS Word Книга MS Excel Рис. 6.31. Чтобы переключиться в Word, нужно щелкнуть на кнопке, обозначающей нужный документ 4. Убедиться, что курсор находится именно в той точке документа, в кото- рую нужно вставить диаграмму, и в меню Правка выбрать команду Вста- вить. Копия таблицы будет вставлена в документ Microsoft Word (рис. 6.32). сЛ Отчет о продажах - Microsoft Word файл Правка Вид Вставка Формат СЕРВИС Таблица О_кно ^правка о? ви"••* '|4ва -А Обычный т Times New Roman т 12 > Ж К Ы •10' I • 11 • I • 12 ' Отчет о продажах Динамика продаж отражена на рис. 1. ИИзделие1 DИзделие 2 оИзделиеЗ Январь Февраль Март Апрель Рис.1. Динамика продаж Рис. 6.32. Диаграмма MS Excel в документе MS Word Глава 7 Графика На поверхность листа рабочей книги можно поместить иллюстрацию. Это может быть, например, логотип фирмы на прайс-листе или бланке. Иллюстрацию можно заранее подготовить при помощи графического редак- тора, например Microsoft Paint, или нарисовать непосредственно в Excel. Можно также выбрать картинку из коллекции Microsoft. Вставка рисунка Для того чтобы поместить на поверхность рабочего листа картинку, которая находится в файле, нужно: 1. В меню Вставка выбрать команду Рисунок | Из файла. (Добавление рисунка Папка: i Журнал ,,Q V Мои документы РГ:^Л Рабочий стол ;: .Щ Избранное Мое сетевое : окружение jgjgjjjjj^jgjjjj^gj^j^j^: ..:•:;:,;;::: ?j x| |Q ris J . ф, - Ц] JO X Cj Щ 'Сервис- , имя : ^|fris04 || уви f!S Crisis l:ii If "517 Имя файла: 1 Тип файлов: |все рисунки Размер] Тип | Изменен J •*•) 661КБ Точе... 23.03.2002... | 806КБ Точе... 23.03.2002.., 104КБ Точе... 23.03,2002.,. 106КБ Точе... 23.03.2002... 117КБ Точе.,. 23.03.2002... 130КБ Точе... 23.03.2002... 754КБ Точе,.. 23.03.2002,,. 567КБ Точе,.. 23.03.2002... 497КБ Точе... 23.03.2002... 542КБ Точе... 23.03.2002... 542КБ Точе... 23.03.2002... 542КБ Точе,.. 23,03,2002... 476КБ Точе... 23,03.2002,,. 449КБ Точе.,. 25.03.2002... 498КБ Точе... 25,03.2002... jrj '.T.I Вставить J »] . : Отмена | •• ' ' ".и.: У' ii'....V" ' : 2 Рис. 7.1. Выбор рисунка Глава 7. Графика 107 В появившемся диалоговом окне Добавление рисунка (рис. 7.1) выбрать папку, в которой находится нужный рисунок, и затем — рисунок. В диа- логовом окне Добавление рисунка можно увидеть содержимое графиче- ских файлов, что облегчает процесс поиска нужного рисунка. Для этого надо установить режим просмотра содержимого графических файлов или режим отображения эскизов. Режим отображения содержимого выбран- ной папки задается путем выбора соответствующей команды из списка Представления (рис. 7.2). Щелкнуть на кнопке Вставить. 1 Добавление рисунка "" ИДИ ; Папка; • ::bSJ ' : Журнал \ . . . . . . . С!~^ч ' - ' , ;; Л — J .. • т • ' ..* J • Избранное * К'-йШ 2D ris jrj 4=. '.& jSt X Cj Имя ? •' ..'•!..• :• Размер) Тип 1 Измене 'ris04 661КБ Точе.,. 23.03.; rris03 806КБ Точе... 23.03.! rris05 104КБ Точе... 23.03.^ fris06 106КБ Точе... 23.03.! 'ris07 117КБ Точе.,. 23,03.! "risOS 130КБ Точе... 23,03.; ?ris09 754КБ Точе... 23,03.; ГГЙ10 567КБ Точе... 23.03.; rrisll 497КБ Точе... 23.03.; |Щ » [Сервис * *а Крупные значки IV Мелкие значки »- Список Я!| Хаблица 35 Свойства Е@ Просмотр 41 Ё"С-г;ре,41.-аел(;ниг 3 I fris!3 542K5 Точе... 23.03.2002... fris!4 542КБ Точе... 23.03.2002... frtel5 476КБ Точе... 23.03.2002... fris!6 449КБ Точе... 25.03.2002... fris!7 498КБ Точе.., 25.03.2002... _^j : "••. (jsfv* Имя файла: -Г Мое сетевой • : : , окружение Тип файлов; [все рисунки 3 Вставить 'J °™ена L Рис. 7.2. Чтобы увидеть содержимое графических файлов, нужно выбрать Просмотр или Эскизы После того как рисунок будет помещен на поверхность рабочего листа, можно изменить его размер и положение. Для того чтобы изменить размер рисунка, нужно установить указатель мыши на один маркеров, помечающих углы рисунка, нажать левую кнопку мыши и, удерживая кнопку нажатой, переместить угол рисунка (границы, примыкаю- щие к углу) в нужном направлении (рис. 7.3). После того как кнопка мыши будет отпущена, рисунок будет перерисован в новых границах. Для того чтобы изменить положение рисунка на поверхности листа, пере- местить его в другую точку, нужно установить указатель мыши на рисунок, нажать левую кнопку мыши и, удерживая кнопку нажатой, переместить гра- ницу рисунка в нужную точку листа (рис. 7.4). После того как кнопка мыши будет отпущена, рисунок будет перерисован на новом месте. 108 Microoft Excel. Быстрый старт Рис. 7.3. Изменение размера рисунка; пунктир показывает новый размер "»Т" -.;» rt:....... •VТ Я о-— • — ! ! 1Р= Рис. 7.4. Перемещение рисунка; пунктир показывает новое положение рисунка 4> Ф Вставка картинки * X Поиск клипа Искать текст: Другие параметры поиска Просматривать: | Выделенные коллекции Искать объекты: Некоторые типы файлов См. также 151 Коллекция картинок... Ф Коллекция картинок в Интерне Щ Советы по поиску клипов * * Вставка картинки » X Результаты: ГТГГ девушки; деловая женщина; женщины., L-Д- 187 (ш) х 262 (в) точек; 7 КБ; WHF См. также J2J Коллекция картинок... Ф Коллекция картинок в Интерж (5 Советы по поиску клипов Рис. 7.5. В диалоговом окне Вставка картинки можно выбрать картинку коллекции Microsoft Глава 7. Графика 109 Для того чтобы на поверхность листа поместить картинку из коллекции Microsoft, нужно в меню Вставка выбрать команду Рисунок | Картинки. За- тем в появившемся диалоговом окне Вставка картинки (рис. 7.5) нужно щелкнуть на кнопке Найти и затем, в этом же окне, выбрать подходящую картинку. После того как картинка будет помещена на поверхность листа, можно из- менить ее размер или положение. Делается это точно так же, как описано выше. Создание рисунка Существуют два подхода к созданию рисунка. Первый — рисовать непо- средственно на листе книги. Второй — поместить на лист книги объект - рисунок Microsoft Word. Однако независимо от того, какой подход используется, технология созда- ния рисунков одинакова. Поэтому сначала рассмотрим, как можно создать рисунок непосредственно на листе книги. В Excel рисунок состоит из объектов. Прямоугольник, круг, овал, линия - все это примеры простейших объектов. Автофигуры: стрелки, звезды, вы- носки — это примеры сложных объектов. В качестве иллюстрации сказан- ного на рис. 7.6 приведены рисунок и объекты, из которых этот рисунок составлен. Рис. 7.6. Рисунок и объекты, из которых он составлен Процесс рисования в Excel напоминает создание аппликации, когда из раз- ноцветной бумаги вырезают фигуры и составляют из них картину. Как и при создании аппликации, в процессе создания рисунка можно менять по- ложение объектов, накладывать один объект на другой. 110 Microoft Excel. Быстрый старт Для рисования используется панель инструментов Рисование (рис. 7.7). Если панель инструментов на экране не отображается, то чтобы сделать ее дос- тупной, надо щелкнуть на находящейся на панели инструментов Стандарт- ная кнопке Рисование (рис. 7.8) или в меню Вид выбрать команду Панели инструментов и в появившемся списке — Рисование. Действия * fc i Автофигуры- \ Ч П О Н 4 О И Рис. 7.7. Панель инструментов Рисование Рис. 7.8. Командная кнопка Рисование находится на панели инструментов Стандартная В панели инструментов Рисование находятся командные кнопки, обеспечи- вающие рисование, точнее, вычерчивание объектов и их настройку, напри- мер изменение толщины и цвета линий, заливки областей. Рисование Для того чтобы нарисовать объект, например прямоугольник, нужно: 1. Щелкнуть левой кнопкой мыши на соответствующей командной кнопке. 2. Установить курсор мыши в ту точку листа, в которой должен находиться левый верхний угол прямоугольника. 3. Нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, переместить ука- затель мыши в ту точку, в которой должен находиться правый нижний угол прямоугольника. 4. Отпустить кнопку мыши. Рис. 7.9. Только что нарисованный объект помечен маркерами Глава 7. Графика 111 В результате этих действий на поверхности листа появится прямоугольник (рис. 7.9). Граница только что нарисованного прямоугольника помечена ма- ленькими кружками — маркерами. При позиционировании указателя мыши на маркере указатель принимает форму стрелки, которая показывает на- правление возможного перемещения стороны прямоугольника или угла (двух сторон одновременно). Захватив маркер, можно изменить размер пря- ' моугольника (рис. 7.10). .4. Рис. 7.10. Чтобы изменить размер объекта, захватите один из маркеров и тащите границу в нужном направлении Вынесенный немного вверх, выделенный цветом маркер позволяет вращать объект вокруг его центральной точки (для прямоугольника — это точка пе- ресечения диагоналей). Для того чтобы повернуть объект, нужно захватить выделенный цветом маркер и перемещать его вокруг центральной точки объекта (рис. 7.11) до тех пор, пока пунктирная граница объекта не займет нужное положение. Рис. 7.11. Вращение объекта Перемещение объекта Иногда требуется изменить положение объекта, например, переместить не- много в сторону. Для того чтобы это сделать, нужно: 1. Установить указатель мыши на нужном объекте (указатель мыши при этом примет форму четырехнаправленной стрелки). 2. Нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, переместить изо- бражение границы объекта в нужном направлении (рис. 7.12). 112 Microoft Excel. Быстрый старт 3. Отпустить кнопку мыши. Объект будет перерисован на новом месте. Рис. 7.12. Перемещение элемента рисунка (объекта) Изменение свойств объекта Как было сказано выше, рисунок состоит из объектов. Каждый объект ха- рактеризуется набором свойств, значения которых определяют вид объекта. Например, прямоугольник и овал, помимо размера, характеризуются сле- дующими свойствами: тип линии границы, толщина линии границы, цвет линии границы, цвет заливки. Изменяя значения свойств объекта, можно изменить его вид. Действия по изменению свойств направлены на выбранный объект, который на рисунке помечен маркерами. Таким образом, для того чтобы изменить свойства объекта рисунка (цвет заливки, толщину линий, шрифт надписи, размер и т. д.), нужно выбрать этот объект — щелкнуть левой кнопкой мы- ши на объекте. Выбранный объект будет выделен маркерами (рис. 7.13). Рис. 7.13. Выбранный объект выделен маркерами Толщина линии Для того чтобы изменить толщину линии или границы объекта, например, границы круга или прямоугольника, надо: 1. Выделить объект рисунка, толщину линии которого надо изменить. Для этого надо щелкнуть на объекте. 2. Щелкнуть на командной кнопке Тип линии (панель Рисование) и в поя- вившемся списке выбрать нужный тип линии (рис. 7.14). Глава 7. Графика 113 } действия - [ Объект, толщина линий " которого будет изменена т I т ; г [- \ ; i I i ! - ; J I ! 1 ........ . . . . _ . _ . . . . . _ _!..... ........1... _ . - . ! _ . - i 1 : ! ! ! Г ; i i ! i j ;... ! \ 1 1 ! ь i F i _Ь О ^^^t \ А 1 С^И ! ! \ ' ! 1 1 ( f : ! 1 | Г ВШшШвЯвшЯВвИпнПвПВшЯШвВН g АВТОФИГУРЫ^ \ ч а о в х оЖЩЖ^ЖЕЖ:в ШГВЧЩЯ? Текущая толщина • линии (границы) объекта Устанавливаемая толщина линии (границы) объекта Рис. 7.14. Изменение толщины границы выделенного объекта Тип штриха Линия, в том числе и граница объекта, например, прямоугольника, может быть сплошной (непрерывной), пунктирной, штриховой или другого типа. Для того чтобы изменить вид линии или границы объекта, например, гра- ницы круга или прямоугольника, надо: 1. Выделить объект рисунка, вид линии которого надо изменить. Для этого надо щелкнуть на объекте. 2. Щелкнуть на командной кнопке Тип штриха (панель Рисование) и в по- явившейся палитре выбрать нужный вид (рис. 7.15). Объект, вид границы которого будет изменен Текущий вид границы выделенного объекта Новый вид Рис. 7.15. Изменение вида границы объекта Цвет линии Для того чтобы изменить цвет линии (границы объекта), например, границы круга или прямоугольника, надо: 114 Microoft Excel. Быстрый старт 1. Выделить объект рисунка, цвет линии которого надо изменить. Для этого надо щелкнуть на объекте. 2. Щелкнуть на командной кнопке Цвет линий (панель Рисование) и в поя- вившейся палитре выбрать нужный цвет (рис. 7.16). jj ..•- .j ..- Г Объект, цвет границы р- Тек^ий ^вет ГРЭНИ1*Ы которого будет изменен Г ^.деленного объекта | ; : 1 ! 1 ' = \ ! ! 1 [ i l l | ' '- \ i i I_|5Ef~lEEQ F- -- LJ - > i Нет линий il Авто •••••••• • НИВ вН)! • aBDDDheHHO-ro; Новый цвет границы убой! Другие цвета линий... .зорпвнз линии. . . Действия -[ддвтофисуры- \ Ч П О & 4 О СЕ и | И »|. ^vSTWtT® §Щ | Рис. 7.16. Изменение цвета линии выделенного объекта Обратите внимание, что в палитре, которая используется для выбора цвета линии, есть команда Нет линий. Эта команда позволяет отменить границу вокруг объекта, например, вокруг поля отображения текста. Заливка Для того чтобы изменить цвет заливки (закраски) внутренней области объ- екта, например, круга или прямоугольника, надо: 1. Выделить объект рисунка, цвет линии которого надо изменить. Для этого надо щелкнуть на объекте. 2. Щелкнуть на командной кнопке Цвет заливки (панель Рисование) и в появившейся палитре выбрать нужный цвет (рис. 7.17). _ Объект, цветзаливки которого надо изменить _ Текущий цветзаливки (в данном случае заливки нет) в D • • fr» m Р П П П ртемно-голу6ой| Дейсщзия ' ПО Аетофисуры •• Ч Ч П О ЦЦ 4 О BQ Рис. 7.17. Выбор цвета заливки объекта Глава 7. Графика 115 Помимо цвета заливки можно задать способ заливки. Для этого после того, как будет выбран цвет заливки, надо еще раз щелкнуть на командной кноп- ке Цвет заливки и выбрать команду Способы заливки. В окне Способы за- ливки можно задать способ заливки выделенного объекта. Вкладка Градиентная (рис. 7.18) используется, если внутренняя область объ- екта должна быть закрашена неравномерно. Выбрав количество цветов, тип и вариант штриховки, можно подобрать нужный вид заливки. Вкладка Текстура позволяет выбрать текстуру (сложный рисунок) заливки, а вкладка Узор — узор (геометрический рисунок). Процесс выбора текстуры и узора очевиден и комментария не требует. (Способы заливки Градиентная (Текстура | Узор | Рисунок [•Цвета Цвет!: ;» .дв* цвета •;'.•• I <~ 1аготовка ; : [Прозрачность— Ш1Ш Д0; :dJ Тип штриховки j f горизонтальная <• вертикальная С диагональная 1 С" диагональная 2! f~ из угда f от центра Т Отмена Образец: W Вращать заливку вместе с фигурой Рис. 7.18. На вкладке Градиентная можно выбрать способ заливки области Квадрат и круг Квадрат — это прямоугольник, у которого все стороны равны. Квадрат ри- суется почти так же, как и прямоугольник. Но для того, чтобы стороны прямоугольника получились одинаковыми, перед тем, как начать рисование, надо нажать и удерживать нажатой клавишу . Круг также рисуется при нажатой клавише . 116 Microoft Excel. Быстрый старт Текст Рисунок может содержать текст. Для того чтобы добавить к рисунку текст, нужно: 1. Щелкнуть на кнопке Надпись (панель Рисование). 