Диаграммы. Программа векторной графики MS Visio

Используя Microsoft Visio 2002, вы можете изобразить на диаграмме сложный процесс и объяснить его другим людям. Вы можете создать чертеж и диаграмму из наброска или импортировать информацию относительно той или иной диаграммы из других приложений. В любом вы можете быстро и без особых усилий обеспечить себя чертежами, которые ви-зуализируют процесс вашего бизнеса.

Диаграммы являются визуальными изображениями процесса, поэтому их часто называют диаграммами процесса. Создавая и используя такие диаграммы, управляющий персонал выясняет и анализирует ход процесса и степень его улучшения.

Microsoft Visio 2002 предоставляет в ваше распоряжение различные типы диаграмм.

Диаграмма для бухгалтерского использования. Предназначена для создания различных бухгалтерских диаграмм (к примеру, для учета баланса, финансового управления, слежения за фискальной информацией, денежных поступлений, целевых потоков и инвентаризации).

Диаграмма основного использования. Предназначена для создания диаграмм и чертежей различных классов (к примеру, информационных графиков, чертежей производственного планирования и диаграмм структурного прогноза).

Причинно-следственная диаграмма. Предназначена для создания чертежей, визуализирующих решение различных проблем.

Перекрестно-функциональная диаграмма. Предназначена для создания чертежей, иллюстрирующих связи между производственным процессом и организацией труда.

Диаграмма текущих данных. Предназначена для создания процессуально- или информационно-ориентированных моделей (к примеру, диаграмм данных, производственно-информационных диаграмм, диаграмм структурного анализа и диаграмм текущей информации).

Структурная диаграмма. Процесс моделирования IDEFO создает иерархические диаграммы, предназначенные для анализа различных конфигураций управления.

Диаграмма, использующая творческие приемы Базана. Предназначена для создания карт ума (графических изображений мыслительных процессов).

Предназначена для создания объектно-ориентированных диаграмм (к примеру, в системах связи, телекоммуникациях и различных сетях).

Диаграмма квалифицированного управления Total Quality Management. Предназначена для создания чертежей в таких областях, как автоматизация производственного процесса, обеспечение квалифицированным управлением, непрерывное улучшение процесса и разработка качественных решений.

Производственная диаграмма, представляющая текущую информацию. Предназначена для автоматизации производственного процесса, его переоснащения, калькуляции, управления и подсчета людских ресурсов в отраслях промышленности, бизнеса и производства.

Для того, чтобы начертить диаграмму, используя Инструмент Соединитель:

Вы можете снабдить вашу диаграмму дополнительной информацией. Для этого имеется несколько способов. Вы можете:

Для того, чтобы дополнить образы выбранными свойствами:

По умолчанию Visio свяжет три выбранных свойства (стоимость, срок годности и ресурсы) с каждым двумерным образом вашей диаграммы.

Важно: Для «увязки» дополнительной информации с образами вашей диаграммы щелкните правой кнопкой мыши на образе, а затем обратитесь к опции Properties.

В диалоговом окне выбранных свойств Custom Properties отметьте поле Define. Щелкните на поле New. Для создания нового выбранного свойства введите необходимую вам информацию.

С помощью больших диаграмм вы можете визуализировать сложные процессы, которые требуют для своего описания нескольких чертежей. Microsoft Visib 2002 предоставляет несколько полезных методов для работы с многостраничными диаграммами. К примеру, вы можете:

Для того, чтобы пронумеровать образы на вашей диаграмме

1. Через Тип чертежа выберите диаграмму и дайте команду Tools -> Macros -> Number Shapes.

2. В диалоговом окне Number Shapes (Количество образов) обратитесь к полю данных Number Assigned и задайте необходимое количество ссылок.

3. В поле Operation выберите нужный вам параметр:

Опция Manually By Clicking (нумерация вручную) дает вам возможность назначать числа по одному, так чтобы вы могли сами определять порядок нумерации.

Опция Auto Number (автоматическая нумерация) — числа автоматически закрепляются за образами и начинается новая последовательность.

Опция Renumber Maintaining Sequence (перенумерация сохраненной последовательности) определяет, что вы можете сохранить существующую последовательность нумерации для уже пронумерованных образов.

Важно: В случае, если вы выберете параметр Manually By Clicking, то появившееся диалоговое окно посоветует вам щелкнуть кнопкой мыши на образе для того, чтобы назначить следующее число. После того, как вы закончите нумерацию, нажмите на кнопку Close (Закрыть).

4. В поле Apply To укажите, хотите ли вы пронумеровать все образы или только те, которые были вами выбраны.

5. В случае, если вы хотите пронумеровать образы, которые позже добавили к диаграмме, обратитесь к диалогу Continue Numbering Shapes As Dropped On Page (Постоянная нумерация образов, перемещаемых на страницу).

