|
Основы работы со списками |
  
|
| скрыть/показать скрытый текст |
|
Основы работы со списками |
|
| скрыть/показать скрытый текст |
Одной из типичных задач, выполняемых с помощью электронных таблиц, является ведение списков - имен и адресов людей, номеров телефонов, характеристик товаров и т.д. Excel имеет богатый набор средств для работы с такими данными, позволяя легко анализировать и систематизировать такого рода информацию.
По сути, список почти ничем не отличается от обычной таблицы Excel, кроме, разве что, размеров - списки обычно достаточно велики. При работе со списками или базами данных обычно придерживаются следующей терминологии: строки называют записями, а столбцы - полями.
Рассмотрим следующий список, на примере которого разберем основные операции со списками:
Правила создания списков
Чтобы достичь максимальной эффективности при дальнейшей работе со списком, желательно следовать некоторым простым правилам:
| · | Каждый столбец должен содержать информацию одного типа. В списке товаров, например, один столбец стоит отвести под название товара, другой - под его стоимость, третий - под дату продажи и т.д., а не "валить все в одну кучу" как это часто бывает. |
| · | Лучше делить информацию на как можно большее количество столбцов (полей). Например, ФИО лучше делить на три отдельных столбца с фамилией, именем и отчеством, соответственно, чтобы впоследствии лего найти всех людей с нужным именем (а если завтра "Татьянин День"?) |
| · | Верхняя строка списка должна быть "шапкой", т.е. содержать заголовки столбцов. К сожалению, Excel в большинстве случаев не умеет корректно работать с многоуровневыми "шапками", поэтому красивую многострочную "шапку" с кучей объединенных ячеек лучше приберечь для отчета или презентации, а в реальном списке ограничиться однострочной без пустых и объединенных ячеек. |
| · | Список не должен содержать внутри пустых строк и столбцов - это может вызывать большое количество сложностей в будущем, поскольку Excel считает пустые строки/столбцы окончанием текущего списка. |
| · | Не стоит размещать какие-либо другие данные слева или справа от списка - они могут быть скрыты во время фильтрации списка, например, с использованием Автофильтра. |
Закрепление/разделение строк и столбцов
При просмотре списков большого размера, первая проблема с которой сталкивается пользователь - это прокрутка заголовков строк или столбцов за пределы окна и все неудобства, связанные с этим. В такой ситуации имеет смысл закрепить "шапку" таблицы, т.е. сделать так, чтобы полосы прокрутки не влияли на первые строки и/или столбцы таблицы.
Для этого надо установить активную ячейку так, чтобы закрепляемые строки и столбцы находились выше и левее и выбрать в меню Окно - Закрепить области (Window - Freeze Panes). Теперь можно смело прокручивать список, не теряя из виду заголовки строк и столбцов.
Существует также возможность разделить лист на области - вертикально, горизонтально или в обоих направлениях (крест-накрест) одновременно. Области окна предоставляют возможность независимого прокручивания разных частей рабочего листа, чтобы, например, увидеть рядом сразу 125-й и 213-й столбцы или "голову" и "хвост" большого списка.
Для разделения окна на области установите активную ячейку в центр экрана (примерно) и выберите в меню Окно - Разделить (Window - Split). Окно разделится на четыре части, причем "перекрестие" деления можно свободно перетаскивать мышью по экрану:
Там же, в меню Окно можно отключить закрепление (Unfreeze) и разделение (Remove Split) областей экрана.
Поиск записей
Если необходимо найти в большом списке строку (запись) с нужной информацией, то можно воспользоваться командой в меню Правка - Найти (Edit - Find) или нажать сочетание клавиш Ctrl+F.
На экране отобразится окно поиска, куда и нужно ввести ту, информацию, которую Вы ищете:
После ввода искомого значения в строку Найти: пользователь должен нажать на кнопку Найти далее - Excel переместит его к первому вхождению искомого текста в документ. Последующее нажатие на кнопку Найти далее приведет к перемещению к следующему вхождению и т.д. Кнопка Найти все выводит на экран список всех найденных объектов, причем каждый элемент списка является гиперссылкой:
Если нажать кнопку Параметры >>, то в нижней части окна поиска появятся элементы управления, позволяющие производить поиск нужной записи более детально:
Выпадающий список Просматривать позволяет выбрать направление просмотра - по строкам (т.е. сверху вниз) или по столбцам (т.е. слева направо).
Выпадающий список Область поиска задает место, где будет производиться поиск требуемой информации - в формулах, значениях или примечаниях к ячейкам.
Флажок Учитывать регистр позволяет задать - надо ли различать при поиске строчные и прописные буквы.
Флажок Ячейка целиком позволяет искать в ячейках искомый текст в качестве подстроки или же полностью.
Кнопка Формат позволяет искать ячейки с нужным форматированием, например, все ячейки залитые желтым или ячейки с полужирным начертанием текста.
Просмотр и ввод данных через форму
Пользователь всегда может внести новую информацию в список, просто перейдя к первой пустой строке внизу списка и введя данные с клавиатуры. Но еще проще это сделать с помощью формы. Для тех, кто имеет хотя бы небольшой опыт работы в Microsoft Access формы Excel уж точно открытием не станут - идея та же.
Выделите любую ячейку в списке и выберите в меню Данные - Форма (Data - Form). На экране появится форма:
В строке заголовка формы Excel выводит имя листа, на котором расположен список. Чуть ниже находятся заголовки всех столбцов списка. В правом верхнем углу окна выводится информация об общем количестве строк в списке и номере строки, отображаемой в данный момент. По умолчанию отображается содержимое первой строки списка. Перемещение по списку производится полосой прокрутки в центральной части окна или кнопками Назад и Далее.
Для добавления новой записи пользователь должен щелкнуть по кнопке Добавить. Excel выведет пустую форму, в строки которой нужно ввести новые значения и после окончания ввода нажать кнопку Закрыть. Excel автоматически расширит список вниз, дописав введенные данные после последней строки.
Кнопка Критерии - выведет пустую форму, с помощью которой можно искать записи по введенным критериям.
Кнопка Удалить - удалит текущую запись (строку).
|
|
 |