2. Установить указатель мыши в ту точку рисунка, в которой должен находиться левый верхний угол области текста (надписи). 3. Нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, увеличить область надписи до нужного размера. 4. Отпустить кнопку мыши. В результате этих действий на экране появится обрамленная область надпи- си (рис. 7.19), в которую можно вводить текст. Поле надписи 1 ! '/&////////////////> Автофигуры л \ Надпись Цветлиний Рис. 7.19. Чтобы добавить к рисунку текст, нужно щелкнуть на кнопке Надпись Поле надписи может содержать несколько абзацев текста. Характеристики текущего абзаца (в котором находится курсор) и шрифта, который исполь- зуется для отображения текста поля надписи, отражены в панели Формати- рование. Шрифт и его характеристики можно изменить обычным образом, то есть выбором в соответствующем списке в панели Форматирование. В процессе ввода текста может потребоваться изменить размер поля надпи- си. Чтобы это сделать, нужно установить указатель на один из маркеров, помечающих границу поля надписи, захватить его и переместить границу (или угол) в нужном направлении. Цвет, толщина и тип линии границы поля надписи можно изменить точно так же, как и у прямоугольника. Если рамка вокруг текста не нужна, то что- бы ее убрать, нужно щелкнуть на кнопке Цвет линий и в появившемся меню выбрать команду Нет линий. Глава 7. Графика 117 Стрелка Для того чтобы нарисовать стрелку, нужно (рис. 7.20): 1. Щелкнуть на кнопке Стрелка (панель Рисование). 2. Установить указатель мыши в ту точку рисунка, в которой должна начи- наться стрелка. 3. Нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, переместить ука- затель мыши в ту точку, в которой стрелка должна заканчиваться. 4. Отпустить кнопку мыши. На экране появится стрелка. -о- ZZZZ __u , .: Дейсцвия* Kj ; Аетофисуры ••• \ Ч LD О Щ 4 Q Стрелка Вид стрелки Рис. 7.20. Кнопки рисования и настройки вида стрелки Вид нарисованной стрелки, в том числе и ее направление, можно изменить. Для этого надо щелкнуть на командной кнопке Вид стрелки и в появившем- ся списке выбрать требуемый вид стрелки (рис. 7.21). Эту же команду мож- но использовать для "превращения" линии в стрелку и стрелки в линию. *" I J~ I т (V- ^ i 'Стрелка: стиль 81 Другие стрелки... Рис. 7.21. Изменение вида стрелки Для изменения цвета, толщины и типа линии стрелки следует воспользо- ваться соответственно кнопками Цвет линий, Тип линии и Тип штриха. Можно также щелкнуть на командной кнопке Вид стрелки, в появившемся 118 Microoft Excel. Быстрый старт меню выбрать команду Другие стрелки и во вкладке Цвета и линии (рис. 7.22) диалогового окна Формат автофигуры, используя соответствую- щие раскрывающиеся списки, задать параметры стрелки. (Формат автофигуры [У.?.?.1?.Н.™Н™1.1| Размер | Защита ц6ет; | :. прозрачность; * 1 цвет1 •'-'- |^.___^„_^_____ . !• И-J . • - f- • • • I i соединитель: | начало; i—— v| .рдо: | ЩЗ Свойства | : Веб | у •* 1 - '. : . • • •'''•• • •••>-;*^|^ЙЩ: In т г «.«1 ' конец; : 1 «и^. ^| размер; — ^ 3 | OK ; | Отмена Рис. 7.22. Изменение параметров стрелки Наложение объектов Довольно часто нужный элемент рисунка можно получить путем наложения одного объекта на другой. Например, сектор кольца (рис. 7.23) получается следующим образом: сначала надо нарисовать два круга (белый и красный) и прямоугольник, затем наложить круг меньшего диаметра на круг большего и сверху поместить прямоугольник. Затем задать цвет границы всех элемен- тов рисунка, совпадающий с цветом фона. Рис. 7.23. Сектор кольца можно нарисовать путем наложения объектов Глава 7. Графика 119 Для того чтобы один объект перекрывал другой, нужно сначала нарисовать тот объект, который должен находиться на заднем плане, затем — тот, кото- рый должен быть на переднем плане. Если объект, который должен быть на заднем плане, нарисован позже объ- екта, который должен быть на переднем плане, то для того чтобы первый объект переместить на задний план, нужно: 1. Выбрать объект, который должен быть перекрыт другим объектом рисун- ка (должен находиться на заднем плане). 2. В меню Действия выбрать команду Порядок и в появившемся списке — команду На задний план (рис. 7.24). ^ ПОРЯДОК Повернуть/отразить Изменить автофигуру —- —I На передний план На задний план Ql Переместить вггеред ЕЙ Переместить цазад "^Гп О Ц 4 О 12 и! Рис. 7.24. Перемещение объекта на задний план В качестве примера на рис. 7.25 приведен фрагмент рисунка до и после вы- полнения команды Действия | Порядок | На задний план, примененной к кругу. До выполнения команды После выполнения команды Рис. 7.25. Команда На задний план позволяет поместить один объект за другим Список команд меню Порядок подсказывает, что изменить порядок нало- жения объектов можно и при помощи команды На передний план, но перед ее выполнением должен быть выбран объект, который находится на заднем плане. 120 Microoft Excel. Быстрый старт Группирование Несколько объектов можно объединить в группу (сгруппировать) и затем оперировать этой группой объектов как единым целым, новым объектом. Например, нарисовав олимпийскую эмблему и объединив ее элементы в группу, можно легко переместить эмблему в другую точку рисунка или из- менить ее размер. Если кольца эмблемы не объединены в группу, то для пе- ремещения эмблемы нужно перемещать каждое кольцо отдельно, что не очень удобно. Для того чтобы объединить несколько объектов рисунка в группу, надо вы- делить эти объекты и в меню Действия выбрать команду Группировать (рис. 7.26). Привязать Повернуть/отразить Изменить автофигуру Рис. 7.26. Группирование объектов Для того чтобы выделить несколько объектов, нужно щелкнуть на кнопке Выбор объектов (кнопка с белой стрелкой) панели Рисование и обвести объ- екты рисунка, которые нужно сгруппировать (рис. 7.27). Процесс Результат Рис. 7.27. Выделение объектов при помощи кнопки Выбор объектов для их последующего объединения в группу Глава 7. Графика 121 Другой способ выделить объекты, которые должны быть объединены в группу, — нажать на клавиатуре клавишу и, удерживая ее нажатой, последовательно щелкнуть левой кнопкой мыши на объектах, которые должны быть объединены в группу. На рис. 7.28 приведен вид экрана во время выделения объектов рисунка этим способом. Две левые окружности верхнего ряда уже выделены, правая окружность нижнего ряда — только выбрана, еще не выделена. Обратите внимание на плюс рядом со стрелкой. Он показывает, что пользователь держит нажатой клавишу , то есть активизирован режим выделения объектов. Рис. 7.28. Выделение нескольких объектов с помощью клавиши для их последующего объединения в группу В результате выполнения команды Группировать все выделенные объекты объединяются в один, о чем свидетельствуют маркеры, помечающие весь объект целиком, а не его элементы (рис. 7.29). Теперь операции изменения свойств объекта действуют на все его элементы одновременно. Порядок Привязать Повернуть/отразить Изменить автофигуру [Действия -1 Efr || Рис. 7.29. Чтобы изменить вид элемента объекта, созданного группированием более мелких объектов, сложный объект нужно разгруппировать Если нужно изменить свойства отдельного элемента сложного объекта (объ- екта, который получен путем группирования других объектов), то сначала 5 Зак. 403 122 Microoft Excel. Быстрый старт нужно этот сложный объект разгруппировать. Для этого надо выделить сложный объект и в меню Действия выбрать команду Разгруппировать. По- сле этого нужно выбрать нужный элемент рисунка и изменить его свойства обычным образом. Автофигуры Графический редактор предоставляет пользователю большой набор стан- дартных элементов — автофигур, используя которые можно быстро нарисо- вать нужную картинку или схему. Для того чтобы добавить к рисунку автофигуру, нужно щелкнуть на кнопке Автофигуры панели Рисование, в появившемся списке (рис. 7.30) выбрать название группы, в которой находится нужная автофигура. Соединительные линии Основные фигуры Фигурные стрелки Блок-схема Звезды и ленты Выноски Другие автофигуры... Рисованная кривая 3»'v:>", A »:^ йбтофисуры~|К Ч D СУЩ 4 О Рис. 7.30. Автофигуры После того как автофигура будет добавлена к рисунку, с ней можно выпол- нять все стандартные операции: можно, захватив один из маркеров, увели- чить или уменьшить ее размер, повернуть, изменить цвет заливки, цвет, толщину и стиль линии границы. Линии В меню Автофигуры | Линии находятся инструменты, обеспечивающие рисо- вание прямых, стрелок и кривых линий. Процесс рисования прямой и стрелок очевиден: нужно щелкнуть на соот- ветствующей командной кнопке, установить указатель мыши в ту точку ри- сунка, в которой должна начинаться линия или стрелка, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, переместить указатель мыши в точ- ку рисунка, в которой линия должна заканчиваться. Процесс рисования кривых рассмотрим подробнее. Глава 7. Графика 123 Кривая представляет собой линию, полученную в результате "плавного" со- единения точек (рис. 7.31). Сегменты кривой вычерчивает графический ре- дактор путем соединения соседних точек, поставленных пользователем (ба- зовых точек). Рис. 7.31. Пример плавных кривых: не замкнутая и замкнутая Для того чтобы нарисовать плавную (без острых углов) кривую линию, нужно: 1. В меню Автофигуры | Линии выбрать тип линии — Кривая. 2. Щелкнуть левой кнопкой мыши в точке начала кривой (в первой базовой точке). 3. Щелкнуть левой кнопкой мыши в той точке рисунка, в которой должна находиться вторая базовая точка (точки будут соединены прямой лини- ей). 4. Установить указатель мыши в третью базовую точку и щелкнуть левой кнопкой мыши (в процессе выбора места для третьей базовой точки бу- дет видна кривая, соединяющая первые три базовые точки). 5. Щелкнуть левой кнопкой мыши в оставшихся базовых точках кривой. 6. Для завершения процесса рисования кривой — сделать двойной щелчок в последней базовой точке. Если первая и последняя базовые точки совпадают, то будет нарисована замкнутая кривая — контур. Внутреннюю область замкнутой кривой можно закрасить (задать заливку). Рисованная кривая Рисованная линия точно отражает траекторию движения указателя мыши. Поэтому для того чтобы нарисовать такую линию, нужно: 1. В меню Автофигуры | Линии выбрать тип линии — Рисованная кривая (рис. 7.32). 2. Установить указатель мыши в ту точку, где должна начинаться линия. 3. Нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, рисовать линию. 4. Для завершения процесса рисования — отпустить кнопку мыши. /24 Microoft Excel. Быстрый старт Vf Соединительные линии Основные фигуры Фигурные стрелки Блок-схема Звезды и ленты Выноски ДРУгие автофигуры. . . Рисованная кривая Двтофирры * \ Рис. 7.32. Кнопка Рисованная кривая Полилиния Полилиния представляет собой ломаную линию, элементами (звеньями) которой могут быть как прямые, так и нарисованные пользователем кривые линии (рис. 7.33). Рис. 7.33. Пример замкнутой полилинии Для того чтобы нарисовать полилинию, нужно: 1. В меню Автофигуры | Линии выбрать тип линии — Полилиния (рис. 7.34). 2. Щелкнуть левой кнопкой мыши в точке начала полилинии. Соединительные линии Основные фигуры фигурные стрелки Блок-схема Звезды и ленты Выноски Другие автофигуры... Аетофисуры т [ Полилиния] Рис. 7.34. Активизация процесса рисования полилинии Глава 7. Графика 125 3. Если рисуемое звено полилинии — прямая, то установить курсор в ту точку, в которой звено должно заканчиваться, и щелкнуть левой кнопкой мыши. 4. Если рисуемое звено — кривая, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, рисовать линию. 5. Рисовать следующее звено. Для завершения процесса рисования кривой — сделать двойной щелчок ле- вой кнопкой мыши. Изменение формы кривой После того как линия (кривая, полилиния, рисованная кривая) нарисована, можно изменить ее форму. Линия состоит из базовых точек и соединяющих эти базовые точки отрез- ков. Меняя положение базовых точек, можно изменить линию. Для того чтобы изменить линию, нужно: 1. Установить указатель мыши на линию, щелкнуть правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню (рис. 7.35) выбрать команду Начать изменение узлов. *• Вырезать Копировать Вставить Разомкнуть кривую Группировка Порядок Назначить макрос... ' По умолчанию для автофигур Формат автофигуры... Гиперссылка,., Рис. 7.35. Чтобы изменить форму кривой, нужно выделить эту кривую, щелкнуть правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Начать изменение узлов Рис. 7.36. Процесс (слева) и результат (справа) изменения положения узла 126 Microoft Excel. Быстрый старт 2. Захватить узел (установить указатель мыши на узел и нажать левую кнопку мыши), положение которого надо изменить, и переместить его в нужном направлении (рис. 7.36). Соединительные линии Соединительная линия соединяет две точки рисунка. Соединительная линия может быть прямой, с уступом или скругленной (рис. 7.37). На одном или на обоих концах соединительной линии могут быть стрелки. Рис. 7.37. Соединительные линии: прямая, с уступом и скругленная Для того чтобы нарисовать соединительную линию, надо: 1. В меню Автофигуры | Соединительные линии выбрать тип соединительной линии (рис. 7.38). 2. Установить указатель мыши в ту точку рисунка, в которой должна начи- наться соединительная линия. 3. Нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, переместить ука- затель мыши в ту точку, в которой соединительная линия должна закан- чиваться. 4. Отпустить кнопку мыши. Основные фигуры ^> Фигурные стрелки ;§й Блок-схема JJJJJ2 Звезды и ленты 5U] Выноски .$ Другие автофигуры... Детофисуры т I \\\ гиг Скругленная линия со стрелкой | Рис. 7.38. Выбор типа соединительной линии Глава 7. Графика /27 После того как соединительная линия нарисована, можно изменить поло- жение ее центра. Для этого надо установить указатель мыши на централь- ный маркер соединительной линии, нажать левую кнопку мыши и, удержи- вая ее нажатой, переместить центр в ту точку, в которой он должен находиться (рис. 7.39). Так же можно изменить положения начала и конца соединительной линии. Рис. 7.39. Изменение положения центра соединительной линии Основные фигуры В меню Автофигуры | Основные фигуры собраны наиболее универсальные автофигуры. Процедура добавления автофигуры к рисунку стандартная: вы- брать автофигуру и указать (очертить) область рисунка, в которой автофигу- ра должна быть нарисована. После этого можно изменить размер автофигу- ры, переместить ее в другое место рисунка, изменить толщину, тип и цвет линий, цвет и стиль заливки. Фигурные стрелки Меню Автофигуры | Фигурные стрелки содержит разнообразные стрелки. Блок-схема В меню Автофигуры | Блок-схема объединены фигуры, предназначенные для изображения блок-схем (алгоритмов). Звезды и ленты Меню Автофигуры | Звезды и ленты содержит автофигуры, которые часто используют для оформления различных объявлений, поздравлений и т. п. У фигур этой и других групп, например, группы Фигурные стрелки, можно менять пропорции. Признаком того, что у фигуры можно изменить пропор- ции, является наличие маркера изменения пропорций (рис. 7.40). Для того чтобы увидеть, как меняются пропорции фигуры, нужно захватить маркер изменения пропорций и попробовать перемещать его в различных направлениях (рис. 7.41). 