6. Перейдите на следующую вкладку и укажите, хотите ли вы провести нумерацию до или после внесения текста в образы, а также определите, будут ли использоваться все слои, или только выбранные (если они имеются). Укажите последовательность нумерации и, если нужно, параметр перенумерации. В случае, если вы хотите, чтобы номера не появлялись на образах, то воспользуйтесь полем Hide Shape Numbers (Скрыть номера). В случае, если вы не хотите нумеровать образы-соединители, то воспользуйтесь полем Exclude Connectors (Исключить соединители).

Как «соединиться» с новой или уже существующей страницей вашей диаграммы с помощью образа внестраничной ссылки

В случае, если же вы решили соединиться с новой страницей и хотите, чтобы текст в обоих образах внестраничной ссылки отражал изменения, произведенные вами при добавлении, модификации или удалении текста в одном из образов, то укажите поле Keep Shape Text Synchronized (Сохранять текст образа синхронизированным).

В случае, если вы решили соединиться с новой страницей и хотите создать ссылки между образами, то укажите поле Insert Hyperlinks On Shapes (Поместить в образы гиперссылки). Эта опция применяется при навигации от образа к образу в случае крупных диаграмм.

Работа с «причинно-следственными» диаграммами

В случае, если вы руководитель фирмы и знакомы с принципами квалифицированного управления Total Quality Management, то Microsoft Visio 2002 вы можете создавать причинно-следственные диаграммы для анализа причин возникающих проблем или успешного развития по ходу процесса TQM.

Причинно-следственные диаграммы (иногда их называют диаграммами рыбьего скелета) могут документировать факторы, влияющие на определенную ситуацию (к примеру, это может быть проблема квалификации или сокращение стоимости программы).

Как создать причинно-следственную диаграмму

2. В диалоговом окне Choose Drawing Type выберите диаграмму Flowchart.

3. В поле Drawing Type сделайте двойной щелчок на причинно-следственном типе Cause-And-Effect. Перед вами появится страница чертежа с частично созданной причинно-следственной диаграммой.

4. Из трафарета Cause-And-Effect Diagram Shapes «перетащите» на чертежную страницу необходимые вам образы причин, следствий и категорий и с их помощью завершите диаграмму.

5. Для того, чтобы дополнить образы вашего чертежа каким-нибудь текстом, укажите выбранный вами образ и напечатайте текст.

6. Для того, чтобы дополнить текстом ваш чертеж, откройте Стандартную Панель инструментов и щелкните на Инструменте Текст, затем поместите курсор в том месте, где должен появиться текст, и просто введите его.

Создание «перекрестно-функциональных» диаграмм

Перекрестно-функциональные диаграммы демонстрируют ход процесса от отдела к отделу, в то время как другие диаграммы иллюстрируют лишь этапы этого процесса. К примеру, если вам требуется показать персоналу, как развивается производственный процесс и каким образом на него влияют различные отделы вашей фирмы, то для иллюстрации вашей концепции вы можете создать перекрестно-функциональную диаграмму.

Используя так называемые функционально-полосные образы, вы можете определить ориентацию вашей перекрестно-функциональной диаграммы. Функционально-полосные образы имеют особые метки для идентификации процесса на вашей диаграмме.

Используя Microsoft Visio 2002, вы можете создавать многостраничные перекрестно-функциональные диаграммы без необходимости начинать каждую новую страницу из наброска.

Создание горизонтальных или вертикальных перекрестно-функциональных диаграмм

Вы можете, создавать горизонтальные или вертикальные перекрестно-функциональные диаграммы, и их ориентация будет зависеть от того, какая композиция лучше выражает вашу информацию. Для изображения функциональных единиц, в которых проходят этапы процесса, вы можете применить функционально-полосные образы. Эти образы используются для определения ориентации вашей диаграммы.

Для того, чтобы создать горизонтальную или вертикальную перекрестно-функциональную диаграмму

2. В диалоговом окне Choose Drawing Type выберите на диаграмму Flowchart.

3. В поле Drawing Type дважды щелкните на перекрестно-функциональной диаграмме Cross-Functional Flowchart.

4. В диалоговом окне Cross-Functional Flowchart укажите полосную ориентацию, начальное число полос, которое вы хотите иметь на вашей диаграмме, и нужна ли диаграмме титульная строка Title Bar, помеле этого нажмите ОК.

5. Из трафарета Basic Flowchart Shapes «перетащите» образ Process и разместите его на странице в месте, предназначенном для первого этапа процесса. Щелкните на выбранном образе и введите текст метки.

6. На Стандартной Панели инструментов (Standard toolbar) выберите Инструмент Соединитель. В то время, когда первый образ все еще выбран, «перетащите» на страницу второй образ. Эти два образа автоматически соединятся друг с другом.

7. Продолжайте добавлять образы до тех пор, пока их не будет на странице столько, сколько вы хотите. Каждый новый образ соединяется с образом, который был выбран в момент добавления.

8. Щелкните клавишей мыши, чтобы выбрать образ соединителя (Connector shape), а затем введите название входных или выходных данных.