128 Microoft Excel. Быстрый старт Вращение Изменение пропорций Пропорциональное изменение размера Рис. 7.40. Маркеры фигуры „о Рис. 7.41. Процесс (слева) и результат (справа) изменения пропорций фигуры Выноски Выноска — это комбинация надписи и соединительной линии (рис. 7.42). Выноски широко используют как средство пояснения к чертежам и схемам. Добавляется выноска к рисунку так же, как другие графические объекты. После добавления к рисунку выноски автоматически активизируется режим ввода пояснительного текста. Рис. 7.42. Примеры выносок Глава 7. Графика 129 Чтобы изменить текст выноски, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши в поле текста выноски и в появившемся контекстном меню выбрать команду Изменить текст. Глава 8 Обработка данных Excel является эффективным инструментом анализа самых различных дан- ных. В большинстве случаев анализу предшествует предварительная обра- ботка данных: сортировка, выборка (фильтрация), вычисление промежуточ- ных (итоговых за период) сумм, средних значений, отклонений, построение сводных таблиц. Довольно часто таблицы Excel используют в качестве баз данных. Типичны- ми примерами являются таблицы, в которых находится информация о со- трудниках, клиентах, ассортименте, продажах и т. д. Немного теории База данных — это совокупность некоторой однородной информации. База данных состоит из записей. Каждая запись содержит информацию об одном экземпляре. Например, база данных студенты состоит из записей, каждая из которых содержит информацию об одном студенте. Конкретный студент - это экземпляр базы данных. Имя поля Поле содержит ин- формацию об одной характеристике экземпляра Запись содержит информацию об одном экземляре 'Фамилия' Алексеева — <Ива|нов !И2 Иванов Иванова Ломаное Цветков Ц°й Имя Ирина Михаил Андрей Елена Иван Станислав Лариса Группа 221/1 221/2 221/1 221/1 221/2 221/2 221/1 Адрес Яблочкова, д. 3., кв.15 Садовая, д. 3, кв.54 Большая Морская, д. 3/2, кв.7 Грабцевская, д.1 , кв.14 : Абрикосовая, д. 5., кв.12 Красного флота, д. 6, кв. 1 < Энгельса 135,302 Рис. 8.1. База данных состоит из записей, записи — из полей Глава 8. Обработка данных 131 Запись базы данных состоит из полей. Поле содержит информацию об одной характеристике экземпляра (объекта). У каждого поля есть имя. Например, запись базы данных Студенты может состоять из следующих полей: имя, Фа- милия, Группа, Адрес И др. Простую базу данных можно представить в виде таблицы (рис. 8.1). Сортировка Для удобства работы информация в таблицах обычно упорядочена в соот- ветствии с некоторым критерием (отсортирована). Например, список со- трудников обычно упорядочен по алфавиту. Процесс перестановки строк, ячеек столбца или строки с целью упорядочи- вания в соответствии с некоторым критерием называют сортировкой. Excel позволяет сортировать как ячейки отдельного столбца или строки, так и целые строки. При сортировке ячеек изменяется содержимое только сор- тируемого столбца или строки, содержимое остальных ячеек не меняется. При сортировке строк переставляются целые строки. При сортировке строк содержимое ячеек одного из столбцов таблицы ис- пользуется в качестве критерия, строки выстраиваются по порядку в соот- ветствии с содержимым ячеек именно этого — ключевого столбца (рис. 8.2). 1 2 3 4 5 6j 8 То" А Фамилия Алексеева Иванов Иванов Иванова Ломаное Петров Цветков Ц°й В Имя Ирина Михаил Андрей Елена Иван Перт Станислав Лариса С Группа 221/1 221/2 221/1 221/1 221/2 221/1 221/2 221/1 ' D Адрес Яблочкова, д.З.. кв.15 Садовая, д.З, кв.54 Большая морская, д. 3/2, кв.7 Грабцевская, д.1 , кв.14 Абрикосовая, д. 5., кв.12 Пионерская, д. 32/2, кв.4 Красного флота, д. 6, кв.1 : Энгельса 135,302 Рис. 8.2. Строки таблицы отсортированы по содержимому столбца Фамилия Различают сортировку по возрастанию и по убыванию. Строки таблицы яв- ляются отсортированными по возрастанию, если содержимое ячейки ключе- вого столбца следующей строки больше или равно содержимому ячейки ключевого столбца предыдущей строки. Строки таблицы являются отсорти- рованными по убыванию, если содержимое ячейки ключевого столбца сле- дующей строки меньше или равно содержимому ячейки ключевого столбца предыдущей строки. Наиболее просто выполнить сортировку строк таблицы по возрастанию или убыванию, если в качестве ключевого столбца используется ее первый (крайний левый) столбец. Чтобы выполнить сортировку строк, надо выделить эти строки (рис. 8.3) и щелкнуть на одной из кнопок Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию (рис. 8.4). I А 1 2 3 4ш в 7 3 9 Фамилия Алексеева Иванов : Иванов Иванова Ломаное щ в . Имя Ирина Михаил Андрей Елена Иван Перт Станислав Лариса v С Группа 221/1 221/2 221/1 221/1 221/2 221/1 221/2 221/1 D Адрес Яблочкова, Д.З , № 15 Садовая, д.Э, кв. 54 Большая морская, д 3/2, кв.7 Грабцевская. д.1 , кв.14 Абрикосовая, д. 5., кв.12 Пионерская, д. 32/2, кв.4 Красного флота, д 6, кв.1 Энгельса 135,302 10] Е •' Рис. 8.3. Чтобы выполнить сортировку строк, нужно выделить эти строки по возрастанию —' ' по убыванию Рис. 8.4. Командные кнопки сортировки Использование в качестве критерия сортировки содержимого ячеек одного, причем первого, столбца не всегда дает желаемый результат. Довольно часто для достижения желаемого результата нужно выполнить многоступенчатую сортировку по содержимому нескольких колонок. Например, сначала по номеру учебной группы, затем (внутри группы) — по фамилии, и после это- го, на всякий случай, чтобы выстроить в нужном порядке однофамиль- цев, — по имени. Рис. 8.5. Критерий сортировки задается путем выбора имени столбца таблицы (поля базы данных) Глава 8. Обработка данных 133 Excel позволяет выполнить сортировку строк по содержимому любых не- скольких (но не более трех) столбцов. В общем случае, для того чтобы выполнить сортировку строк таблицы, нуж- но выделить эти строки и в меню Данные выбрать команду Сортировка. На экране появится диалоговое окно Сортировка диапазона (рис. 8.5). В этом окне нужно задать столбцы, содержимое которых будет использовано в про- цессе сортировки. Столбцы задаются путем последовательного выбора имен в списках Сортировать по, Затем по и В последнюю очередь по. Следует об- ратить внимание на то, что в списках указаны названия именно столбцов таблицы (имена полей базы данных). Это объясняется тем, что согласно принятому в Excel соглашению первая строка таблицы, если таблица ис- пользуется в качестве базы данных, содержит названия полей. Фильтры Часто пользователя интересует не вся информация, находящаяся в базе дан- ных, а конкретная выборка. Например, информация о расходах в январе, список студентов группы 221/2, адрес Иванова и т. д. Поиск нужной информации осуществляется путем отбора записей, удовле- творяющих критерию отбора. В большинстве случаев критерием отбора яв- ляется равенство содержимого поля определенному значению. Например, критерием отбора записей, содержащих информацию о студентах группы 221/2, является равенство содержимого поля Группа строке 221/1, критери- ем отбора записей о расходах в январе — равенство содержимого поля Месяц строке Январь. Помимо сравнения на равенство, при отборе записей можно использовать и другие операции сравнения. Например, больше, больше или равно, меньше, меньше или равно. Использование этих операций позволяет сформулировать критерий отбора менее жестко. Например, если нужно найти информацию о человеке, фамилия которого начинается с Ку, то можно задать критерий "содержимое поля Фамилия больше или равно ку". Процесс выборки из базы данных записей, удовлетворяющих заданному критерию, называется фильтрацией, а критерий (условие запроса) — фильт- ром. Для того чтобы выбрать из базы данных (таблицы Excel) записи (строки), удовлетворяющие определенному условию, нужно: 1. В меню Данные выбрать команду Фильтр | Автофильтр. В первой строке таблицы, рядом с названием полей базы данных (столбцов таблицы), появятся кнопки раскрывающихся списков. 2. Нажав кнопку рядом с названием поля, раскрыть список, соответствую- щий полю, используемому в качестве критерия, и выбрать критерий от- бора — элемент списка. Например, если пользователю нужен список книг конкретного автора, то в списке Фамилия нужно выбрать фамилию этого автора (рис. 8.6). Выбрав критерий отбора, вы сформировали за- прос к базе данных на создание выборки, удовлетворяющей данному критерию. [__ . :А . 1 j Автор 2 Э 4 5 6 1а9 10 и" 12 13 14 15. 16 :,7 18 19 (Все) (Первые 10...) (Условие,..) Ананьев А. Бекаревич Ю. Васильев В. Гарнаев А. Герасевич В. Дорот В. ИсагулиевК. Кетков Ю. Кирьянов Д. Кот IB Д. нийинир Леоненков К5 Понамарев В. Робачевский Г. Сафронов И. Секунов Н. иекунов м. i Л. — чг СироткинС. ТайцА. . V L . " в.'. 1 :: Название книги » Серия «Самоучитель» Самоучитель Visual Basic 6 Самоучитель MS Access 2000 Основы работы на ПК Самоучитель VBA Самоу_читепь. Компьютер для врача С амоучитель М acrome dia Flash 5 Практика программирования: Бейси: Самоучитель Adobe Premiere б.О Самоучитель MathCAD 2001 Самоучитель РНР 4 Delphi6. Программирование HaObje Программированиев TurboPascal 7 г Самоучитель UML Самоучитель KYLIX Самоучитель С# Самоучитель WML и WMLScript Самоучитель Adobe Photoshop 6 (+д с I D Изд-вс т BHV-СПб BHV-СПб BHV-СПб BHV-СПб BHV-СПб BHV-СПб BHV-СПб BHV-СПб BHV-СПб BHV-СПб BHV-СПб BHV-СПб BHV-СПб BHV-СПб BHV-СПб BHV-СПб BHV-СПб OrjV 624 480 448 512 640 368 480 432 544 576 528 416 304 416 576 240 608 Рис. 8.6. Выбор (ввод) критерия отбора В результате этих действий на экране останутся только те записи, которые удовлетворяют критерию (рис. 8.7). Название книги * Изд-вс v Delphi6. Программирование HaObje BHV-СПб 528 Программированиев TurboPascal 71 ВНУ-СП6 416 288 C/C++ в задачах и примерах BHV-СПб Turbo Pascal в задачи и примерах BHV-СПб 256 Рис. 8.7. Результат выполнения запроса В начале списка, который появляется в результате щелчка на кнопке, нахо- дящейся рядом с именем поля, есть строка условие. В результате выбора этой строки на экране появляется диалоговое окно Пользовательский авто- Глава 8. Обработка данных 135 фильтр, в котором можно задать более "тонкий" критерий отбора записей, чем простое совпадение значения поля с заданным значением. Пользова- тельский автофильтр позволяет выбрать записи, у которых значение поля находится в указанном диапазоне (рис. 8.8) или совпадает с одним из двух указанных значений (рис. 8.9). Пользовательский автофильтр Показать только те строки, значения которых: [больше или равно j>J |K & и г или -11_Х| 3 (меньше JM :|м Символ "?" обозначает любой единичный знак Знак "*" обозначает последовательность любых знаков : ОК 1 Отмена | Рис. 8.8. Пример фильтра: выбор фамилий, начинающихся с К или Л Пользовательский автофильтр Показать только те строки, значения которых; равно [КультинН. Г и «'ИЛИ |равно Символ "?" обозначает любой единичный знак Знак "*" обозначает последовательность любых знаков ок Отмена Рис. 8.9. Пример фильтра Для того чтобы после выполнения запроса сделать доступными все записи, нужно в меню Данные выбрать команду Фильтр | Отобразить все. Итоги Одним из методов обработки данных является подведение итога. Например, есть таблица расходов (рис. 8.10). Чтобы узнать, сколько потрачено в каждом месяце, нужно подвести итог за каждый месяц. Для этого надо: 1. Выделить диапазон, содержащий данные и заголовки столбцов, в кото- рых данные находятся (в рассматриваемом примере — это Al:Di9). i__ у -I' I H6 В Дата I Наименование _Январь (Квартира 1январь!ш№1Л^21 ^_5Spbj Телефдн_ _ _Январь [Сот.телефрн_ Февраль Бензин___ ФевралыТеатр _ Февраль: Зарядное устройство Февраль Йр^адга ^бензину ФввральдК^апггира Школа -4— Сумма (Категория (квартира ]ь&_ связь 4 t j Февраль jl " ^враль;МузЛ11крла_ Февраль]Сот. телефон Февраль По чта+Internet J_B^ Февраль:Медкомиссия_ Февраль [Самокат Ij250p. [подарки Февраль (Налог на в/гадельца_Т1С_|_ j№2g._[aBTO_ Февраль (Техосмотр [ 111р. (авто Рис. 8.10. Исходная таблица 2. В меню Данные выбрать команду Итоги. 3. В появившемся диалоговом окне Промежуточные итоги (рис. 8.11) нужно задать: столбец, при изменении содержимого которого будет вычислена промежуточная сумма; операцию, которую нужно выполнить над обраба- тываемыми данными; столбцы, в которых находятся обрабатываемые данные. В рассматриваемом примере нужно вычислить расходы в каждом месяце. Информация о дате (месяце), в котором потрачена та или иная сумма, нахо- дится в столбце Дата, поэтому имя этого столбца нужно выбрать в списке При каждом изменении в. Операцию, которая должна быть выполнена над обрабатываемыми данны- ми, нужно выбрать в списке Операция. Помимо вычисления суммы, Excel может вычислить среднее значение, определить максимальное или мини- мальное значение, подсчитать количество элементов ряда. В списке Добавить итоги по нужно отметить столбцы исходной таблицы, которые содержат обрабатываемые данные. В результате щелчка на кнопке ОК будет выполнена обработка данных: в исходную таблицу будут добавлены строки, содержащие итоговые данные (рис. 8.12). Глава 8. Обработка данных 137 (промежуточные итоги Ори каждом изменении в: |дата ..[: Операция: (Сумма jj .: Добавить итоги по: If" Дата ^AJ {Г Наименование Z3 R Изменить текущие итоги Г" Конец страницы между группами W Итоги под данньоти Убрать все | OK J is' 'jjj | Готово Рис. 8.19. Первый шаг построения сводной таблицы Если данные представлены в виде таблицы на листе Excel, то нужно щелк- нуть на кнопке Далее. В результате на экране появляется окно второго шага (рис. 8.20), в нем можно задать область (если это не было сделано раньше), в которой находятся данные. Щелчок на кнопке Далее активизирует окно третьего шага Мастера сводных таблиц и диаграмм (рис. 8.21). На третьем шаге нужно задать расположение сводной таблицы, которая может быть создана на отдельном (новом) листе или помещена на тот лист, где находит- ся исходная таблица. В последнем случае надо будет указать область, куда будет помещена сводная таблица. В результате щелчка на кнопке Готово в книгу добавляются лист с заготов- кой сводной таблицы и окно Список полей сводной таблицы, в котором пе- речислены названия полей исходной таблицы (рис. 8.22). Мастер сводный таблиц и диаграмм - Укажите диапазон, содержащий исходные данные. Диапазон: jffliHfliiiEiSiE^^^^BBB^^^B Обзор.и' Отмена I < Назад J | Далее > | Г_от Рис. 8.20. Второй шаг Мастера сводных таблиц и диаграмм 142 Microsoft Excel Быстрый старт Мастер сводным таблиц и диаграмм - шаг 3 из 3 Поместить таблицу в: ' (•'новый цист С существующий лист Для создания таблицы нажмите кнопку "Готово". SO Маит...- I Параметры,..] Отмена | < Назад | .': Далее > | Рис. 8.21. Третий шаг Мастера сводных таблиц и диаграмм Т" 7 3 4 5 6 7i9 10 11 "12 13 14" 15 16 17 1R 19 20 _^ _j Sx, з i j = 1о Э ',-1 о :ло 54 В 1 • : С D Е "F G ~ -^^:-^;^7щ^г:-^<Г7^^Г i ||?ре-т:)щте f»jw поля столбцов Перетащите сюда элементы данных t l : ! i : tl :: zi::::::!::::::::!::::::]:::::::: HI }__L. .. _,J ^.L!__ -!< Список попей сводной таблицы т X Перетащите элементы В сводную таблицу : ддата i |^j Наименование ;---д Сумма ' д Категория | Поместить в | | область строк Щ , , , Рис. 8.22. Заготовка сводной таблицы — результат работы Мастера сводных таблиц и диаграмм Для того чтобы заготовка сводной таблицы превратилась в сводную таблицу, нужно указать, какие данные исходной таблицы должны быть отражены в области строк, в области столбцов и какие данные исходной таблицы явля- ются элементами данных сводной таблицы. Наиболее просто это можно сделать при помощи мыши, перетащив название поля данных исходной таблицы в соответствующую область сводной таблицы. Для рассматриваемо- го примера поле категория надо перетащить в область строк (рис. 8.23), поле дата — в поле столбцов, а поле Сумма — в область элементов данных. Вспомните, что "перетащить" означает: установить указатель мыши на изо- бражение элемента, нажать левую кнопку мыши, удерживая ее нажатой, пе- реместить указатель мыши в нужное место экрана и затем отпустить кнопку мыши. Глава 8. Обработ It в •2 1 И JL 6 7g 10 11 12 14 15 16 17 10 19 20 ? Ф Ч1— i о1 33 о Пер* га данных I С | D i E j F [ G Перетащите сюда поля столбце» © ® втащите сюда элементы данных © 1 i i : i ] i i i ? i ; i i | i i 143 1 Ц L_pi2LI: 1_к_1 Слисок полей сводной таблицы ^ X Перетащите элементы в сводную таблицу ;.... С, : Е ^| Наименование g Сумма j Категория Поместить в | | область строк I » | Рис. 8.23. Перетащите поля исходной таблицы в указанном порядке После перетаскивания всех перечисленных полей сводная таблица будет вы- глядеть так, как показано на рис. 8.24. Обратите внимание, что в окне Спи- сок полей сводной таблицы поля исходной таблицы, включенные в сводную таблицу, выделены полужирным. 1 " 2 Э 4 6 Б 7 "в" "9_ 11 12 13 14 15 16 17 1Я 19 20 :. • А • Перет В •'[. С : | D : | ,Е: ' ащите сквда по.ля страниц Сумма по полю Сумма Шага 3 Категория » авто квартира обр отдых подарки проч связь Общий итог •" -: ' •::::: ::: Январь Февраль Март 2036,32 990 990: 1Б70 1070 400 320 7050 " 10000 593^ 693,5' 3253.5 12159,82 10400 Общий итог 2036,32 1980 3140 320 7050 10000 1287 25813.32 F . | G | Н | I I J „ ^ j.. _ I \ _ ] '' j _ | _ ^m ] ^ ; i j Список полей сводной таблицы * X Перетащите элементы в сводную таблицу ; ЁЭДата ' • F4 Наименование : р]Сумна pj Категория | Поместить в | | область строк |ж Рис. 8.24. Готовая сводная таблица При построении сводных таблиц нужно обратить внимание на следующее. Количество строк и столбцов сводной таблицы равно количеству разных значений соответствующего поля исходной таблицы. В рассматриваемом примере в столбце (в поле) дата исходной таблицы есть названия только трех месяцев: январь, Февраль и март. Поэтому в сводной таблице три ос- новных столбца. Здесь следует вспомнить, что содержимое ячейки может отображаться на экране по-разному. Разные даты, например, 30.02.2002 и 8.02.2002, в случае, если задан формат отображения даты "только месяц", на экране отображаются как Февраль. При формировании сводной таблицы Excel выполняет анализ содержимого ячеек столбцов без учета формата ото- бражения. Поэтому для того чтобы приведенный пример работал правильно, даты расходов в исходной таблице должны быть введены как текст. Сводную таблицу можно форматировать как обычно, то есть можно изме- нить шрифт, границы и заливку ячеек. Печатается сводная таблица тоже как обычно, выбором в меню Файл команды Печать или щелчком на соответст- вующей командной кнопке. Глава 9 Шаблоны Excel часто используют для создания ряда документов. Ряд документов - это одинаковые по форме, но содержащие разные данные документы. Ти- пичным примером ряда документов являются платежные ведомости: за ян- варь, за февраль и т. д. Одинаковые по форме документы обычно создают так. Открывают послед- нюю версию документа, например ведомость за предыдущий месяц, вносят в документ необходимые изменения, печатают и сохраняют измененный документ под новым именем. Однако метод создания новых документов пу- тем редактирования существующих имеет ряд недостатков. Во-первых, дос- таточно велика вероятность того, что новый документ будет содержать ста- рую информацию. Во-вторых, возможна потеря предыдущего документа из- за того, что пользователь после внесения изменений вместо команды Со- хранить как выберет команду Сохранить. Для подготовки документов, составляющих ряд, используют шаблоны. Шаблон — это заготовка документа, незаполненный данными бланк, форма. Шаблоны Excel Excel предоставляет пользователю шаблоны, используя которые можно под- готовить авансовый отчет, счет-фактуру, карточку табельного учета и другие документы. Для того чтобы подготовить документ на основе существующего шаблона, нужно: 1. В меню Файл выбрать команду Создать. 2. В появившемся диалоговом окне Создание книги (рис. 9.1), в списке Создание с помощью шаблона, перечислены шаблоны, которые в по- следнее время использовал пользователь. Если нужный шаблон есть в этом списке, то надо выбрать его. Если нужного шаблона в списке нет, то надо выбрать команду Общие шаблоны. * Ф Создание книги Открытие книги Канцтоваты Продажи И? Другие книги... Q Чистая книга Создание из имеющейся книги ig| Выбор книги... РМОЩь™ шаблона Счет-фактура Финансовые шаблоны I Общие шаблоны.,. — Qy Шаблоны на моих веб-узлах.. <|f] Шаблоны на Microsoft.com |jfj Добавление узла... С?) Справка Microsoft Excel и Показывать при запуске Шаблоны, которые недавно использовались Щелкнуть, чтобы раскрыть список стандартных шаблонов Рис. 9.1. Чтобы создать документ на основе шаблона, нужно выбрать шаблон или команду Общие шаблоны Общие Решения I И.1 чтав |Авлнсовый| Балансовый Карточка Рассрочка ! отчет отчет табельн... Г ПРОСМОТР ~т—: счет-факт.. . Финансовые шаблоны Отмена Рис. 9.2. Excel предоставляет пользователю шаблоны для создания стандартных документов Глава 9. Шаблоны /47 3. В диалоговом окне Шаблоны (рис. 9.2), во вкладке Решения, выбрать шаблон создаваемого документа. Название шаблона соответствует доку- менту, который будет создан. Шаблон Финансовые документы содержит бланки командировочного удостоверения, авансового отчета, платежного поручения, счета-фактуры, накладной, доверенности, расходного и при- ходного ордеров, платежек за телефон и электроэнергию. В результате этих действий Excel создаст новую книгу, которая будет содер- жать заготовку выбранного пользователем документа. Работа с документом, созданным на основе шаблона, практически ничем не отличается от работы с обычной таблицей. В поля бланка (ячейки таблицы) можно вводить данные. Вместе с тем документ, созданный на основе шаб- лона, — это, как правило, нечто большее, чем просто обычная таблица. Не- которые поля документа могут быть защищены, пользователь не может вне- сти в них изменения. Кроме того, Excel может контролировать правильность вводимых в поля данных. Например, в процессе заполнения бланка счета- фактуры, созданного на основе шаблона Счет-фактура, при попытке ввести в столбец Цена за ед. вместо числа строку символов, на экране появляется сообщение об ошибке (рис. 9.3). Цена за единицу т В эту ячейку необходимо ввести число. [ Повторить |Г Отмена I Рис. 9.3. Excel может контролировать информацию, вводимую в поля документа После ввода всей необходимой информации документ, созданный на основе шаблона, нужно сохранить. Делается это обычным образом — выбором в меню Файл команды Сохранить. Шаблоны пользователя Пользователь может создать свой шаблон и затем использовать его для соз- дания документов точно так же, как и стандартные шаблоны Excel. Создается шаблон пользователя следующим образом. Сначала нужно создать таблицу, которая обеспечивает решение поставленной задачи. Очевидно, что таблица не должна содержать данные, а только формулы. После того как таблица будет создана, ее нужно сохранить в формате шаб- лона Excel. Для этого надо: 1. В меню Файл выбрать команду Сохранить. 2. В диалоговом окне Сохранение документа в списке Тип файла выбрать формат сохранения таблицы Шаблон (рис. 9.4). В результате этого Excel автоматически выберет папку Шаблоны, предназначенную для шаблонов пользователя. 3. В поле Имя файла ввести название шаблона. 4. Нажатием кнопки Сохранить закрыть окно, в котором находится шаблон. (сохранение документа 7*1 > ; Папка: щ • Журнал Мои документы kMj . ..'.':• Рабочий стол ш Избранное Мое сетевое окружение С] Шаблоны _»] 4- * Е i © Х:.з Ц * Сервис- klm файла: (табель _^J Сохранить Тип файла: |щабяон jr| Отмена Рис. 9.4. Сохранение шаблона пользователя Общие | решения | Табель г Просмотр ••'—•- Просмотр неоозиожен, Отмена Рис. 9.5. Во вкладке Общие перечислены шаблоны, в том числе, созданные пользователем Глава 9. Шаблоны 149 Для того чтобы создать документ на основе созданного шаблона пользовате- ля, надо: 1. В меню Файл выбрать команду Создать. 2. В появившемся диалоговом окне Создание книги, в списке Создание с помощью шаблона выбрать команду Общие шаблоны. 3. В диалоговом окне Шаблоны во вкладке Общие (рис. 9.5) выбрать шаб- лон, на основе которого нужно создать документ. В результате выполнения перечисленных шагов Excel создаст новую кни- гу — копию шаблона, на основе которого эта книга создана. Подсказки Пользователи Windows уже привыкли к тому, что при позиционировании указателя мыши на кнопке панели инструментов рядом с указателем мыши появляется подсказка — маленькое окно, в котором указано назначение кнопки. Это очень удобно, особенно для начинающих. Excel позволяет разработчику таблицы организовать систему подсказок, на- пример, поясняющих назначение полей бланков (ячеек таблицы) или пра- вила их заполнения. Введите в это поле сведения о€ организации j н Сч«т?й. Сведения об организации Для ввода в ячейку нескольких строк текста используйте клавиши Alt+Enter. Можно также ввести сведения об организации и сохранить шаблон для последующего использования. Сведения о создании собственных шаблонов см. в справке. СЧЕТ Разине Дат» Заказ Ms Склад Отгрузка Omcaxm СУММА Рис. 9.6. Пример подсказки Подсказка появляется на экране в результате выбора ячейки, для которой она определена. В качестве примера на рис. 9.6 приведен вид экрана во вре- мя заполнения счета-фактуры, созданного на основе стандартного шаблона Счет-фактура. Подсказка появляется в результате выбора поля, предназна- ченного для ввода сведений об организации, и поясняет правило его запол- нения. Можно определить подсказку как для отдельной ячейки, так и для диапазо- на, например для столбца. Чтобы определить подсказку для ячейки или диапазона, надо: 1. Выделить ячейку или диапазон. 2. В меню Данные выбрать команду Проверка. 3. В поля вкладки Сообщение для ввода диалогового окна Проверка вводи- мых значений ввести заголовок и текст подсказки (рис. 9.7). (Проверка сводимых значений Параметры . Сообщение для ввода | Сообщение об ошибк< р1 Отображать подскажу, если ячейка является текущей При выборе ячейки вывести следующее сообщение: -——— : : Заголовок: [Скидка /Сообщение; Величину скидки следует задать дробным числом меньшим единицы. Например, скидка в 15% задается числом 0,15. Очистить все [ ОК. Отмена Рис. 9.7. Пример определения подсказки Контроль данных В некоторых случаях целесообразно контролировать данные, вводимые пользователем в ячейки таблицы. Excel позволяет задать тип данных, которые пользователь может ввести в ячейку, и диапазон допустимых значений. Например, можно задать, что в ячейку можно ввести только целое число в диапазоне от 1 до 100. Можно также контролировать дробные числа, даты, время и строки. В случае, если вводимые данные неверны, на экране появляется сообщение об ошибке (рис. 9.8), текст которого тоже определяет разработчик таблицы. Глава 9. Шаблоны 151 (Ошибка даннык Значение не может быть больше чем 100, [ Повторить !; "Отмена ' " • L-...!".....,.^...pti г I Рис. 9.8. Пример сообщения об ошибке Чтобы не допустить ввод в ячейку неверных данных, нужно определить ус- ловие проверки и сообщение об ошибке. Для этого надо: 1. Выделить ячейку или диапазон, для которых нужно определить процеду- ру контроля. 2. В меню Данные выбрать команду Проверка. 3. Во вкладке Параметры (рис. 9.9) диалогового окна Проверка вводимых значений определить условие проверки. (проверка вводимых значений ?1 х| Параметры ] Сообщение для ввода | Сообщение об ошибке | Тип данных: . . (Целое число j*j P" Игнорировать пустые ачейки ' . . - . • - . . Значение: : [между jjj Минимум: Максимум; :: :;jtoo ; - :••• . Г~ Распрострайить игмнения на другие Очистить все | u-: . ;....;:;•:; • • зчбйки с тен же услоеиаи : ОК 1 Отмена ;•• Рис. 9.9. Пример условия проверки 4. В списке Тип данных надо выбрать тип данных, которые могут быть вве- дены в ячейку. Для большинства таблиц можно точно задать тип допус- тимых данных, например ячейки столбца количество могут содержать только целые числа, а ячейки столбца цена — дробные. После выбора типа данных в списке Значение нужно выбрать в списке Значение способ сравнения контролируемого (вводимого в ячейку) значения с эталоном, который может представлять собой диапазон или константу. Возможна проверка вводимого значения на принадлежность диапазону (внутри, вне) или сравнение с константой (равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно). После этого, в зависимости от выбранного способа сравнения, нужно задать границы диапазона или константу (граничное значение). Например, если вводимое значение должно лежать в диапазоне от 1 до 100, то в списке Тип данных надо вы- брать Целое число, в списке Значение — между, в поля Минимум и Мак- симум соответственно ввести 1 и 100. Если для значения, которое ввел в ячейку пользователь, условие проверки не выполняется, то Excel выводит на экран стандартное сообщение об ошибке (рис. 9.10). Microsoft tKcel Введенное значение неверно. : j Набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен, Отмена I i Повторить f .V-.-:^^!