9. При необходимости вы можете добавить к существующему чертежу дополнительные полосы. «Вытащите» образ функциональной полосы из трафарета Перекрестно-функциональных образов (Cross-Functional Shapes) и «опустите» его на линию, за которой он должен следовать.

Совет: Для того, чтобы переставить образы функциональных полос, выберите метку полосы, которую вам нужно переместить, и «тащите» ее для того, чтобы верхний левый угол полосы оказался над полосой, за которой она должна следовать, затем отпустите кнопку мыши.

Создание многостраничных перекрестно-функциональных диаграмм

В тот момент, когда вы добавляете новую страницу к вашей перекрестно-функциональной диаграмме, Microsoft Visio 2002 спрашивает вас, надо ли копировать функциональные полосы из текущей страницы на новую, чтобы затем не создавать страницу из наброска.

Для того, чтобы создать многостраничную перекрестно-функциональную диаграмму

1. Щелкните правой кнопкой мыши на вкладке Page..., расположенной в нижней левой области страницы чертежа и выберите в появившемся меню опцию Insert Page.

2. В диалоговом окне Page Setup выберите желаемую настройку и нажмите ОК.

3. В случае, если вы хотите скопировать функциональные полосы из текущей страницы на новую, то в диалоговом окне Cross-Functional Flowchart нажмите ОК. В противном случае нажмите Cancel. В случае, если вы решили скопировать полосы, то на новой странице появится набор полос с теми же метками и соответствующими позициями, как у полос на текущей странице.

Совет: Когда вы удаляете из чертежа образ функциональной полосы, то образы этой полосы также будут удалены, а все другие образы функциональных полос на чертеже переместятся.

Импортирование данных диаграмм из других приложений

Используя Microsoft Visio 2002, вы можете автоматически создать диаграмму из текстового файла или документа Microsoft Excel.

Вы можете также импортировать эту информацию из программы, которая поддерживает экспорт данных диаграммы или создать новый текстовый файл или файл Excel посредством мастера Import Flowchart Data Wizard.

1. Запустите Microsoft Visio 2002 и выберите Tools -> Macros -> Import Flowchart Data Wizard.

2. В первом диалоговом окне Import Flowchart Data Wizard нажмите Next.

3. Во втором диалоге выберите режим чтения данных из существующего файла Read Data From Existing File, введите имя файла или нажмите кнопку Browse и определите местонахождение текстового файла с расширением .txt или файла Excel с расширением .xls, на основе которого вы хотите создать диаграмму. Затем нажмите Next.

В случае, если ваш файл имеет текстовый формат, то Microsoft Visio 2002 попросит вас указать разделяющий символ, который вы используете между полями, символ разделителя текста и символ, включающий в себя комментарии. Выберите разделители и нажмите ОК.

Как создать текстовый файл или файл Excel, а затем получить диаграмму

1. Запустите Microsoft Visio 2002 и выберите Tools -> Macros Import Flowchart Data.

2. На первом экране Мастера импорта нажмите Next.

3. На втором экране выберите опцию Enter Data In A New Text File или Enter Data In A New Microsoft Excel Workbook и нажмите Next.

4. На следующем экране выберите параметр Use Visio Flowchart — Basic Template (Использовать диаграмму Visio — основной эскиз) или Use Custom Template (Использовать собственный эскиз). В случае, если вы выбрали Custom Template, то нажмите кнопку Browse и укажите местоположение необходимого вам эскиза. Затем щелкнете ОК.

5. В случае, если на этапе 3 вы решили открыть новый текстовый файл, то Мастер импорта предложит вам ввести имя файла. После того как вы нажмете на кнопку Next, откроется текстовый файл, который содержит инструкции для установки заголовков и столбцов файла данных. В случае, если же на этапе 3 вы решили открыть новый конспект Excel, то Мастер импорта обеспечит вас информацией о перемещениях между Excel и Visio. После того как вы нажмете на кнопку Next, конспект откроется с уже размещенными заголовками колонок.

6. Введите данные в текстовый файл или в эскиз конспекта, а затем сохраните файл.

7. Выберите Tools ->Macros -> Import Flowchart Data Wizard. После того как Мастер импорта запросит у вас файл данных, выберите текстовый файл или файл Excel, который вы только что создали. Далее, следуя указаниям Мастер импорта, вы автоматически создадите вашу диаграмму.

В Microsoft Visio 2002 включены трафареты и инструменты, позволяющие создавать простые и весьма сложные многостраничные диаграммы «Organization chart». Используя такие диаграммы, вы можете:

В Microsoft Visio 2002 имеется специальный мастер, позволяющий автоматически создавать диаграммы «Organization chart» из уже имеющейся информации.

Как визуализируется ваша организация на диаграммах Visio

Вы можете быстро и легко создать диаграмму вашей организации, используя образы, которые автоматически соединяются друг с другом, когда вы их «сбрасываете» на страницу.