^^^-™.v:- :•:••:••• ..:J Рис. 9.10. Стандартное сообщение об ошибке Щелчок на кнопке Повторить активизирует процесс редактирования содер- жимого ячейки, в которой находятся неверные данные, на кнопке Отмена - удаляет из ячейки неверные данные. Стандартное сообщение об ошибке малоинформативно. Разработчик может определить свое, более конкретное сообщение, которое будет появляться на экране как реакция на ввод ошибочных данных. Для этого надо выбрать ячейку (диапазон ячеек), ввод данных в которую контролируется, в меню Данные выбрать команду Проверка и во вкладке Сообщение об ошибке вве- сти параметры сообщения: тип сообщения, заголовок и текст сообщения. Excel позволяет выводить сообщения трех типов: Останов (критическая ошибка), Предупреждение и Сообщение. Каждому сообщению соответствуют свой значок и набор командных кнопок (табл. 9.1). Таблица 9.1. Сообщения Excel Сообщение Значок Командные кнопки Останов Предупреждение Сообщение (информационное) ф Повторить, Отмена Да, Нет, Отмена Да, Отмена Глава 9. Шаблоны 153 При возникновении ошибки и в результате щелчка на кнопке Отмена (вне зависимости от типа сообщения) операция ввода данных в ячейку отменяет- ся, состояние ячейки остается таким, каким оно было до ввода неверных данных. При выводе предупреждения после заданного разработчиком текста выво- дится вопрос Продолжить?. Щелчок на кнопке Да приводит к тому, что не- верные данные остаются в ячейке. Щелчок на кнопке Нет активизирует ре- жим редактирования. Щелчок на кнопке Да в окне информационного сообщения оставляет не- верное значение в ячейке таблицы. Глава 10 Защита данных Различают две категории пользователей Excel: пользователи и разработчики. Пользователь — это тот, кто работает с таблицей, которая создана другими людьми. Разработчик создает таблицу или шаблон для себя или других. Создавая таблицу, которая будет использоваться многими людьми, разра- ботчик должен продумать все до мельчайших подробностей, учесть все тон- кости задачи, для решения которой предназначена таблица. Достаточно много времени и сил требует работа по приданию таблице необходимого вида — ведь, как правило, к документу, который получается в результате вывода таблицы на печать, предъявляются жесткие требования. После того как разработчик заканчивает работу над таблицей и передает ее пользовате- лю, таблица оказывается в полной власти пользователя. И тут, как правило, возникают проблемы. Таблица, которая до этого все делала так, как надо, начинает "неправильно" считать или при выводе на печать выглядит не так, "как раньше". Причина такого странного поведения таблицы, как правило, в том, что пользователь случайно внес в нее изменения (например, чуть- чуть изменил ширину столбца, размер шрифта или его оформление). По- этому разработчики обычно защищают таблицы от внесения изменений, оставляя доступными для внесения изменений только те ячейки, в которые пользователь должен вводить данные. Имеет смысл защищать от внесения изменений и таблицы, предназначен- ные только для "внутреннего" использования — хотя бы для того, чтобы случайно не испортить их. Excel позволяет защитить от внесения изменений как отдельный лист, так и всю книгу. Защита выполняется путем запрета изменения как содержимого ячеек, так и структуры таблицы. По умолчанию для всех ячеек таблицы установлен признак (флажок) Защи- щаемая ячейка (рис. 10.1). Это значит, что в результате активизации защиты листа все ячейки будут защищены от внесения изменений. Если защищен- Глава 10. Защита данных 155 ными должны быть не все ячейки листа, то перед тем как активизировать защиту листа, нужно сбросить флажок Защищаемая ячейка тех ячеек, со- держимое которых менять можно (обычно это ячейки, предназначенные для ввода данных). Чтобы это сделать, нужно выделить ячейки, защиту которых нужно отме- нить, в меню Формат выбрать команду Ячейки и во вкладке Защита сбро- сить флажок Защищаемая ячейка (см. рис. 10.1). Формат ячеек .11 .*] Число (выравнивание | Шрифт | Граница | Вид Зашита | 17 JSS^uiiSiaS ячейке} Г~ СКРЫТЬ формулы Защита ячеек или скрытие формул действуют только после защиты листа, Для защиты листа выберите команду "Защита" в меню "Сервис", затем выполните команду 'Защитить лист", При этом можно установить пароль. ок Отмена Рис. 10.1. Вкладка Защита Для того чтобы защита ячеек вступила в силу, нужно в меню Сервис вы- брать команду Защита и в появившемся списке (рис. 10.2) выбрать уровень защиты. Список, появившийся в результате выбора команды Защита, пока- зывает, что возможна защита как отдельного листа, так и всей книги. Защитить диет,.. Разрешить изменение диапазонов... Защитить книгу... Защитить книгу и дать общий доступ., Рис. 10.2. Существует несколько уровней защиты от внесения изменений Сначала выбором команды Защитить лист нужно задать степень защиты для ячеек отдельного листа книги. Степень защиты задается путем выбора дейст- вий, которые могут быть выполнены над защищенными ячейками (рис. 10.3). Защита листа F? Защитить лист и ^одержимое защищаемых ячеек Пароль для отключения защиты листа: Разрешить всем пользователям этого листа: М^ц F7 выделение незаблокированных ячеек Г" форматирование ячеек Г" форматирование столбцов Г" форматирование строк Г" вставку столбцов Г" вставку строк Г" вставку гиперссылок Г" удаление столбцов Г~ удаление строк "Н ОК Отмена Рис. 10.3. Выбор действий, которые могут быть выполнены над защищенной ячейкой По умолчанию для защищаемого листа разрешено выделение незаблокиро- ванных ячеек. Это позволяет вводить в эти ячейки данные. В некоторых случаях помимо ввода данных в незаблокированные ячейки нужно позволить выполнение других действий над защищенным листом. В этом случае в диалоговом окне Защита листа нужно установить соответст- вующие флажки. Если нужно изменить степень защиты ячеек листа, например, дополнитель- но к вводу данных в незащищенные ячейки разрешить добавление в таблицу новых строк, то сначала нужно снять защиту листа (в меню Сервис выбрать команду Защита | Снять защиту листа), затем установить защиту снова. После того как активизирована защита отдельных листов, можно активизи- ровать защиту всей книги. Для этого надо в меню Сервис выбрать команду Защита | Защитить книгу. Режим защиты книги блокирует операции с лис- тами книги. В частности, если установлена защита книги, то удалить или добавить лист в книгу нельзя. Защита книги снимается выбором в меню Сервис команды Защита | Снять защиту книги. Глава 11 Макросы и функции пользователя В Microsoft Excel, как и в другие приложения пакета Microsoft Office XP, встроен интерпретатор языка программирования Visual Basic for Applications (VBA), что дает возможность запускать программы, написанные на этом языке, — макросы. Используя среду разработки Visual Basic, подготовленный (продвинутый) пользователь, обладающий знаниями и навыками в области программирова- ния, может создать свою функцию и использовать ее в формулах так же, как и стандартные, встроенные функции Excel. Макрос Макрос — это программа, написанная на языке программирования VBA и предназначенная для выполнения в среде Microsoft Excel. В принципе, мак- рос — это обычная компьютерная программа. Основное назначение макро- сов — автоматизация обработки документа, выполнение рутинной работы. Например, макрос может выполнить форматирование таблицы, подготовить таблицу к печати (скрыть ячейки, которые печатать не надо), очистить ра- бочие ячейки бланка, выполнить другую работу. Существует два подхода к созданию макросов — запись и разработка: О в случае создания макроса путем записи Excel запоминает действия поль- зователя и преобразует их в программу VBA; П в случае разработки пользователь разрабатывает (пишет) программу, обеспечивающую выполнение поставленной задачи. Для создания макро- сов (программ на VBA) используется интегрированная в Microsoft Excel, универсальная по отношению к другим компонентам Microsoft Ofice XP, среда разработки Microsoft Visual Basic. Запись макроса Процесс записи макроса рассмотрим на примере. Пусть есть таблица (рис. 11.1), которая используется для оформления заказов. В процессе работы, перед оформлением очередного заказа поля Заказ №, От кого И СТОЛбцы Наименование, Кол-во И Цена нуЖНО ОЧИСТИТЬ. Запишем макрос, обеспечивающий выполнение этой работы. 1 2 3 4 5 67 8 12 131и А В , С I D Е- Fl G OTI № Заказ № ЯГО i ' : ~~— — Наименование ! ! | I I i 1 i — j^i: ! ! н i I j к ! " 1 ! 200J |г. „ i ! ! 1 ! Кол-во „~ ,„.„. Цена - j ! Сумма ; i i г.. ! 1 Т" ']i I | ...L Рис. 11.1. Таблица, используемая для оформления заказов Процесс записи макроса состоит из трех шагов: 1. Активизация процесса записи. 2. Выполнение действий, которые составляют суть макроса. 3. Остановка процесса записи. Начало записи макроса 1. Чтобы начать запись макроса, нужно в меню Сервис выбрать команду Макрос | Начать запись. На экране появится окно Запись макроса (рис. 11.2). В поля этого окна нужно ввести название макроса и его крат- кое описание. 2. В поле Имя макроса нужно ввести имя макроса. В дальнейшем это имя будет использоваться для запуска макроса, поэтому оно должно отражать суть макроса, его назначение. При записи имени макроса можно исполь- зовать буквы латинского и русского алфавитов, цифры (пробел использо- вать нельзя). Если нужно, чтобы имя макроса состояло из нескольких слов, то вместо пробела можно использовать символ подчеркивания. Глава 11. Макросы и функции пользователя 159 1 Запись макроса Имя макроса: -1Ш Новый_заказ Сочетание клавиш: Сохранить j: Clrl+f Эт Списание; а книга j*j . Очищает поля бланка заказа ОК 1 Отмена Рис. 11.2. Окно Запись макроса 3. В поле Описание нужно ввести краткое описание макроса. 4. В раскрывающемся списке Сохранить в нужно выбрать книгу, в которой будет сохранен записываемый макрос. Макрос может быть сохранен в личной книге макросов или в текущей книге. По умолчанию записывае- мый макрос будет сохранен в личной книге макросов. Личная книга мак- росов (файл personal.xls) — это специальная книга, которая автоматиче- ски загружается при запуске Excel, что обеспечивает возможность запуска макросов, находящихся в этой книге, во время работы с другими книгами. В личную книгу макросов обычно помещают универсальные макросы. По умолчанию личная книга макросов скрыта от пользователя. Для того чтобы сделать ее доступной, например, для просмотра и редак- тирования макросов, нужно в меню Окно выбрать команду Отобразить, в появившемся диалоговом окне Вывод на экран скрытого окна книги вы- брать PERSONAL и щелкнуть на кнопке ОК. Макросы, предназначенные для решения специфических задач, связанных с конкретной книгой обычно записывают в ту книгу, в которой находится таблица, для обработки которой предназначен макрос. Поэтому в рассмат- риваемом примере в списке "Сохранить в" нужно выбрать "Эта книга". 5. После ввода имени макроса, его описания и выбора книги, в которую будет помещен макрос, нужно щелчком на кнопке ОК диалогового окна Запись макроса активизировать процесс записи макроса. 'Остановить запись макроса Рис. 11.3. Окно Остановить запись макроса показывает, что идет процесс записи макроса — Excel запоминает действия пользователя. В результате щелчка на кнопке ОК диалогового окна Запись макроса бу- дет активизирован процесс записи макроса и на экране появится диало- говое окно Остановить запись макроса (рис. 11.3). С этого момента Excel запоминает все действия пользователя.

Процесс записи макроса

В процессе записи макроса пользователь должен выполнить те действия, которые в дальнейшем будет выполнять макрос. Желательно, чтобы дейст- вия пользователя были оптимальны, не содержали лишних операций (для этого нужно их продумать заранее). Ниже перечислены действия, которые нужно выполнить в процессе записи макроса новый_заказ (см. рис. 11.1): 1. Выделить ячейку Е2, нажать клавишу "Del". 2. Выделить диапазон С3:кз, нажать клавишу "Del". 3. Выделить диапазон в6: из, нажать клавишу "Del". 4. Щелкнуть в ячейке Е2. Остановка процесса записи макроса После того как будут выполнены перечисленные выше действия, надо оста- новить процесс записи макроса. Для этого нужно щелкнуть на кнопке Ос- тановить запись или в меню Сервис выбрать команду Макрос | Остановить запись. Можно увидеть текст записанного макроса. Для этого надо в меню Сервис | Макрос выбрать команду Макросы, затем в диалоговом окне Макросы вы- брать имя макроса и щелкнуть на кнопке Изменить. В результате этих дей- ствий откроется окно Microsoft Visual Basic, в котором будет находиться макрос — программа (процедура) на языке программирования Visual Basic. Запуск макроса Для того чтобы запустить макрос, нужно: 1. В меню Сервис выбрать команду Макрос | Макросы. 2. В появившемся диалоговом окне Макрос (рис. 11.4) выбрать имя макро- са, который нужно запустить. 3. Щелкнуть на кнопке Выполнить. Процесс запуска макроса можно облегчить, если создать командную кнопку, обеспечивающую запуск макроса, и поместить ее на одну из панелей инст- рументов. Для того чтобы создать командную кнопку, обеспечивающую запуск макро- са, нужно: 1. В меню Сервис выбрать команду Настройка. Глава 11. Макросы и функции пользователя 161 2. Во вкладке Команды диалогового окна Настройка (рис. 11.5) в списке Категории выбрать Макросы. 3. Захватить изображение настраиваемой кнопки и перетащить его на одну из панелей инструментов (чтобы "захватить и перетащить", нужно: уста- новить указатель мыши на изображение командной кнопки ("рожицы"), нажать левую кнопку мыши, удерживая ее нажатой, переместить указа- тель мыши на изображение одной из панелей инструментов и отпустить кнопку мыши). Ина макроса: Отмена Войти Находится е: |Эта книга Описание -"•:"—г~—*™~—•• Очищает поля бланка заказа Изменить J Удалить Параметры,, Рис. 11.4. Запуск макроса. В диалоговом окне Макрос перечислены все доступные макросы Настройка Панели инструментов Командь Чтобы добавить команду на панега команду из этого окна на панель. Категории: : : . , ; Окна и справка _*J i; Рисование ' Автофигуры Диаграмма || Веб II Формы ::! 3 Элемент! вления Встроенные меню ™ ! Новое меню ^ Выделенная команда: Описание | Игменить й':1 2\ xj Параметры | > инструментов, выберите категорию и перетащите Команды: Настраиваемая команда меню Щ @:-;' Настраиваемая кнопка •..•ъ;У.1'-'! ХУ:. 4=~'f?'--:':' S 1 4 "«ыде-леиный объект "1 . . . . М • __ ' : - ' v ' . • • ^.