Вы просто «сбрасываете» образы поверх тех, которым они подчиняются, и Visio автоматически соединяет и располагает их. Все образы и инструменты, необходимые вам для работы с вашей организационной картой и для управления ею, поставляются эскизом Organization Chart.

2. В диалоговом окне Choose Drawing Type (Выбрать тип чертежа) нажмите Organization Chart.

3. В поле Drawing Type (Тип чертежа) дважды нажмите на Organization Chart.

4. Из трафарета образов Organization Chart Shapes перетащите на чертежную страницу образ Executive.

Перед вами появится диалоговое окно Connecting Shapes, которое продемонстрирует вам, как быстро добавить позиции подчиненных в вашу диаграмму. В случае, если вы в дальнейшем не хотите смотреть на этот диалог, просто укажите Don't Show This Message Again (He показывать это сообщение снова).

1. На странице чертежа выберите образ и введите имя сотрудника.

2. Нажмите Enter, введите должность сотрудника, а затем нажмите где-нибудь за пределами этого образа.

Совет: Для того, чтобы быстро конвертировать образ в другую позицию, нажмите правой кнопкой мыши на образе, выберите команду Convert Shape и укажите необходимую позицию. При дополнении отделов и позиций после администратора Executive или в высшем эшелоне управления вы располагаете позицию на своем месте, а потом добавляете и помечаете позиции, которые подчиняются вышестоящей позиции.

Как добавить и присвоить метки подчиненным позициям

1. Из трафарета Organization Chart Shapes перетащите образ управляющего Manager на образ администратора Executive и организуйте их иерархическую связь.

Образ Управляющего соединится с образом Администратора и расположится ниже его.

Важно: Образы соединителей добавляются автоматически, когда вы «сбрасываете» образ на тот образ, которому он подчиняется.

2. Для того, чтобы добавить необходимый вам текст, выберите образ Управляющего и введите текст. Повторите эти шаги для каждого добавленного вами образу Управляющего.

3. Для того, чтобы указать Управляющему иерархию подчинения, из трафарета Organization Chart Shapes «вытащите» образ Position (Позиция) и «сбросьте» его на образ Управляющего. Повторите эти шаги, если хотите добавить несколько других позиций.

Когда вы добавляете образы, Microsoft Visio 2002 автоматически размещает все подчиняющееся образы и создает пространство для новых, которые могут быть сброшены на диаграмму.

Как добавить в вашу диаграмму «Organization chart» составные образы

Для того, чтобы добавить на ваш чертеж от одного до пятидесяти образов одного и того же типа, вы можете использовать так называемые составные образы Multiple Shapes, которые располагаются на трафарете образов Organization Chart Shapes. Для того, чтобы дополнить вашу диаграмму составными образами:

1. Из трафарета Organization Chart Shapes перетащите на чертежную страницу образ Multiple Shapes.

2. В диалоговом окне Add Multiple Shapes в поле Number of Shapes задайте количество необходимых вам образов.

3. Выберите нужный вам образ из списка образов и нажмите ОК.

Совет: Для того, чтобы показать или скрыть подчиненные позиции на диаграмме вашей организации, выберите образ, изображающий высший эшелон управления и затем дайте команду Organization Chart Ф Hide Subordinates.

Изменение компоновки образов на диаграмме «Organization chart»

Вы можете изменить макет вашей диаграммы в любой момент, когда захотите модифицировать конфигурацию отделов и позиций на вашем чертеже. Панель инструментов Organization Chart визуализируется по умолчанию, поэтому вы можете быстро изменить иерархическую структуру отделов и передвинуть образы.

2. Укажите тот образ верхнего уровня, чьи непосредственные подчиненные будут задействованы в перекомпоновке.

3. Обратитесь к Панели инструментов Organization Chart и нажмите на кнопке макета, который вы хотите использовать.

Для того, чтобы заставить образ подчиняться какому-либо образу верхнего уровня, перетащите его на образ, которому он должен подчиняться.

Для того, чтобы изменить местоположение образа в определенной иерархической структуре, выберите образ, который вы хотите передвинуть, а затем нажмите кнопку Move Shapes.

Сохранение информации в диаграмме «Organization chart»

Вы можете дополнить образы на вашей диаграмме новой информацией Custom property, которую будете использовать для отчетов и ссылок.

Многие образы Visio, включая и образы Organization chart, поставляются с уже указанными выбранными свойствами. Вам лишь остается ввести именно ваши данные.

Например, образы Organization chart имеют свойства для Отдела (Department) и телефона (Telephone).

Вы можете ссылаться на эту информацию просто, щелкая правой кнопкой мыши на образе в вашем чертеже.

Как сохранить информацию в образах «Organization chart»

1. Укажите образ, который вы хотите дополнить информацией.

2. Выберите Shape -> Custom Properties. Появится диалоговое окно Custom Properties.

3. В диалоговом окне Custom Properties введите нужную вам информацию и нажмите ОК.