____^_ йШйЬ Закрыть | Рис. 11.5. Диалоговое окно Настройка В результате перечисленных выше действий на панели инструментов поя- вится стандартная кнопка запуска макроса, которую нужно настроить (кнопка Изменить выделенный объект в окне, показанном на рис. 11.5, ста- нет доступной). Процесс настройки командной кнопки: П назначить кнопке макрос; П определить имя кнопки; П изменить значок на кнопке. Назначение макроса командной кнопке Для того чтобы назначить командной кнопке макрос, нужно щелкнуть на кнопке Изменить выделенный объект (см. рис. 11.5) и в появившемся меню выбрать команду Назначить макрос (рис. 11.6). Затем в появившемся диало- говом окне Назначить макрос (рис. 11.7) нужно выбрать макрос для на- страиваемой командной кнопки. Настройка Панели инструментов Чтобы добавить команд команду из этого окна ^ Категории: Окна и справка Рисование Автофигуры Диаграмма Веб Формы Элементы управления Сброс Удалить (Встроенные меню |Новое меню Выделенная команда; Има: (^Настраиваемая кнопка Копировать значок на кнопке Вставить значок для кнопки Восстановить значок на кнопке Изменить значок на кнопке.., Выбрать значок для кнопки Основной стиль Только текст (всегда) Только текст (в меню) Значок и текст Начать группу Назначить гиперссылку Назначить г рию и перетащите Закрыть Рис. 11.6. Назначение макроса командной кнопке Глава 11. Макросы и функции пользователя 163 Имд макроса; , : ]Новый_заказ ^jj OK Ш Новый ^ Находите Описание Очищает эгЧ3 УЧиШШЙИИИ } ~J;: ::: Отмен . . .Правк. Записать 11111 я в; |Эта книга поля бланка заказа 1 а' '• 3 ; - | Рис. 11.7. Выбор макроса для настраиваемой командной кнопки Определение имени командной кнопки Для того чтобы определить имя командной кнопки, нужно еще раз щелк- нуть на кнопке Изменить выделенный объект, выбрать в появившемся спи- ске строку Имя и ввести имя кнопки (рис. 11.8), в качестве которого обычно используют имя макроса. Копировать значок на кнопке Вставить значок для кнопки Восстановить значок на кнопке Изменить значок на кнопке... Выбрать значок для кнопки Основной стиль Только текст (всегда) Только текст (в меню) Значок и текст Начать сруппу Назначить гиперссылку Назначить макрос... Рис. 11.8. Определение имени новой командной кнопки Изменение значка на командной кнопке Изменить значок на командной кнопке можно двумя способами: выбрать один из стандартных или создать уникальный. Чтобы заменить значок, находящийся на кнопке, нужно щелкнуть кнопку Изменять выделенный объект, в появившемся меню выбрать команду Вы- брать значок для кнопки и щелкнуть на картинке, которую нужно поместить на командную кнопку (рис. 11.9). Сброс 5.далить Панели инструментов Чтобы добавить команду из этого окна Окна и справка Рисование ^втофигуры Диаграмма Зеб Формы Элементы управления Встроенные меню г|рвоеменю Выделенная команда; Имя: ^Настраиваемая кнопка Копировать значок на кнопке Вставить значок для кнопки Восстановить значок на кнопке Изменить значок на кнопке. . , Основной стиль Только текст (всегда) Только текст (в меню) Значок и текст Начать группу Назначить гиперссылку Назначить макрос .,. Закрыть Рис. 11.9. Выбор значка для командной кнопки Чтобы создать уникальный значок или изменить существующий, нужно в меню, которое появляется в результате щелчка на кнопке Изменить выде- ленный объект, выбрать команду Изменить значок на кнопке. В результате этих действий на экране появится диалоговое окно простого графического редактора (рис. 11.10). В Редакторе кнопок картинка рисуется по точкам. В поле Рисунок находит- ся увеличенное изображение картинки, а в поле Просмотр — реальное. Для того чтобы нарисовать точку текущим цветом (вьщелен в палитре рамкой), нужно просто щелкнуть левой кнопкой мыши в поле Рисунок (повторный щелчок стирает нарисованную точку). Чтобы изменить текущий цвет, нужно щелкнуть на соответствующем квадратике палитры. Кнопки со стрелками, Глава 11. Макросы и функции пользователя 165 находящиеся в группе Перемещение, позволяют сдвигать рисунок в соответ- ствующем направлении. Сдвиг возможен, если в поле рисунка есть пустая строка или столбец. Например, метлу на рис. 11.10 можно сдвинуть на одну строку вверх или на две строки вниз. (Редактор кнопок Рисанок Цвета- гшшш Удалить: г-Просмотр- Рис. 11.10. В окне Редактор кнопок можно изменить картинку на командной кнопке После того как командной кнопке будет назначен макрос, определено на- звание кнопки и изменен значок, диалоговое окно Настройка можно за- крыть. Теперь, для того чтобы запустить макрос, достаточно щелкнуть на созданной командной кнопке. Разработка макроса Процесс разработки макроса рассмотрим на примере разработки макроса Зебра, который закрашивает через одну строки диапазона, выделенного пользователем (попробуйте сделать эту работу вручную, например, для пят- надцати строк!). Чтобы начать разработку макроса, нужно в меню Сервис | Макрос выбрать команду Макросы, в поле Имя макроса появившегося диалогового окна Макросы ввести имя макроса, в списке Находится в — выбрать файл, в ко- торый будет помещен макрос, и щелкнуть на кнопке Создать. В результате этих действий в книгу Excel будет добавлен модуль программы VBA и на экране появится окно Microsoft Visual Basic (рис. 11.12) среды разработки макросов. Окно Visual Basic разделено на области. В области ре- дактора кода (текста программы) находится заготовка макроса — процедура Зебра. Между инструкциями Sub зебра ( ) и End Sub нужно набирать инст- рукции макроса. Има макроса; |Зебра Находится в: : (PERSONAL.XLS &ЫПОПЖ1. • ; . . I Отмена | Создатьк I .*•,.! Удалить. | J Параметры.,, I Рис. 11.11. Начало разработки макроса 1 fm Microsoft Visual Basic - Книга 1 - [Modiilel (Code)] ВЩЕ !:<.$ File Edit View insert Format Eebug . Run Joels Add-Ins vjSndow •"'•. Help - в X BEliD S Щ VBAProject (Книга!) «JiModulel i в Лист! (Лист!) i в Лист2 (Лист2) §ЛистЗ (ЛистЗ) ЭтаКнига IPfepe,rties - Module! IM! JModulel Module jj Alphabetic | Categorized | НЩ Module! : : [(General) j-J |зебра _.j J Sub Зебра () 1 End Sub — I^JJ. . ,, : : . ±Г Рис. 11.12. Microsoft Visual Basic — среда разработки макросов Глава 11. Макросы и функции пользователя 167 Для записи макросов используют объектно-ориентированный язык программи- рования Visual Basic for Applications (VBA). Ниже приведен текст макроса зебра. Sub Зебра() Dim myRange As Range ' диапазон Dim aRow As Range ' строка Set myRange = Application.Selection n = 1 ' счетчик строк For Each aRow In myRange.Rows If (n Mod 2') <> 0 Then aRow.Interior.ColorIndex = 35 End If n = n + 1 Next End Sub Вводят текст макроса в окне редактора текста (кода) программы обычным образом. Ключевые слова языка программирования (Dim, AS, For, if, End и др.) можно набирать как большими, так и маленькими буквами, редактор кода выполнит их преобразование к стандартному виду. В процессе ввода текста макроса редактор кода проверяет введенные инструк- ции. Проверка очередной инструкции выполняется после нажатия клавиши . Если инструкция не содержит ошибок, то редактор преобразует ее к стандартному виду: где надо — добавит пробелы, выделит ключевые слова и комментарии цветом. Если в инструкции есть ошибка, редактор выделит ее красным цветом и обозначит наиболее вероятное место ошибки. В процессе набора текста программы редактор кода выводит подсказки. Напри- мер, во время набора инструкции Dim, объявляющей переменную программы, сразу после набора слова as на экране автоматически появляется список (рис. 11.13), в котором программист может выбрать нужный тип данных. | (General) J [зебрГ Sub Зебра () dim myRange as | i|S QueryTable •JSlQuetyTables End Sub iUJRecentFiles IS RoutingSlip Рис. 11.13. Список типов данных VBA, выведенный системой подсказки Для объектов редактор кода выводит список свойств и методов. Как только программист наберет имя объекта и точку, так сразу появляется список свойства и методов этого объекта (рис. 11.14). Программисту остается только выбрать нужный элемент списка. j (General) jj | Зебра Sub Зебра () Dim myRange As Range Dim aRow As Range ' строка set myRange ™ application. l-аЛ SaveWorkspace И? ScreenUpdating End Sub j •5* SendKeys Л SetDefaultChart 'tff Sheets И? SheetslnNewWorkbook Рис. 11.14. Список свойств и методов, выведенный системой подсказки Таким образом, встроенная система подсказок существенно облегчает про- цесс набора текста макроса. После того как макрос набран (рис. 11.15), его можно запустить из книги Excel обычным образом — выбором имени макроса в диалоговом окне Макросы. (General) r Зебра Sub Зебра() Dim myRange As Range ' диапазон Dim aRow As Range ' строка Set myRange - Application.Selection n - 1 ' счетчик строк For Each aRow In myRange.Rows If (n Hod 2) О 0 Then aRow.Interior.Co lor Index - 35 End If n = n + 1 Hext End Sub Рис. 11.15. Текст макроса Зебра набран Для того чтобы увидеть работу макроса зебра, нужно переключиться в окно книги Excel и выделить фрагмент таблицы, которая должна быть отформа- тирована (рис. 11.16). В меню Сервис | Макрос нужно выбрать команду Глава 11. Макросы и функции пользователя 169 Макросы, в появившемся диалоговом окне Макросы -- макрос Зебра и щелкнуть на кнопке Выполнить. Результат работы макроса приведен на рис. 11.17 18 ,, 1ромкая связь ,ЖКИ Panasonic KX-TS 27MX память, громка я с в язь, ЖКИ, 2 Panasonic KX-TMS32 память, фошая связь, ЖКИ, аи Panasonic KX-TS2360 повтор посп.номера Panasonic KX-TS2362 память, ЖКИ Panasonic KX-TS236S память, громкая ев язь, ЖКИ, ав Panasonic KX-TC 1005 ЗЭМГцламять 1 : Panasonic KX-TC 1019 39МГц, записная книжка Panasonic KX-TC 1025 ЗЭМ Гц, набор на базе Panasonic KX-TC 1045 39МГц, а/о, память Panasonic KX-TC 1070 ЗЭМГц.+стациин телефон.память Panasonic KX-TC 1225 39МГц, ЖКИ, наРор на базе Panasonic KX-TC 1245 39МГц, ЖКИ, «Ь. наОир на базе Рис. 11.16. Перед запуском макроса Зебра нужно выделить фрагмент таблицы, форматирование которого нужно выполнить _ 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 U 15 16 17 18 А В : Телефоны Модель Характеристика Panasonic KX-TS 1 5 память, громкая ев язь Panasonic KX-TS 1 7 [память, громкая се язь,ЖКИ Panasonic KX-TS 27MX память, громкая связь, ЖКИ, 2 линии Panasonic KX-TMS32 'память, громкая связь, ЖКИ, а/о Panasonic KX-TS2360 повтор послломера Panasonic KX-TS2361 (память Panasonic KX-TS2362 память, ЖКИ Panasonic KX-TS2365 (память, громкая связь, ЖКИ, автодозвон Panasonic KX-TC 1005 ЗЭМГцламять Panasonic KX-TC 1019 I ЗЭМ Гц, записная книжка Panasonic KX-TC 1025 39МГц, набор на базе Panasonic KX-TC 1045 ;39МГц, а/о, память Panasonic KX-TC 1070 39МГц,+стацион. телефон.память Panasonic KX-TC 1225 |39МГц, ЖКИ, набор на базе Panasonic KX-TC 1245 39МГц, ЖКИ, а/о, набор на базе | ! ; Г Рис. 11.17. Результат работы макроса Зебра Для разработанного макроса, так же, как и для записанного, можно создать командную кнопку. 73ак. Функция пользователя Программист может написать в среде Visual Basic функцию и использовать ее в формулах так же, как стандартные функции Excel. Создание функции пользователя Процесс создания функции пользователя рассмотрим на примере функции prop, значением которой является денежная величина, записанная словами (прописью). Например, значение prop(273) — это строка Двести семьдесят три рубля. Как и макрос, функция программиста может находиться в модуле рабочей книги, в модуле книги персональных макросов (personal.xlc) или в модуле надстройки — специальной книге, предназначенной для хранения макросов и функций программиста. Для того чтобы начать работу над функцией программиста, которую пред- полагается сохранить в файле-надстройке, специально предназначенном для этой функции, надо открыть (создать) новую книгу и в меню Сервис вы- брать команду Макрос | Редактор Visual Basic. Затем в открывшемся окне Microsoft Visual Basic надо щелкнуть правой кнопкой мыши в строке VBAProject (Книга!) диалогового окна Project - VBAProject и в появившемся контекстном меню выбрать команду Insert | Module (рис. 11.18). Microsoft Visual Basic - Книга! РУе .dit Wew Insert Fgrrnat Qebug Bun lools Add-Ins 1 * У i '"'* в Лист! (Лист!) Листг (Лист2) ЛистЗ (ЛистЗ) ЭтаКнига I VBAProject Projecl Afehabetlc | Categorized VBAProject Рис. 11.18. Добавление модуля VBA в рабочую книгу Глава 11. Макросы и функции пользователя 171 В результате этих действий в книгу будет добавлен модуль VBA и откроется окно редактора кода, в котором можно набирать инструкции функции. Текст функции prop приведен ниже. Обратите внимание на константы ai, а2, аЗ и а4. Количество символов между первыми буквами всех слов в этих константах должно быть равно одиннадцати (между первыми буквами слов сто и двести, двести и триста и т. д.). Если слово состоит из двенадцати символов, то следующее слово примыкает к нему вплотную (между четыр- надцать и пятнадцать пробела нет). Обратите внимание на последователь- ность символов & _ (между & и _ обязательно должен быть пробел). Символ & обозначает операцию соединения строковых констант, а символ _ указы- вает, что инструкция продолжается на следующей строке текста программы. ' Модуль содержит функцию prop, 1 которая возвращает значение денежной суммы прописью. ' Для того чтобы воспользоваться функцией, ' нужно указать ее имя в формуле. ' У функции один параметр, в качестве которого 1 можно указать число или ячейку таблицы. ' Например: =prop(D14) или =ргор(273) т 1 (с) Культин Н.Б., 2002 • Const Isbs = 12 ' длина подстроки Const al = "сто двести триста четыреста " & "пятьсот шестьсот семьсот восемьсот девятьсот " Const а2 = "десять двадцать тридцать сорок " & "пятьдесят шестьдесят семьдесят восемьдесят девяносто" Const аЗ = "одиннадцать двенадцать тринадцать четырнадцать " & "пятнадцать шестнадцать семнадцать восемнадцатьдевятнадцать" Const а4 = "один два три четыре " & _ "пять шесть семь восемь девять ' Возвращает подстроку с номером п Private Function substr(st As String, ByVal n As Integer) As String If n <> 0 Then substr = RTrim(Mid(st, (n - 1) * Isbs + 1, Isbs)) + " " Else substr = "" End If End Function ' Вывод прописью числа от 1 до 999 Private Function i2s(ByVal n As Integer, Optional t As Integer = 0) As String ' Количество Dim s As Byte ' сотен Dim d As Byte ' десятков Dim e As Byte ' единиц Dim buf As String s = n \ 100 d = (n Mod 100) \ 10 e = n Mod 10 ' сотни If s о 0 Then buf = substr(al, s) End If ' десятки Select Case d Case Is >= 2 buf = buf + substr(a2, d) Case I If e <> 0 Then buf = buf + substr(a3, e) Else: buf = buf + substr(a2, 1) End If End Select ' единицы If (d <> 1) And (e <> 0) Then If (t = 1) And (e <= 2) Then ' здесь одна и две тысячи If e = 1 Then Глава 11. Макросы и функции пользователя 173 buf = buf + "одна " Else buf = buf + "две " End If Else buf = buf + substr(a4, e) End If End If i2s = buf End Function Function prop(Число As Double) As String n = Fix(Число) ' целая часть d — рубли kop = (Число * 100) Mod 100 ' дробная часть d — копейки Dim t As Integer ' тысячи Dim e As Integer ' "просто" рубли Dim buf As String t = (n Mod 1000000) \ 1000 e = n Mod 1000 ' тысячи If t > 0 Then buf = buf + i2s (t, 1) If t >= 11 And t <= 14 Then buf = buf + "тысяч " Else t = t Mod 10 Select Case t Case 0, 5 To 9 buf = buf + "тысяч " Case 2 To 4 buf = buf + "тысячи " Case 1 buf = buf + "тысяча " End Select End If End If ' "просто" рубли If e > 0 Then buf = buf + i2s(e) End If e = e Mod 100 If e >= 11 And e <= 15 Then buf = buf + "рублей" Else ' по последней цифре e = e Mod 10 Select Case e Case 0, 5 To 9 buf = buf + "рублей" Case 2 To 4 buf = buf + "рубля" Case 1 buf = buf + "рубль" End Select End If If kop <> 0 Then buf = buf + Str(kop) + " коп." Else buf = buf + " 00 коп." End If buf = UCase(Left(buf, 1)) + Mid(buf, 2) prop = buf End Function После того как инструкции функции будут введены в окно редактора кода, можно проверить, как функция работает. Для этого надо переключиться в окно книги и создать тестовую таблицу (рис. 11.19) в ячейку сю которой нужно ввести формулу =prop ( FS ) . Если текст функции набран правильно, то в ячейке таблицы должен поя- виться текст, соответствующий содержимому ячейки FS. После проверки работоспособности функции тестовую таблицу можно удалить с листа кни- ги. Глава 11. Макросы и функции пользователя 175 СЮ » f* =prop(F8) 1 2 3д 5 6 7 A I В BlllIIl ИЗ D ЕЕ Е | F [• Наименование '• Цена Кол-во Сумма 1 :Тетрадь 2 Карандаш 3 Р^чка 4: Линейка 5 Резинка -f] . j— •10 | Всего:|Восемьдесят девять и : 6,50р. 1 ,50р. 2,50р. 3,00р. 0,50n. i рублей 50 10 5: 5 1 3] коп. ! 