Совет: Для того, чтобы добавить новые выбранные свойства, отредактировать или удалить уже существующие выбранные свойства для образов, в диалоговом окне Custom Properties нажмите кнопку Define и произведите желаемые изменения.

Нажмите правой кнопкой мыши на образе, а затем выберите Shape -> Custom Properties. В диалоговом окне Custom Properties нажмите кнопку Define, а затем добавьте, измените или удалите те свойства, которые хотите изменить.

Вы можете составить крупную диаграмму таким образом, что страницы, на которых многократно упоминается один и тот же сотрудник, будут модифицироваться вместе. Это означает, что, если вы меняете информацию именно для этого человека, то вам придется сделать данную операцию только один раз.

Кроме того, Microsoft Visio 2002 облегчает навигацию страниц на крупной диаграмме и ускоряет поиск информации того или иного сотрудника.

Создание крупных диаграмм «Organization chart» с помощью составных страниц

Для того, чтобы изобразить все отделы и позиции в вашей компании, вы можете использовать составные страницы. Добавляя нужные вам образы к первой странице чертежа, вы можете добавить новую страницу, чтобы продолжить построение диаграммы и сохранить взаимосвязи на всех страницах.

Как создать синхронизированную копию отдела на новой странице

Посредством создания копии отдела вы можете добавить новую страницу в ваш чертеж, при этом модификации, произведенные над любым образом, автоматически переносятся на аналогичный образ соответствующей страницы.

1. Открыв диаграмму, выберите образ, который вы хотите поместить на верхнем уровне новой страницы, а затем дайте команду Organization Chart ->Create Synchronized Copy.

2. Нажмите OK, чтобы открыть новую страницу, которая покажет копию выбранного вами образа и все подчиненные ему образы. В случае, если вы хотите скрыть подчиненные позиции, то выберите опцию Hide Subordinates On Original Page. Новые образы синхронизированы с первоначальными образами, поэтому произведенные вами изменения появятся в обоих местах.

3. Для того, чтобы продолжить построение отдела, «перетащите» новые образы поверх образа, который вы копировали.

4. Для того, чтобы вернуться к первоначальной странице чертежа, нажмите на пиктограмму вкладки Page-1.

5. Для того, чтобы показать скрытые подчиненные позиции дайте команду Show Subordinates.

Важно: В случае, если вы при работе с диаграммами используете операции копирования и вставки, то образы, которые вы Копируете, не синхронизируются с первоначальными образами.

Удаление образов в синхронизированных копиях

Когда вы удаляете образ с первоначальной страницы или из синхронизированной копии, то по умолчанию образ удаляется с каждой страницы вашей диаграммы, при этом программа проинформирует вас предупреждающим сообщением. Нажав на кнопку Cancel, вы можете отменить синхронизацию из удаляемых образов и тем самым сохранить синхронизированные копии.

Местонахождение человека на диаграмме вашей организации

Для непосредственного поиска определенного сотрудника на вашей диаграмме вы можете воспользоваться диалоговым окном Find Person. Образ, изображающий определенного вами человека, выбирается на соответствующей чертежной странице. Для того, чтобы найти человека на многостраничной диаграмме:

2. В диалоговом окне Find Person введите фамилию человека, которого вы хотите обнаружить.

Вы можете сравнивать информацию, полученную из различных версий ваших диаграмм. Возможность оценивать различия между предыдущими и текущими диаграммами полезна в тех случаях, когда вам часто приходится менять диаграммы и разъяснять изменения другим сотрудникам. Вы можете использовать команду сравнения данных Compare Organization Data и просмотреть отчет о различиях между предыдущей и текущей версиями вашей диаграммы. Кроме того, вы можете модернизировать старую диаграмму, внеся в нее новую информацию.

Важно: Когда вы модернизируете уже существующую диаграмму, Microsoft Visio 2002 сохраняет форматирование первоначального чертежа.

Как сравнить и модернизировать организационные диаграммы

2. В диалоговом окне сравнения данных Compare Organization Data в поле My Drawing To Compare выберите имя предыдущего чертежа, а в поле Drawing To Compare It With укажите чертеж, с которым будет проводиться сравнение.

Совет: В случае, если чертежи, которые вы хотите сравнить, еще не открыты, нажмите кнопку Browse и просто укажите их местоположение.

3. В поле Compare Type выберите один из вариантов:

5. Появится диалоговое окно Comparison Report. Оно покажет различия между двумя диаграммами. В случае, если на этапе 3 был выбран параметр My Drawing Is Older, то здесь вы можете выбрать параметр Update Drawing и дополнить старую диаграмму информацией из более новой версии.

Важно: В случае, если вы хотите сохранить эту информацию в файле для дальнейшего распространения или для того, чтобы позже ссылаться на нее, то нажмите на кнопку Save As Text (Сохранить в виде текста).