65,00р. 7,50р. 12,50р. 3,00р. | 1 ,50р. 89,50р. Рис. 11.19. Функция prop, находящаяся в ячейке СЮ, выводит значение денежной величины прописью После проверки работоспособности функции рабочую книгу, в которой на- ходится модуль VBA, надо сохранить в формате надстройки Excel (надстрой- ка — это специальная книга, предназначенная для хранения функций, кото- рые могут использоваться в формулах). Перед тем как сохранить книгу в формате настройки, следует задать имя над- стройки. Для этого надо в меню Файл выбрать команду Свойства и в поле На- звание диалогового окна Свойства (рис. 11.20) ввести имя надстройки. В этом же окне, в поле Заметки, нужно ввести краткое описание надстройки. 1 Свойства: Книга! HUES Общие Документ Название; Tejia: ' ' ,. '.'..",:•' Автор: Руководитель: Учреждение: Сруппа: Ключевые слова: Заметки: База гиперссылки: Шгблон: Г" .оздать рисуно Статистика | Состав | Прочие | Prop КультинН.Б. Содержит функцию prop, которая выводит значение денежной величины прописью, (с) Культин Н.Б., 2002 к для предварительного просмотра СЖ 1 Отмена | Рис. 11.20. В диалоговом окне Свойства нужно задать имя надстройки и ее краткое описание •Сохранение документа Папка: Журнал ~"St4 : а Мои документы . РРЛ Ш1, Рабочий стол ш Избраним Мое сетевое окружение ^^^^^М ^ииияишк".-™..- - ••-':•... |Q Addlns jj] <> » И ! © X и Щ * Сервис-' Имя файла: |pr0p J Сохранит Тип файла: (надстройка Microsoft Excel jr].. Отмена ?|х| э , _, Рис. 11.21. Сохранение рабочей книги в формате надстройки VBAProject - Project Properties General | Protection Project tjame: '•':.' | VBAProject :.':.. Project Description: ; ! Hejp File Name: • Jprop.chml Conditional Compilation Arguments: Project Help; '.',}' Context ID: a F" I OK J Отмена J Справка Рис. 11.22. Если для надстройки есть файл справки, то его имя нужно указать в диалоговом окне VBAProject - Project Properties После того как будет задано имя надстройки, нужно в меню Файл выбрать команду Сохранить, в диалоговом окне Сохранение файла выбрать тип фай- ла — Надстройка Microsoft Excel (*.xla) и ввести имя файла-надстройки (рис. 11.21). Обратите внимание, в результате выбора типа файла Надстрой- Глава 11. Макросы и функции пользова теля 177 ка Microsoft Excel (*.xla) Excel автоматически сменит текущую папку в спи- ске Папка на папку Addlns, предназначенную для файлов-надстроек. После того как надстройка будет сохранена, книгу-надстройку можно закрыть. Если предполагается, что созданную функцию помимо самого разработчика будут использовать другие пользователи, то рекомендуется создать файл справки, например при помощи Microsoft Help Workshop или Microsoft HTML Help Workshop. Microsoft Help Workshop создает файл справки в формате Ыр, a Microsoft HTML Help Workshop в более современном форма- те chm. После того как файл справки будет создан, нужно связать надстрой- ку и файл справки. Для этого в окне Visual Basic надо щелкнуть правой кнопкой мыши в строке VBAProject, в появившемся контекстном меню вы- брать команду VBAProject Properties и в поле Help File Name появившегося диалогового окна (рис. 11.22) ввести имя файла справки. Использование функции пользователя Для того чтобы функция пользователя, находящаяся в файле-надстройке, была доступна в формулах рабочего листа, нужно: 1. Поместить файл-надстройку в папку Addlns — папку надстроек. 2. Подключить надстройку. (Надстройки Доступные надстройки: .2J*i ОК \ Мастер подстановок Г" Мастер суммирования I Пакет анализа Г* Пересчет в евро Г" Поиск решения Г" Помощник по Интернету Отмена Об^ор... автоматизация... -11 Содержит функцию prop, которая выводит значение денежной величины прописью, (с) Культин Н.Б., 2002 Рис. 11.23. Подключение надстройки Папка надстроек Addlns, как правило, находится в каталоге C:\Document and Settings\6ieA\Application Data\Microsoft, где User - имя, которое вводит пользователь при входе в Windows. Подключение надстройки выполняется в диалоговом окне Надстройки (рис. 11.23), которое становится доступным в результате выбора в меню Сервис команды Надстройки. В диалоговом окне Надстройки перечислены доступные надстройки, которые можно подключить к документу. После подключения надстройки в ячейку таблицы можно ввести формулу, обеспечивающую вызов функции, находящейся в надстройке. Сделать это можно вручную, набрав в нужной ячейке таблицы формулу =р гор (Ячейка), или при помощи Мастера функций. Для активизации Мастера функций нуж- но щелкнуть на находящейся в строке формул командной кнопке Вставка функции или в меню Вставка выбрать команду Функция. В списке Категория диалогового окна Мастер функций нужно выбрать Определенные пользовате- лем, а в списке функций— функцию (рис. 11.24), которую надо вставить в ячейку таблицы. Затем, после щелчка на кнопке ОК, в диалоговом окне Аргу- менты функции нужно задать аргументы функции (для функции prop — ячей- ку, в которой находится числовое представление денежной величины). (Мастер функций - шаг 1 из 2 QOHCK функции; IВведите краткое описание действия, которое нужно : выполнить, и нажмите кнопку "Найти" Категория: определенные пользователем Выберите функцию: : Найти d ргор(Число) Справка недоступна. Справка по этой функции OK Отмена Рис. 11.24. Функцию пользователя можно вставить в ячейку таблицы при помощи Мастера функций Yes, It Works! В рамках конкурса Office Extensions, проводимого фирмой Microsoft, надстройка prop прошла тестирование в лаборато- рии журнала "PC Magazine/Russian Edition" и получила лого- тип "Yes, It works Office Extensions". Глава 11. Макросы и функции пользователя 179 Надстройка Prop опубликована на странице Office Extensions сайта Microsoft (http://www.microsoft.ru/offext) в разделе А (рис. 11.25), откуда ее можно бесплатно скачать. Jt Microsoft: Office Extensions - Microsoft Internet Explorer Библиотека разработок Раздел Макросы, функциональные дополнения м шаблоны Разработка, представленная на этой странице, получила от тестовой лаборатории PC Magazine Russian Edition логотип "Yes, II works Office Extensions". ш-шш&шш Для того, что бы загрузить разработку Вам необходим Microsoft Passport. Prop.xla — надстройка для преобразования денежной величины в текстовое значение (Excel 97/2000/2002) (45,6 Kb) Id: 613 Опубликовано: 15.03.2002 Описание: Надстройка содержит функцию prop, значением которой является значение денежной величины, записанной прописью. Например, если в ячейке D7 нл^плитгя чиспл 5431 -?П. тп ЧНЛЧРНИРМ пгпп(Г)7^ afttiflftTra гтппкл: Рис. 11.25. Разработанная автором надстройка Prop опубликована на сайте Microsoft На странице Office Extensions можно найти и другие полезные функции и надстройки, в том числе и разработанную автором надстройку nk. Над- стройка nk содержит процедуру showBmpFile, которая выводит в отдельном окне иллюстрацию (содержимое bmp-файла), имя которого находится в те- кущей ячейке таблицы Excel. Глава 12 Примеры таблиц В этой главе представлены таблицы, демонстрирующие использование фор- мул и функций. Счет Назначение таблицы счет (рис. 12.1) — вычислить сумму покупки (заказа). 1 z 3 4 5 6 :7 В 9 10 11 12 "13" 14 15 16 ШЕШ _ в I С : I :!D .-: : Счет 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Наименование Цена Кол-во U4 U4 Е I ! Сумма 0,00р. OflOp.s 0,00р.; 0,00р.! 0,00р.! 0.00р.; 0,00р.! OflOp.i 0,00р.; 0,00р. i Итого: В тсм числе НДС (20%): 0,00р. t 0 ООр : i -=CVMMfF4-F Рис. 12.1. Таблица Счет Сумма по каждому наименованию вычисляется путем умножения цены еди- ницы товара (услуги) на количество единиц. Формулу, обеспечивающую этот расчет, нужно ввести вручную только в ячейку Е4. Остальные ячейки Глава 12. Примеры таблиц 181 столбца Е нужно заполнить формулами при помощи операции быстрого за- полнения (команда Правка | Заполнить | Вниз). Формула =Е14*0,2 ВВОДИТСЯ В Ячейку Е15 Вручную. Формула =СУММ(Е4:Е13) в ячейку Е14 также вводится вручную, но можно воспользоваться операцией автосуммирования. Для этого сначала нужно щелкнуть в ячейке Е14, а за- тем — на командной кнопке Автосумма стандартной панели инструментов. Ведомость Назначение таблицы Ведомость (рис. 12.2) очевидно: рассчитать зарплату при почасовой оплате. Начисленная сумма вычисляется как произведение часовой ставки на количество отработанных часов. Сумма, которую получа- ет сотрудник, меньше начисленной на величину подоходного налога. i 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 "20 А 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 В Ведомость ФИО с Ставка (руб/час) D Часов =С4Ч> г^ • Начислено 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Всего: 1 =Е4*0,87 F - — К выдаче 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 | 0,00 G - Подпись L =СУММ(Е4:Е18) Рис. 12.2. Таблица Ведомость Для того чтобы шапка таблицы имела вид, приведенный на рисунке, перед вводом текста в ячейки вз: сз для этих ячеек надо, используя команду Фор- мат | Ячейки, установить (на вкладке Выравнивание): Выравнивание по вер- тикали — по центру; Отображение — переносить по словам. Столбец порядковых номеров нужно заполнить, используя операцию быст- рого заполнения (Правка | Заполнить | Прогрессия). Формулы нужно ввести в ячейки Е4 и F4 и затем, используя операцию За- полнить вниз (отдельно для столбцов Е и F), заполнить формулами осталь- ные ячейки таблицы. Для ячеек столбцов с, Е и F можно задать формат Денежный. Прайс-лист Таблица прайс-лист (рис. 12.3) предназначена для пересчета цены товара из долларов в рубли по текущему курсу. -=С4*С$20 1 —.~ 3 4 5 6 7 8 Э 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20' 21 A.I В Прайс-лист 1 2 Э 4 5 6 1 8 9 10 11 12 13 14 15 Наименование ____JL_^__ Цена (USD) Курс (py67USD): :D I Цена (руб.) 1 СИ СП 0 щ0 [ Oi 0 0 0 0 0 0! 01 0 0 • Рис. 12.3. Таблица Прайс-лист Формулу =с4*с$20 нужно ввести в ячейку D4. Затем, используя операцию заполнения диапазона, ввести формулы в ячейки D5:D15. Следует обратить внимание на знак $ перед числом 20. Он показывает, что в формуле исполь- зуется абсолютный номер строки таблицы и блокирует изменение этого но- мера в процессе заполнения диапазона ячеек формулами при помощи опе- рации заполнения. Электричество Таблица электричество (рис. 12.4) предназначена для расчета стоимости электроэнергии. Глава 12. Примеры таблиц 183 Расчет выполняется на основании показаний электросчетчика. В ячейку с б нужно ввести показания счетчика на момент начала использования табли- цы, например 31 декабря предыдущего года. =ЕСЛИ(ЕПУСТО(С$3);Р7;Р7*С13/100) =ЕСЛИ(ЕПУСТО(С7); ;С7-С6) =D7*E7 1 3~~ "2,-- 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 ;Ai__JL_J_ ___с Электроэнерги; : Льгота, % 1 2 3 4 5 6 7 8 Э 10 11 12 Дата 31.01.02 28.02.02 31.03.02 30.04.02 31.05.02 30.06.02 31.07.02 31.08.02 30.09.02 31.10.02 30.11.02 31.12.02 Показания счетчика 1 1 D 'асход 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Е Тариф, руб./кВт.час. _ __F __ Сумма 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 К жщ i оплате : 0 0: 0 00] 0 0 0: 0 о: pj PJ Рис. 12.4. Таблица Электричество Расход электроэнергии вычисляется как разница между текущим и преды- дущим показаниями счетчика. Формулы в ячейки D7, F7 и G7 нужно ввести вручную. Затем, используя операцию заполнения диапазона ячеек, запол- нить формулами остальные ячейки. В формуле вычисления расхода использованы функции ЕСЛИ и ЕПУСТО. Функция ЕСЛИ обеспечивает выбор одной из двух формул, по которым вы- полняется расчет. Функция ЕПУСТО обеспечивает проверку условия, в зави- симости от выполнения которого функция ЕСЛИ выполняет расчет по одной из двух формул. Вычисление по находящейся в ячейке D7 формуле выпол- няется следующим образом. Сначала функция ЕПУСТО проверяет, содержит ли ячейка С7 какую-либо информацию. Если ячейка С7 пустая, то расчет выполняется по фиктивной формуле (вычисление не выполняется). Если ячейка С7 не пустая, содержит показания счетчика, то выполняется расчет по формуле с7—сб. Колонку дата можно заполнить следующим образом. Сначала ввести дату в ячейку В7, затем выделить диапазон D7 :D18, в меню Правка выбрать коман- ду Заполнить | Прогрессия и задать шаг профессии — месяц. Заключение Вы познакомились с основными возможностями Microsoft Excel. Теперь вы можете составить таблицу для расчета, представить данные в виде диаграм- мы, использовать Excel в качестве базы данных. Вместе с тем многие "тонкие" вопросы остались за рамками книги, ведь она ориентирована на начинающих. Освоить Microsoft Excel в полном объеме можно только на практике, решая конкретные задачи. Поэтому всякий раз, когда потребуется что-то рассчитать, представить информацию в виде таб- лицы или диаграммы, используйте Microsoft Excel. Еще раз повторю: чем больше вы будете делать самостоятельно, тем боль- шему вы научитесь, тем лучше будете знать и уметь использовать поистине уникальные возможности Excel! Приложение Функции Excel В этом разделе приведено краткое описание наиболее часто используемых функций Excel. Описание других функций можно найти в справочной сис- теме Excel, которая отображается в результате выбора команды Справка | Справка по Microsoft Excel. В описании функций параметры записаны кур- сивом. При использовании функций в формулах вместо этих параметров нужно подставить конкретные значения. Необязательные параметры заклю- чены в квадратные скобки. СУММ Синтаксис: СУММ(Диапазон![; Диапазон2; ... ]) Вычисляет сумму содержимого ячеек указанных диапазонов. Примеры: CYMM(D2:D4) СУММ(02:04; F2:F4) 1 2 3 4 5 6 д Наименование Блокнот Карандаш Ручка В Цена 4,50 1,00 2,50 _JL___ Кол-во 10 5 5 Р | Сумма 45,00: 5,00 12,50 • j -=СУММ(02:04) СРЗНАЧ СРЗНАЧ(Диапазон![; Диапазон2; ... ]) Вычисляет среднее арифметическое содержимого ячеек указанных диа- пазонов. 