Создание организационной диаграммы на основе уже существующей информации

При создании диаграмм вы можете использовать файлы электронных данных, которыми располагает в настоящий момент ваша организация. Например, многие корпорации используют для регистрации имен сотрудников, их должностей и служебных обязанностей такие информационные файлы, как таблицы Microsoft Excel.

Вы можете создать организационную диаграмму из такого файла данных, используя мастер Organization Chart Wizard.

Важно: В случае, если у вас еще нет файла данных, то вы можете задействовать мастер Organization Chart Wizard и открыть эскиз файла данных в текстовом формате с расширением .txt или формате Excel с расширением .xls, а затем оформить вашу диаграмму, не перетаскивая образы, а просто печатая ее в формате таблицы.

С помощью мастера Organization Chart Wizard, вы можете создать организационную диаграмму на основе данных в существующем текстовом файле. Вы можете определить:

Для того, чтобы создать организационную диаграмму с помощью мастера Organization Chart Wizard

3. На второй вкладке выполните одно из следующих действий:

В случае, если вы выбрали опции Text, Org Plus (*.txt) Microsoft Excel File или ODBC-Compliant Data Source, то просто нажмите на кнопку Next и на следующей вкладке выберите файл или источник данных, который вы хотите использовать, а затем перейдите к пункту 4.

В случае, если же вы выбрали Microsoft Exchange Server Directory, то просто нажмите на кнопку Next и перейдите к пункту 4.

4. На следующей вкладке мастера укажите поля столбцов в том файле данных, который содержит информацию о вашей организации.

5. На следующей вкладке, выберите информацию, которую необходимо изобразить на образах вашей организационной диаграммы (к примеру, фамилии и позиции).

6. На следующей вкладке, выберите поля, которые нужно добавить к образам вашей организационной диаграммы в качестве полей выбранных свойств. Нажмите кнопку Add для того, чтобы переместить вашу выборку из окна столбцов файла данных Data File Columns в окно полей выбранных свойств Custom Property Fields.

7. На следующей вкладке выполните одно из следующих действий:

Определите, какую часть вашей организации необходимо изобразить на каждой странице. На следующих вкладках мастера, укажите данные, которые вам требуется изобразить на каждой странице организационной диаграммы. На последнем вкладке мастера нажмите на кнопку Finish.

Укажите Microsoft Visio 2002, какое количество информации должно присутствовать на странице чертежа и нажмите на кнопку Finish.

Важно: Настройки мастера остаются такими, какими вы их оставили в момент последней модернизации.

Использование дизайна тем и цветовых схем

В случае, если вы планируете использовать диаграмму вашей организации на презентации или же просто хотите взглянуть на диаграмму с другой точки зрения, то Microsoft Visio 2002 дает вам возможность быстро видоизменить ваш чертеж. Для большего визуального впечатления вы также можете дополнить чертеж цветной схемой. Например, на презентации торгов вы можете использовать цвета компании. Кроме того, использование цветов на организационной диаграмме помогает выделять различные отделы и позиции.

Для того, чтобы изменить дизайн темы на вашей диаграмме выберите команду Organization Chart -> Options, в появившемся диалоговом окне Options из списка Org Chart Theme подберите нужную тему и нажмите ОК.

Для того, чтобы дополнить организационную диаграмму цветной схемой дайте команду Tools -> Macros-> Visio Extras ->Color Schemes, в диалоговом окне Color Schemes из списка Choose A Color Scheme выберите нужную вам схему и нажмите ОК.

С помощью Microsoft Visio 2002 вы можете создавать чертежи и диаграммы, которые послужат вам инструментами для управления Инфраструктурой вашей организации. Например, вы можете создавать диаграмму сети и компьютерного оборудования или при перемещении офиса в новое помещение создать его планируемый макет.

Используя Microsoft Visio 2002 для макетирования вашей сети или офиса, вы можете:

Вы можете использовать диаграммы сети для дизайна и реализации сетевых конфигураций или для визуальной оценки сложности существующей сети. Это облетает решение проблем в инфраструктуре вашей сети, поскольку при любом запросе вы получаете точную и подробную информацию. Вы можете использовать именные категории образов (так называемые слои) и благодаря им дифференцировать отдельные компоненты сети. Кроме того, вы можете использовать выбранные свойства и отчеты, чтобы сохранять данные, связанные с образами вашей сети и докладывать о них вышестоящему руководству.

Для того, чтобы создать основную сетевую диаграмму запустите Microsoft Visio 2002, в диалоговом Welcome To Visio 2002 нажмите кнопку ОК, в диалоговом Choose Drawing Type нажмите на Network Diagram, в поле Drawing Type дважды нажмите на Basic Network, из трафарета образов основной сети Basic Network Shapes перетащите на страницу чертежа какой-нибудь образ сети.

В тот момент, когда стрелка указателя превратится в крест с четырьмя стрелками, перетащите его к точке соединения на одном из окружающих образов. Контрольный указатель окрасится в красный цвет; это означает, что указатель приклеен к точке соединения.