186 MS Excel. Быстрый старт При вычислении значения функции (среднего арифметического) сумма со- держимого ячеек диапазонов делится на количество ячеек независимо от их содержимого. Если при вычислении среднего нужно учитывать только те ячейки, в которых содержится не ноль, то для подсчета количества ячеек диапазона, содержащих ненулевое значение, следует воспользоваться функ- цией СЧЕТЕСЛИ. Примеры: СРЗНАЧ(В2:В11) 1 2 3 4 5 6 д Банк Петровский СПБ Сбербанк В Покупка 30,75 30,7 29,6 tI— — •••с__1 Продажа 31,05 31 31,1! < . =СРЗНАЧ(С2:С4) =СРЗНАЧ(В2:В4) ОКРУГЛ ОКРУГЛ(Число; Разрядов] Возвращает значение, полученное путем округления числа до указанного количества разрядов. Округление выполняется в соответствии с известным правилом: если значе- ние отбрасываемого разряда больше или равно пяти, то в предьщущий раз- ряд добавляется единица. Число Результат округления до двух цифр дробной части 5,273 5,275 5,295 5,27 5,28 5,30 Примеры: ОКРУГЛ(Е8;2) ОКРУГЛ(СУММ(ЕЗ:Е7);2) ОКРВВЕРХ ОКРВВЕ РХ(Число; Точность) Возвращает значение, полученное в результате округления числа в сторону увеличения с указанной точностью. Например, при округлении до десятков разряд единиц в числе обнуляется, а число десятков увеличивается на еди- ницу (если разряд единиц исходного числа не был равен нулю). Функцию Приложение. Функции Excel 187 можно использовать для округления дробных чисел. В этом случае параметр точность указывает, до какого разряда нужно выполнить округление. Функция Значение ОКРВВЕРХ(351;10) 360 ОКРВВЕРХ(353;100) 400 ОКРВВЕРХ(125300,-1000) 126000 ОКРВВЕРХ(23,345;0,1) 23,4 ОКРВВЕРХ(7,513;0,01) 7,52 ОКРВНИЗ ОКРВНИЗ(Число; Точность) Возвращает значение, полученное в результате округления числа в сторону уменьшения с указанной точностью. Например, при округлении до десятков разряд единиц в числе обнуляется. Функцию можно использовать для ок- ругления дробных чисел. В этом случае параметр точность указывает, до какого разряда нужно выполнить округление. Функция Значение ОКРВНИЗ(351;10) 350 ОКРВНИЗ(353;100) 300 ОКРВНИЗ(125300;1000) 125000 ОКРВНИЗ(2,447;001) 2,44 ОКРВНИЗ(2,99;1) 2 ОСТ AT ОСТАТ(Делимое; Делитель) Вычисляет остаток от деления одного числа на другое. ЦЕЛОЕ ЦЕЛОЕ(Выражение) Возвращает целую часть значения выражения. Примеры: ЦЕЛОЕ(D5/B1) ЦЕЛОЕ(F5/3) 188 MS Excel. Быстрый старт МАКС МАКС(Диапазон![; Диалазон2; ... ]) Возвращает максимальное значение указанных диапазонов. Примеры: МАКС(В2:В4) у 2 3 4 5 ""б" .„,.. В __А_ Банк Петровский СПБ Сбербанк Покупка МАХ В_;: Покупка 30,75 30,7 29,6 30,75 1ШШ Продажа •• 31,051 31! 31,1! \ '" ' i =МАКС(В2:В4) МИН МИН(Диапазон![; Диапазон2; ... ] ) Возвращает минимальное значение указанных диапазонов. Примеры: МИН(С2:С4) 1 2 3 4 5 6 7 8~ А банк Петровский СПБ Сбербанк Продажа MIN В Покупка 30,75 30,7 29,6 С Продажа 31,05 31 31,1 31 =МИН(С2:С4) СЧЕТ СЧЕТ (Диапазон) Возвращает количество ячеек указанного диапазона, в которых находятся числа, в том числе и вычисленные по формуле. Примеры: C4ET(D3:D10) C4ET(D3:E10) Приложение. Функции Excel 189 СЧЕТЕСЛИ СЧЕТЕСЛИ(Диапазон; Критерий) Подсчитывает количество ячеек диапазона, удовлетворяющих заданному критерию. В качестве условия можно использовать число, строку символов или выра- жение вида оператор константа. Оператор — это один математических опе- раторов сравнения: П > — больше; П < — меньше; П >= — больше или равно; П <= — меньше или равно; П = — равно; П о — не равно. Константа — число или строка символов, критерий должен быть заключен в двойные кавычки. Примеры: СЧЕТЕСЛИ(В2:В10,• "<>0") СЧЕТЕСЛИ (С2: СЮ; ">1000") подсчитывает количество ячеек диапазона В2:вю, содержимое которых не равно нулю подсчитывает количество ячеек диапазона В2:сю, содержимое которых больше 1000 1 2 3 4 5 6 7 ••: А Банк Петровский СПБ Сбербанк Покупка Покупка 30,75 0 29,6 _-C_J Продажа 31,05. 31 31,1 ; ! Чтобы при вычислении среднего значения не учитывать ячейки, содержимое которых равно нулю, в ячейку В7 вместо =СРЗНАЧ(В2:В4) надо ввести приведенную формулу. =СУММ(В2:В4)/СЧЕТЕСЛИ(82:В4;"<>0") СЧИТАТЬПУСТОТЫ СЧИТАТЫ1УСТОТЫ (Диапазон) Подсчитывает количество пустых ячеек диапазона. Следует обратить внимание на то, что ячейка, в которой находится хотя бы один пробел, пустой не является. 190 MS Excel. Быстрый старт Пример: СУММ(В2:В10)/(9-СЧИТАТЬПУСТОТЫ(В2:В10)) Приведенная формула вычисляет среднее арифметическое ячеек диапазона без учета нулевых элементов. ЕПУСТО ЕПУСТО(Ячейка] Функция ЕПУСТО возвращает логическое значение ИСТИНА, если ячейка пус- тая. Примеры: ЕПУСТО(С2) ЕСЛИ(ЕПУСТО(С2);"";В2*С2;) функция ЕПУСТО используется в качестве условия функции ЕСЛИ. Если ячейка С2 пустая, то функция ЕСЛИ возвращает пустую строку, если ячейка С2 не пустая, то вы- числяет значение по формуле В2*С2. ЕСЛИ ЕСЛИ(Условие; Значение!; Значение2) В зависимости от значения условия возвращает значение! или Значение2. Условие — это выражение логического типа, в качестве которого может ис- пользоваться инструкция сравнения или логическая функция, например, ИЛИ, И ИЛИ НЕ. Функция возвращает Значение!, если условие выполняется (условие = ИСТИНА). Если условие не выполняется (условие = ложь), то функция воз- вращает Значение2. Пример: ЕСЛИ(П5>500;0,1;0) если содержимое ячейки D5 больше 500, то значе- ние функции равно 0,1, в противном случае (если D5 меньше или равно 500) значение функции равно нулю. Приложение. Функции Excel 191 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Aj В f i Наименование ! 11 2i | 3! 4' si """Т" ! г~ """Т 1 ••с_1 ^L^t^L Цена ; Кол-во \ Сумма , 1 i ! . 1 ' i : Всего:) - р.- — 'Скидка: i - р. - — К оплате: - р.^ — •=СУММ(ЕЗ:Е7) -=ЕСЛИ(Е8>1000;Е8*0,01;0) -=Е8-Е9 ВЫБОР ВЫБОР(Индекс; Элемент!; Элемент2; . . . ) Возвращает элемент списка, номер которого указан в качестве первого па- раметра функции. В качестве элемента списка может выступать число, стро- ка символов или диапазон. Максимальное количество элементов списка равно 29. Примеры: ВЫБОР(02;В2:В10; С2:С10; D2:D10) ВЫБОР(ДЕНЬНЕД(СЕГОДНЯ 0,2);"ПН";"ВТ";"СР";"ЧТ";"ПТ";"СБ";"ВС") ПОИСКПОЗ ПОИСКПОЗ(Значение, Диапазон, Тип) Выполняет поиск значения в диапазоне. Параметр тип задает способ сопос- тавления. Тип Действие, результат Поиск элемента, равного указанному значению. Если элемент найден, функция возвращает его номер, если элемента в массиве нет, то зна- чение функции равно #н/д Поиск элемента в упорядоченном по возрастанию массиве. Если ука- занного элемента в массиве нет, то функция возвращает номер бли- жайшего меньшего Поиск элемента в упорядоченном по убыванию массиве. Если указан- ного элемента в массиве нет, то функция возвращает номер ближайше- го большего 192 MS Excel. Быстрый старт Примеры: ПОИСКПОЗ(1500;С2:С20;1) ПОИСКПОЗ(МАКС(В2:BIO);B2:B10;0) возвращает номер элемента упорядо- ченного по возрастанию диапазона, например колонки ЦЕНА прайс-листа, значение которого равно или меньше 1500. возвращает номер элемента диапазона максимального 1 2 3 4 JL в7ш А Банк Петровский СПБ Сбербанк Покупка МАХ , ...„, , „, ™, __§_, Покупка 30.75 30, Б 29,9 |3°75 ИЩ Продажа 31,05 31,1 31,1 - ! Петровский — Петровский—=ИНДЕКС(А2:А4;ПОИСКПОЗ(В7;В2:В4;0)) •— =МАКС(В2:В4) В приведенном примере функция поискпоз используется для получения но- мера максимального элемента диапазона В2:В4, который в свою очередь ис- пользуется функцией ИНДЕКС для получения названия банка, покупающего валюту по максимальной цене. ИНДЕКС ИНДЕКС(ДиапазонСтрока; НомерЭлемента) ИНДЕКС(ДиапазонСголбец; НомерЭлемента) ИНДЕКС(ДиапазонОбласть; Строка; Столбец]) Возвращает элемент диапазона. Если диапазон является строкой или столб- цом, то функция возвращает элемент "с указанным номером. Если диапазон является областью, то значение функции — элемент, находящийся на пере- сечении указанных строки и столбца. Примеры: ИНДЕКС(А2:А4; 2) ИНДЕКС(А2:Е2; 2) ИНДЕКС(А2:С4; 2;2) Приложение. Функции Excel 193 ГОД ГОД (Дага) Возвращает год указанной даты. В качестве параметра функции год обычно используют имя ячейки таблицы. Пример: ГОД(В2) ДЕНЬ ДЕНЬ(Дата) Возвращает день указанной даты. В качестве параметра функции ДЕНЬ обычно используют имя ячейки таблицы. Примеры: ДЕНЬ(В2) ДЕНЬ(СЕГОДНЯ()) ДЕНЬНЕД ДЕНЬНЕД (Дата [; Тип] ) Возвращает номер дня недели указанной даты. Параметр тип определяет день, с которого начинается неделя. Если параметр не указан или равен 1, то первый день недели — воскресенье. Если параметр Тип равен 2, то пер- вый день недели — понедельник. Примеры: ДЕНЬНЕД(В2) ДЕНЬНЕД(В2;2) ДЕНЬНЕД(СЕГОДНЯ();2) МЕСЯЦ МЕСЯЦ (Дата) Возвращает номер месяца указанной даты. В качестве параметра функции МЕСЯЦ обычно используют имя ячейки таблицы. Для получения названия месяца можно воспользоваться функцией ВЫБОР. Примеры: МЕСЯЦ(В2) МЕСЯЦ(СЕГОДНЯ()) 194 MS Excel. Быстрый старт СЕГОДНЯ СЕГОДНЯ() Возвращает текущую дату. Содержимое ячейки, в которой находится функция СЕГОДНЯ, обновляется всякий раз при открытии таблицы. Пример: 1 2 3 4 '5 6 7 8 9 10 А 1 2 Э 4 5 В ; Наименование Процессор Celeron 900 Модуль памяти DIM 128 HDD, 40Gb Maxtor С Цена Дат ^_D_j Кол-во а заказа: . 1 Сумма ; ЗГТ i1 01.05.2002 =СЕГОДНЯО Т ДАТ А ТДАТА() Возвращает текущие дату и время. Содержимое ячейки, в которой находится функция ТДАТА, обновляется ав- томатически при каждом открытии документа. Если содержимое ячейки должно быть обновлено непосредственно перед печатью таблицы, то нужно нажатием клавиши активизировать процесс пересчета формул. Для того чтобы в ячейке, в которой находится функция ТДАТА, было ото- бражено только время (как в приведенном примере), для этой ячейки нужно задать формат ВРЕМЯ. Пример: Г=ТДАТАО ~rf 3-4 тт 4 "{ JLj2 ITU 9 15 boj " • • ' - : В. . J_ Заказ Время поступления:; с I D } L 'i 11:211 ~~ 1 г Наименование i Шифр ;Кол-ео ;::: ЕЕ р L i Предметный указатель Office Extensions 178 V VBA, Visual Basic for Applications 157 Y Yes, It Works 178 A Абсолютный адрес 41 Диаграмма: вставка в документ Word 103 заголовок 95 круговая 88 на отдельном листе 99 нормированная 93 структура 100 оси 95 печать на отдельном листе 102 подписи данных 96 с накоплением 92 сетка 98 фон 102 форматирование 100 База данных 130 запись 130 обработка 135, 139 поиск записей 133 поле 131 сводная таблица 139 скрытие данных 138 фильтрация записей 133 В Вставка строки 33, 32 Выравнивание содержимого ячейки: горизонтальное 59 вертикальное 59 Высота строки 34 Гистограмма 90 График 87 Закраска 63 Запись 130 Заполнение ячеек: текстом 38 формулами 39 Защита данных 154 уровень 155 К Книга макросов пользователя 170 Колонтитул, номер страницы 76 Контроль данных 147, 150 сообщение об ошибке 152 м Макрос 157 запись 158 Окончание рубрики см. на с. 196 196 Предметный указатель Макрос (оконч.): запуск 160 кнопка запуска 160 пример 167 разработка 165 н Надстройка 175 Addlns 177 название 175 описание 175 подключение 177 размещение 177 файл справки 177 Нумерация страниц 78 изменение размера 107 изменение формы кривой 123 квадрат 115 круг 115 объект 109 полилиния 124 толщина линии 112 цвет закраски 114 цвет линии 113 Сортировка: по возрастанию 131 по убыванию 131 Среднее арифметическое 187 Область печати 83 Объединение ячеек 64 Округление чисел 188 Ориентация содержимого ячейки, снизу вверх 61 п Печать: колонтитулы 74 область печати 73 предварительный просмотр 68 фрагмент таблицы 84 шапка таблицы 80 Подсказка, создание 149 Поле 131 Профессия 41 Разбивка на страницы: автоматическая 79 вручную 79 Рисунок: автофигура 122 вид линии 113 вставка из файла 106 группирование объектов 120 изменение положения 107 Таблица, структура 10 У Условие 21 Ф Формат: даты 17, 54 денежный 14, 52 изменение 50, 55 общий 51 процентный 54 с разделителями 14 финансовый 54 числовой 13, 51 Формула 11, 18 Функция 18 ВЫБОР 18 ГОД 193 ДЕНЬ 193 ДЕНЬНЕД 24, 193 ЕПУСТО 25, 190 ЕСЛИ 21, 22, 190 И 22 ИЛИ 22 ИНДЕКС 190 МАКС 18, 186 Предметный указатель ........................197 МЕСЯЦ .......................................191 ЦЕЛОЕ .......................................187 МИН 18, 186 Функция пользователя ........................170 НЕ 24 доступ ................................177 ОКРВВЕРХ ....................................184 использование ...............................174 ОКРВНИЗ .....................................185 пример 171 ОКРУГЛ 184 ОСТ 185 LL ПОИСКПОЗ 189 СЕГОДНЯ 23, 192 Шаблон 145 СРЗНАЧ 183 встроенный 145 СУММ 18, 183 пользователя 147 СЧЕТ 186 финансовые документы 147 СЧЕТЕСЛИ 189 Шапка 80 СЧИТАТЬПУСТОТЫ ..............................189 Ширина ячейки, автоподбор ...................194 ТДАТА .......................................194 Microsoft' Excel Если Вы только начинаете осваивать персональный компью- тер, и перед Вами стоит задача как можно скорее приступить к практической работе с Microsoft Excel, то эта книга для Вас. В ней вы найдете подробное описание действий, которые нужно выполнить, чтобы составить и напечатать, например, ведомость или накладную, произвести экономические, науч- ные или другие расчеты, построить график или диаграмму. Вы также узнаете, как можно использовать таблицы Excel в качестве базы данных.

к библиотеке Процессоры электронных таблиц к экономической информатике 4GL - визуальным средам

Знаете ли Вы, в чем фокус эксперимента Майкельсона?

Эксперимент А. Майкельсона, Майкельсона - Морли - действительно является цирковым фокусом, загипнотизировавшим физиков на 120 лет.

Дело в том, что в его постановке и выводах произведена подмена, аналогичная подмене в школьной шуточной задачке на сообразительность, в которой спрашивается:
- Cколько яблок на березе, если на одной ветке их 5, на другой ветке - 10 и так далее
При этом внимание учеников намеренно отвлекается от того основополагающего факта, что на березе яблоки не растут, в принципе.

В эксперименте Майкельсона ставится вопрос о движении эфира относительно покоящегося в лабораторной системе интерферометра. Однако, если мы ищем эфир, как базовую материю, из которой состоит всё вещество интерферометра, лаборатории, да и Земли в целом, то, естественно, эфир тоже будет неподвижен, так как земное вещество есть всего навсего определенным образом структурированный эфир, и никак не может двигаться относительно самого себя.

Удивительно, что этот цирковой трюк овладел на 120 лет умами физиков на полном серьезе, хотя его прототипы есть в сказках-небылицах всех народов всех времен, включая барона Мюнхаузена, вытащившего себя за волосы из болота, и призванных показать детям возможные жульничества и тем защитить их во взрослой жизни. Подробнее читайте в FAQ по эфирной физике.

НОВОСТИ ФОРУМА

Рыцари теории эфира