Для того, чтобы дополнить сетевые образы текстом, выберите образ и просто введите нужный текст. Для того, чтобы переместить текст у большинства сетевых образов, вам нужно достаточно перетащить контрольный указатель на другое место.

Использование слоев для изображения других сетей

Когда вы создаете сетевую диаграмму, Microsoft Visio 2002 располагает сетевые образы на слоях. К примеру, когда вы перетаскиваете на страницу чертежа образы фирмы Macintosh, Microsoft Visio 2002 добавляет образ к слою Apple и слою общей сети. Когда образы причисляются к отдельным слоям, вы можете работать с образами каждого слоя по отдельности. Например, вы можете скрыть или закрыть паролем все слои или вывести на печать те образы, которые причислены к определенному слою.

Для того, чтобы просмотреть только один слой на чертеже выберите команду View->Layer Properties. Под параметром Visible уберите пометки со всех слоев, кроме того, который хотите просмотреть и нажмите ОК.

Использование выбранных свойств и создание отчетов о сетевых образах

По умолчанию Microsoft Visio 2002 назначает каждому двумерному сетевому образу особую категорию данных, известную как выбранные свойства. Выбранные свойства содержат информацию, которую вы можете использовать для быстро распознавания сетевых образов. Например, образ рабочего экрана PC перечисляет производителя, номер изделия, описание изделия, инвентарный номер, серийный номер, местоположение, здание, комнату и свойства отдела. Вы можете ввести данные в поля, щелкнув на образе правой кнопкой мыши и выбрав из всплывающего меню поле Properties.

После того как вы ввели данные для свойств, ассоциированных с вашими сетевыми образами, запустите в действие мастер Property Reporting Wizard и создайте отчеты, основанные на данных.

Например, вы можете создать опись всего оборудования в какой-то определенной сети. В случае, если вы хотите создать для своих сетевых образов собственные выбранные свойства (к примеру, фамилия пользователя, отдел и т.д.), то запустите в действие редактор выбранных свойств Custom Properties Editor и добавьте нужные поля.

Для того, чтобы запустить в действие мастер отчетов Property Reporting Wizard выберите Tools, а затем Property Report. Следуя указаниям экранов, создавайте отчеты, основанные на выбранных свойствах, которые вы определили для своих образов.

Для того чтобы запустить в действие редактор выбранных свойств Custom Properties Editor выберите команду Tools ->Macros -> Custom Properties Editor и создайте свои собственные выбранные свойства, которые вы определили для образов.

Автоматическое размещение сетевых образов

Вы можете воспользоваться командой Lay Out Shapes (Размещение образов) и Microsoft Visio 2002 расставит все ваши образы на сетевой диаграмме.

С помощью автоматического размещения вы сможете сделать перепросмотр вашего чертежа быстрее, чем при использовании Инструмента Указатель, когда каждый сетевой образ отмечается и переносится в новое место.

К примеру, модернизируя крупную сетевую диаграмму, вы можете добавлять и соединять новые образы, а затем использовать команду Lay Out Shapes и Microsoft Visio 2002 скомпонует вместо вас модернизированный чертеж.

Для того, чтобы автоматически разместить сетевые образы выведите на экран сетевую диаграмму, которую вы хотите скомпоновать, далее дайте команду Tools -> Lay Out Shapes, в диалоговом окне Lay Out Shapes под полем Placement выберите стиль, направление и глубину для вашего макета, а в поле Connectors выберите стиль и нужное вам направление, а затем нажмите кнопку ОК.

Планирование пространства на макете офиса

Вы можете использовать Microsoft Visio 2002 для создания точно сопоставимых макетов офиса, предназначенных для планирования пространства. Офисные макеты или пространственные планы важны для:

Вы можете использовать слои, чтобы придать большее значение определенным образам (к примеру, перемещаемой мебели).

Используя Microsoft Visio 2002, вы можете создать офисный макет двумя разными приемами, в зависимости от сложности вовлекаемого пространства.

Для того, чтобы быстро создать офисный макет, перетащите на страницу чертежа образ Room (Комната), отрегулируйте его размеры, а затем добавьте другие необходимые вам офисные образы (к примеру, столы, мебель, двери "и окна).

Для того, чтобы изобразить на диаграмме офис, который представляет собой более сложный образ, перетащите на страницу образы пространства Space, подгоните края пространственных образов к стенам, а затем добавьте другие необходимые вам офисные образы.

Совет: В случае, если макет вашего офиса содержит множество идентичных комнат, вы можете указать все данные образов в первой комнате, а затем с помощью Инструмента Штамп (Stamp) продублировать их.

Для того, чтобы создать офисный макет с помощью образа Room запустите Microsoft Visio 2002, в диалоговом окне Choose Drawing Type выберите опцию Office Layout, а в поле Drawing Type дважды нажмите на Office Layout. Теперь из трафарета образов офисного макета Office Layout Shapes перетащите на страницу образ комнаты (к примеру, Комнату «Т» или Комнату «L»), который лучше всего изображает тот тип помещения, который вы хотите начертить. Перед вами появятся направляющие, которые вы можете перемещать, изменяя размеры комнаты до желаемых пределов. После этого из трафарета образов офисного макета Office Layout Shapes перетащите необходимые вам образы (к примеру, двери, окна, столы, компьютеры, стулья и модульные панели) и заполните ими пространство помещения.

Совет: Для того, чтобы быстро изменить размеры дверей и окон, перенесите на них контрольный указатель. Образы дверей также имеют контрольные указатели, с помощью которых вы можете изменять направление и угол открытия дверей.

Для того, чтобы создать макет офиса с помощью образов пространства Space из трафарета образов офисного макета Office Layout Shapes перетащите по одному на чертежную страницу пространственные образы (к примеру, образ «Т» Пространства или образ «L» Пространства). Теперь перенесите пространственные образы в их приблизительные места на плане этажа, а затем выберите все пространственные образы. После этого нажмите правой кнопкой мыши на выбранных образах и выберите из всплывающего меню команду Union (Объединить). Далее нажмите правой кнопкой мыши на одном из выбранных образов, укажите в всплывающем меню команду Convert To Walls (Подогнать к стенам) и под полем Settings определите необходимые вам действия:

Под полем Original Geometry (Первоначальная геометрия) выберите один из следующих параметров:

После подгонки образа Space к стенам вы можете менять размеры, подтягивая направляющие.

После всех этих действий из трафарета Office Layout Shapes перетащите необходимые вам образы (к примеру, двери, окна, столы, компьютеры, стулья и модульные панели) и заполните ими пространство чертежа.

По умолчанию доступен только один тип образа для стен. В случае, если вы создаете новые шаблоны, основанные на образе стены Wall, то они появятся в виде параметров в списке Wall Shape Type (Тип образа для стен). Для того, чтобы выбрать составные образы, нажмите на образе, удерживая нажатой клавишу Shift, а затем нажмите на других образах.

Как отличить компоненты офиса посредством слоем

Вы можете использовать слои для контроля за тем, какие элементы на вашем чертеже или диаграмме закрыты паролем, доступны для печати, видимы или активны для привязки и вставки.

Например, если вы рисуете чертеж для плана конструкции и для плана технического оснащения и отдел снабжения хочет увидеть на нем мебель, а не размеры помещений, то вам дается возможность использовать один чертеж, на котором сотрудники каждого отдела увидят только тот слой, который им нужен.

Когда вы создаете чертеж, основанный на типе чертежа для офисного макета Office Layout drawing type, образы офисного макета уже «приписаны» к существовавшим ранее слоям.

Вы можете добавить свои образы к этим слоям или создать новые слои и добавить к ним образы.

Для того, чтобы видоизменить свойства слоя на вашем чертеже выберите View ->Layer Properties в диалоговом окне Layer Properties (Свойства слоя) укажите необходимый вам параметр или отмените параметр, который хотите дезактивировать для данного слоя.

В случае, если же вам нужно назначить образ для другого слоя на чертеже укажите образы, которые хотите назначить для другого слоя, выберите Choose Format -> Layer и в диалоговом окне Layer выберите слой, к которому вы хотите назначить образы, а затем нажмите кнопку ОК.

Совет: Вы можете приписывать образы к слоям, используя панель инструментов Format Shape. Укажите образ, а затем выберите слой из списка Layer на этой панели.

Сведение чертежа к определенному масштабу

Макеты офисов являются чертежами реального мира. Для того, чтобы создать точный чертеж офисного макета, вы должны настроить масштаб чертежа так, чтобы его образы соответствовали размерам предметов в реальном мире и в то же время умещались на вашей чертежной странице. Вы можете менять настройку чертежного масштаба в диалоговом окне Page Setup.

Для того, чтобы настроить масштаб для вашего чертежа выведите на экран страницу, для которой вы хотите настроить чертежный масштаб, выберите File -> Page Setup, а затем нажмите на таблице Drawing Scale, в таблице Drawing Scale под полем Predefined Scale выберите необходимый вам стандартный архитектурный масштаб.

Важно: По умолчанию эскиз макета офиса открывается с масштабом 1/4 дюйма соответствующим одному футу. Размеры страницы есть 8.5 х 11 дюймов, а ориентация страницы является ландшафтной. При новых настройках Microsoft Visio 2002 перечертит страницу и отрегулирует линейки в соответствии с установленными параметрами.

Вы можете использовать свойства образа для следующих целей:

Знаете ли Вы, что "гравитационное линзирование" якобы наблюдаемое вблизи далеких галактик (но не в масштабе звезд, где оно должно быть по формулам ОТО!), на самом деле является термическим линзированием, связанным с изменениями плотности эфира от нагрева мириадами звезд. Подробнее читайте в FAQ по эфирной физике.

Программа векторной графики MS Visio

Диаграммы

Анализируем бизнес